企業が成長し、組織に変化が生じる中で、しばしば「座席が足りなくなった」「作業効率が以前に比べて落ちてしまった」といったオフィス環境の問題が発生します。
オフィス移転は課題を解決する一つの手段ですが、費用と労力が必要になります。もし、コストを抑えて環境を改善したいと考えているなら、既存オフィスのレイアウト見直しをおすすめします。
本記事では、オフィスレイアウトを変更する際の流れ、定番のレイアウトパターン、費用相場、そして注意点をご紹介します。オフィスレイアウト見直しの全体像を把握することが出来ますので、ぜひ最後までお読みください。
オフィスレイアウト変更の流れ
オフィスレイアウトを見直す際の流れは以下の通りです。
目的を決める
業者を選定する
レイアウト案を作成する
スケジュールを調整する
レイアウト変更を実施する
ここでは工程ごとの内容・ポイントをご紹介します。
目的を決める
最初にオフィスレイアウトを見直す目的を明確にします。例えば「増員したため、座席の配置を考え直したい」「会社のコンセプトを来訪者にアピールしたい」などが挙げられます。
従業員からの意見を集め、どのような環境であれば達成できるのかを検討しましょう。
以下の記事では、オフィスに「コンセプト」を設定することの重要性を解説しています。コンセプトをデザインに落とし込むまでの手順も分かりやすく説明していますので、ぜひ参考にしてください。
業者を選ぶ
デスクや棚などを移動するだけなら従業員でも対応可能ですが、大規模な変更を行う場合は専門業者の力を借りましょう。
おすすめの選定方法は「内装デザインコンペ」です。内装デザインコンペでは、さまざまな内装設計業者・デザイン会社からデザイン案を提出してもらい、その中から最も優れた案を選ぶことが出来ます。
業者も比較されることを理解していますので、質の高いデザインを提案してもらいやすくなるでしょう。複数のプランをじっくり検討した上で依頼するため、目的に合ったデザインの実現が可能になります。
内装デザインコンペをより詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてお読みください。
レイアウト案を作成する
業者と協力して、デスクレイアウトや休憩エリアなど図面（平面図）を作成します。
デスクレイアウトには様々なパターンがあるため、業務内容や職種などに合わせて決めましょう。詳しくは後述しますが、代表的なレイアウトは「対向型」「同行式」「背面型」です。
最終的に図面を作成するのは専門業者ですが、まずは自社で簡易的なレイアウトを作成した方がイメージを伝えやすく、オフィスづくりがスムーズに進みます。
以下の記事では専門知識がない方でも使いやすいフリーソフトを紹介していますので、ご参考ください。
スケジュールを調整する
オフィスレイアウトの変更においてスケジュール管理は不可欠です。予期せぬ遅延が発生すると、業務の中断を余儀なくされる可能性が高まります。
そのため、以下のような作業項目を事前に計画し、スケジュール調整を行いましょう。
電気工事、LAN通信工事、内装工事などのインフラ整備
什器の新規購入、不要品の廃棄、リース契約の更新や新規契約
レイアウト変更作業の具体的な実施
スケジュールが決まったら関係者全員に共有し、「何をいつまでに行う必要があるのか」を確認できるようにします。
レイアウト変更後のオフィスを評価する
レイアウト変更作業が完了しても、まだ終わりではありません。
新しいレイアウトでの働きやすさをチェックしましょう。デスクが近すぎて通路が狭かったり、コピー機をよく使う従業員の席が遠かったりすると、仕事の効率が下がってしまいます。このような問題点があれば、早めに修正することが大切です。
オフィスレイアウトの定番パターン
オフィスレイアウト変更時に参考にしたい定番パターンについてご紹介します。
オフィスの座席配置には「対向型」「同行式」「背面型」などがあり、それぞれ特徴が異なります。
ここからは、オフィスレイアウト変更時に参考にしたい定番パターンについてご紹介します。自社の業種・職種に適したレイアウトを選ぶことで、効率的かつ快適な職場環境を作ることが出来ます。
もし紹介したレイアウトが「自社の条件に合わない」と感じた場合でも心配はいりません。以下の記事では今回触れていないレイアウトも紹介していますので、あわせてご覧ください。
オフィスレイアウト【代表例8パターン】オフィスの運用方法も解説 | はたらくひとにとってのIBASHO
対向型レイアウト
対向型レイアウトでは、デスクを向かい合わせに配置します。部署ごとに「島」を作るため「島型」とも呼ばれます。 事務室や職員室をイメージしていただければ分かりやすいかと思います。
向かい合って座っているため、部署やチームでのコミュニケーションが円滑になります。一方で、前に座っている人の視線を感じやすく、集中しにくいと感じるというデメリットもあります。
同行式レイアウト
同行式（同向型）レイアウトは学校の教室のようにデスクを同じ方向に並べ、前方に上司やリーダーが位置するレイアウトです。「スクール式」「並列式」とも呼ばれます。
部下への指示や監視が容易になるため、コールセンターや金融機関など管理者が常に全体の状況を把握したい場合に向いています。
しかし、このレイアウトでは従業員間のコミュニケーションが取りづらくなるため、情報交換や協力が頻繁に必要な業務には不向きです。
背面型レイアウト
背面式レイアウトは、同じ部署・チームが背中合わせで座るレイアウトです。椅子を回転させればすぐにコミュニケーションを取ることができるため、共同作業の多い職種におすすめです。
ただし、他の部署とは隔たりができてしまうため、チームメンバー以外とコミュニケーションが希薄になってしまうのが難点です。
ブース型レイアウト
ブース型レイアウトは、個々のデスクをパーティションやパネルで囲んだレイアウトです。視線や雑音を遮断するため業務に集中しやすく、プログラマーやデザイナーなど個人業務に適しています。
独立性が高い分、連携が取りにくいため、コミュニケーションが重要な部署ではあまり向いていません。
フリーアドレス式レイアウト
フリーアドレス式レイアウトでは固定の席を持たず、好きな場所に座るスタイルです。特に外資系やベンチャー系に多く見られます。
席が決まっていないため、営業等で外出する社員が多い企業でも座席スペースを有効活用することが出来ます。また、部署・チーム・組織を超えたコミュニケーションの活性化にもつながります。
一方で、誰がどこにいるか分からない状態になってしまうため、チーム内の情報伝達が滞る可能性も考えられます。
フリーアドレスを検討している場合は、あらかじめ運用方法を決めておいた方が良いでしょう。以下の記事で詳しく解説していますのでご覧ください。
オフィスレイアウト変更の費用相場
オフィスレイアウト変更にあたりさまざまな費用が発生しますが、相場は坪あたり10万〜30万円と言われています。ここからは、オフィスレイアウト変更の費用目安について内訳をご説明します。
レイアウト設計費
レイアウト設計費用はオフィスの広さや内容によって変わりますが、20万円から50万円が相場です。
大規模なオフィスでは会議室やパーテーション・デスクレイアウトの全体的な見直しが必要になり、設計費用も高額になります。
内装・設備工事費用
工事費用は規模や種類によって大きく変わるため、事前に見積もりを取ることが重要です。壁紙・床の張替えであれば十万円前後で済みますが、大規模な工事には百万円単位の費用がかかります。
什器購入費用
デスクや椅子、収納棚・ロッカーなどの什器を新調する場合、1人あたり5万〜20万円が目安です。少しでもコスト削減したい場合は中古品購入やレンタルという選択肢もあります。
クリーニング費用
レイアウト変更のタイミングで空調・カーペット・床等を清掃すると、気持ちよく新しいスタートを切ることが出来ます。清掃費用は場所や広さにより変わりますが、一般的なフロアクリーニングの場合、10帖で約2万円を目安に考えると良いでしょう。
オフィスレイアウト変更の注意点
オフィスレイアウト変更後に「以前の方が働きやすかった」と感じることのないよう、慎重に検討する必要があります。ここからはオフィスレイアウト変更の注意点・対策についてご説明します。
コンセントの位置を考慮する
デスクワークを中心とするオフィスでは、コンセント（電源）の位置が非常に重要です。PC・モニター・携帯電話の充電器を考慮すると、一人あたり3〜4口が必要です。
どの電源からどの機器へ電気を供給するかを考慮しながら、デスクレイアウトやオフィス家具の配置・電源タップの数を決めましょう。
また、電源コードや周辺機器接続用のケーブルの配線にも注意してください。従業員の動線上にある場合、足をひっかけて転倒してしまうだけでなく、断線や機器の故障につながります。業務の邪魔にならないよう、事前に内装業者やデザイン会社に相談しておきましょう。
セキュリティ対策を行う（ゾーニング）
オフィス内でのセキュリティ強化には「ゾーニング」という戦略が効果的です。ゾーニングとは、オフィス空間を区分けすることでアクセスを制限し、機密情報の流出リスクを減らす手法です。
例えば、エントランス付近に待合スペースを設け、オフィスの奥や別フロアに重要書類を保管するキャビネットを配置します。このように空間を分けることで、無関係な訪問者が重要な情報に触れる機会を最小限に抑えることが出来ます。
ゾーニングに関しては以下の記事でも解説していますので、あわせてお読みください。
働きやすいオフィスに不可欠！ゾーニングの基本を徹底解説 | IBASHO. オフィスに込められた想いを載せる情報メディア
まとめ
本記事ではオフィスレイアウト変更の流れ、定番のレイアウトパターン、費用相場、注意点を解説しました。レイアウトの見直しは、大きなコストをかけずに職場環境を改善し、従業員の満足度と生産性を向上させる効果的な方法です。
HATARABAではオフィスレイアウトに関するご相談やお問い合わせを無料で実施しています。「レイアウト変更をどのように進めればよいか迷っている」「レイアウト変更にかかるコストを少しでも抑えたい」という方は、まずは、お気軽にご連絡ください。
