昨今はテレワークや在宅勤務が定着してきたことで、余剰スペースの削減や新しい働き方に対応するため、オフィスの縮小・減床移転を実施する企業が増加しています。オフィスの縮小・減床移転はメリットもありますが、同時にデメリットもあるため慎重に計画していかなくてはなりません。そこで本記事では、オフィスの縮小・減床移転のメリットとデメリット、検討時のポイントを解説していきます。
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オフィスの縮小・減床移転とは
オフィスの縮小・減床移転とは、企業がオフィスの面積を縮小、または減らすことを指します。たとえば、複数のフロアやスペースを借りている場合、その一部を解約して借りている総面積を減らしたり、面積が小さい他のオフィスビルに移転をしたりするケースがあります。最近では、ICT技術の発展によりテレワークを導入して働き方の多様化を図る企業も多く存在します。これにより、オフィスで仕事をするという従来の概念に変化がみえ、オフィスの出社人数や利用頻度に応じてオフィスの縮小・減床移転を計画する企業も増えています。
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オフィスの縮小・減床移転を計画する企業が増えている背景
オフィスの縮小・減床を計画する企業が増加していることには、以下のような理由が挙げられます。
テレワーク・在宅勤務の増加
新型コロナウイルス感染症の影響により、感染症対策としてテレワークを導入する企業が増加しました。結果として、オフィスへの出社人数や利用頻度が減少したことからオフィスに余剰な面積や空席が発生し、縮小・減床移転を検討する企業が増えています。
現オフィスの賃料の値上げ
地域や市況により賃料相場の変動が起きているため、現オフィスの契約更新タイミングでは賃料が値上げになるケースがあります。コロナ禍によりテレワークを導入した弊社のお客様では、オフィスの利用人数や利用頻度が減少することになっても、縮小・減床移転は行いませんでした。しかし、契約更新のタイミングで1.5倍の賃上げとなることが確定し、縮小移転を決めた事例があります。
働き方改革、オフィスの在り方の見直し
働き方改革によりオフィスの在り方が見直されていることも、オフィスの縮小・減床を検討する企業が増えている背景のひとつです。働き方改革は以前からも推進されてきましたが、近年のICT技術の発展でオフィス以外の場所でもさまざまな業務に対応できるようになりました。そのためオフィスを縮小・減床して、テレワークやABWなど従来の働き方にとらわれない新しい働き方を導入することで、オフィススペースの適正化や従業員の生産性及びエンゲージメント向上を目指す企業が増加しています。
オフィス縮小・減床移転のメリット
オフィスを縮小・減床することは主に以下のようなメリットがあります。具体的に解説していきます。
オフィス価値の最適化による賃料・光熱費などのコスト削減
現オフィスにおける出社人数や利用頻度に合わせ、適正なオフィス面積に縮小・減床することでオフィス価値が最適化されます。これまでよりも賃料や光熱費といったオフィスにかかるコストの削減に期待できます。
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フレキシブルな働き方の推進
オフィスの縮小・減床をきっかけにして、テレワークやフリーアドレス、ABWなど新しい働き方に対応しやすくなります。ワークライフバランスに合わせた柔軟な働き方を提供できる環境を作れば、従業員のエンゲージメント向上や、仕事の効率をよくして生産性を高めることにもつながります。
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オフィス縮小・減床移転のデメリット
移転やレイアウト変更に伴う各種費用や手間がかかる
オフィスを縮小・減床するために移転やレイアウトの変更が伴う場合は、各種費用や手間がかかります。移転するケースであれば内装工事費用、引っ越し費用、移転先オフィスの構築費用、場合によっては原状回復工事など多くの費用や付随する手間が発生します。移転完了まで一般的には6か月以上の期間を要することが多いため、予算や期間に余裕を持って計画を進めていくようにしましょう。
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従業員のモチベーションが低下する恐れ
従業員への説明や配慮が不十分では、「オフィスの縮小・減床が業績悪化によるものなのでは」とネガティブな印象を持たれてしまう可能性があります。そうなれば、従業員が不安になったり、仕事に対するモチベーションが低下したりする恐れが考えられるでしょう。たとえば経営層または管理職が”時代に合わせたオフィス環境を構築するための縮小・減床であること”をしっかりと社内に説明し正しい認識を浸透させることで、従業員のモチベーションが低下しないように丁寧なフォローをする必要があります。
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オフィス縮小・減床移転における検討時のポイント
ここからは、オフィス縮小・減床移転を成功させるためのポイントを3つご紹介します。
縮小・減床移転で実現したいビジョンや目的を明確化
コスト削減、オフィススペースの適正化、新しい働き方への対応など、企業によってオフィスを縮小・減床する目的は異なります。目的を明確化し、オフィス縮小・減床の必要性の有無を含めて検討するようにしましょう。また、縮小・減床して終わりではなく、その後も大切です。目的は達成できたのか、効果がどの程度あったのかを定期的に検証することで、更なる改善につながります。
ひとつのオフィス形態にこだわらない
近年では、一般的な賃貸オフィス以外にも、以下のようにさまざまなサービス形態のオフィスが登場しています。ひとつの形態にこだわらず、自社の目的に合わせたオフィス形態への変更や、複数のオフィス形態を組み合わせるハイブリット型でのオフィス利用も視野に入れて、縮小・減床を検討してみましょう。
・サービスオフィス
デスクやチェア、OA機器などのオフィスに必要な家具や設備が整っているケースが多く、サービスによっては受付、社名での電話対応、ビジネスラウンジなどを提供していることもあるシェアオフィスです。
・シェアオフィス
1つのスペースを複数の企業や個人で共有するオフィス形態です。オフィスのスペースや設備を他の企業や個人と共有するため、初期費用が削減できることが大きなメリットです。
・コワーキングスペース
シェアオフィスと同様に、複数人で空間を共有する形態ですが、シェアオフィスとの違いは利用者同士の交流に重点を置いているところです。また、座席が決まっていないフリーアドレス制であることも特徴の一つです。
・レンタルオフィス
専有の個室を利用することのできる賃貸オフィスに近い形態のオフィスです。家具や設備が備え付けで用意されているため、賃貸オフィスと違い初期費用が少ないのが特徴です。
・セットアップオフィス
内装工事が既に終わっているオフィスです。居抜きオフィスと同様の形態ですが、内装工事を行ったのが物件オーナーなのがセットアップオフィス、以前の入居者が行っているのが居抜きオフィスです。
このように、オフィスと一言でいっても多様な形態があります。各オフィスの詳細や選び方のポイントは、以下の記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
社内への説明や環境整備も含めたスケジュールにする
縮小や減床は従業員の働き方も変わるため、従業員の満足度を下げない環境整備や社内説明の仕方なども検討する必要があります。これらを含めた余裕を持ったスケジュールを作成しましょう。
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まとめ
オフィスの縮小・減床移転を成功させることでコスト削減や新しい働き方への対応など多くのメリットを享受することができます。しかし、オフィス移転は数年に一度あるかどうかで、社内にノウハウが蓄積されているケースは少ないものです。オフィス形態の選択肢も多いため、自社だけで情報収集を行いスムーズに進めることは難しいでしょう。最新のトレンドや他社事例の情報などを保有しているオフィス移転のコンサルティング会社に相談してみることもポイントの一つです。
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