オフィス移転・リニューアル時の内装デザインコンペで業者選定を行うメリット・注意点と進め方

多くの企業にとって、オフィス移転やリニューアルの機会はそう多くありません。経験が少ないなかで「どんな内装業者を選べばいいのかわからない」「レイアウト失敗などのトラブルを避けたい」といった不安をお持ちではないでしょうか？

理想的なオフィス環境を実現するための鍵が、”内装デザインコンペ”です。この方法では、さまざまな業者を効率的に比較検討することができ、より自社の希望に合う内装デザインを選ぶことが可能になります。

本記事では、オフィス移転やリニューアル時に内装デザインコンペを行うメリット・注意点と進め方について詳しくご説明します。

また、オフィスデザイン・内装の要件を詳しく知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

「オフィスデザイン・内装の要件決め」から「オフィス運用」までのポイントを解説

オフィス移転・リニューアル時の内装デザインコンペとは

内装デザインコンペの意味や開催する目的についてご紹介します。

オフィス移転やリニューアルで理想的な空間を実現するためには、自社のニーズや希望に沿ったデザインが提案できる内装業者を選ぶことが重要です。しかし、口コミサイト・SNS・業者の公式サイトを参考に候補をピックアップし、個々の業者に問い合わせていたのでは、効率が悪く時間と労力を大きく消費してしまいます。

また、提案の精度や書類のフォーマットもそれぞれ異なるため、比較検討がなかなか進まないかもしれません。

そこで、労力を抑えつつ最適な提案を引き出す効率的な方法が、内装デザインコンペ（コンペティション）です。内装デザインコンペは、複数の業者にデザイン案を提出してもらい、その中から自社のニーズや価値観に最も合致するものを選定する方法です。業者と個別に交渉する手間を省けるうえに、同じ条件での比較検討がしやすくなるため、最も自社の内装要件に合う業者を選定することができます。

デザインコンペの目的は業者の選定だけでなく、企業が目指すべき方向性を整理する絶好の機会でもあります。コンペを通じて、オフィス移転・リニューアルの目的や必要な機能・予算などを明確にすることで”単なる場所の変更”から、従業員のモチベーションやブランドイメージの向上へと繋がる大きな機会にもなります。内装デザインコンペは、企業の変革を実現するための重要なステップと言えるでしょう。

オフィス内装のデザインコンペで業者を選定するメリット

デザインコンペは、オフィス移転・リニューアルを成功に導くための手段です。具体的に3つのメリットをご説明します。

優秀な業者を選べる

デザインコンペを通じて、複数の業者から提案を受けます。全ての提案を同じ基準で評価することが出来るため、公平かつ透明性のある内装業者の選定が実現します。デザインのクオリティや対応力を確認し、最終的には企業のニーズに最も合致する業者を選定します。

提案の質が向上する

デザインコンペでは、内装業者も他社と比較されることを理解しています。そのため、複数業者の中から選ばれるために、企業のニーズや価値観を深く理解し、より緻密で創造的な提案を行うようになります。例えば「企業理念や経営方針を反映させたオフィス空間」や「コーポレートカラーを採用したデザイン」など、より具体的な要望を反映してくれるでしょう。

トラブルを回避する

オフィス移転やリニューアルは多くの関係者を巻き込む複雑なプロジェクトであり、トラブルが発生しやすいのが現状です。

例えば以下のように内装・レイアウトに失敗し、かえって使いにくいオフィスになってしまうケースが挙げられます。

しかし、デザインコンペを実施すれば要件が共有され、関係者間で共通理解が深まるため、トラブルを回避し、よりスムーズにオフィス空間の構築を進めることが可能になります。

オフィス内装のデザインコンペで業者を選定する際の注意点

オフィス移転やリニューアルの成功をより確実にするためには、事前の準備と計画が欠かせません。デザインコンペを実施する前に注意点を確認しましょう。

担当者の負担が大きくなる

デザインコンペの準備には、提案依頼書の作成やスケジュール調整など細かなタスクが数多く発生します。例えば、説明会を開催する際は、会場の確保・機材の準備や業者への参加依頼といった作業が求められます。

通常業務を行いながら並行してデザインコンペを進めることは担当者にとって大きな負担となり、連絡ミスが起こることでオフィス移転のスケジュール全体の進捗が遅れかねません。プロジェクトに悪影響を与えることのないよう、事前にリソースの割り当てやスケジュール計画を検討したほうがよいでしょう。

コンペフィー（参加報酬）を検討する

デザインコンペで採用しなかったデザイン案にも、内装デザイン会社は作成に1週間やそれ以上の時間をかけているため、無償でコンペを開催すると、参加をためらう内装業者会社も出てきます。

コンペに負けてしまった場合では、費やした時間分のコストがマイナスになってしまうため、人気の高い業者ほど、受注できる確率が100%ではないプロジェクトに参加するメリットが少ないのです。

コンペフィー（参加報酬）の相場は設計料の約10％と言われており、1社あたり10〜20万円が目安です。優良な業者と出会う確率をより高めるために、コンペフィーの支払いを検討しましょう。

コンペをしないという選択肢もある

デザインコンペは最適な業者やデザイン案を選定することができるものの、想像以上の時間と手間がかかります。オフィス移転や大規模なリニューアルといった重要な節目では投資に見合う価値を持ちますが、休憩室のリニューアルといった小規模な改修ではコンペを行うほどでもない場合もあります。内装デザインの規模によって、よりシンプルな方法で業者を選んでも問題ないかもしれません。

内装デザインコンペの流れ

内装デザインコンペを成功に導くためには計画的なアプローチが不可欠です。ここでは、デザインコンペの大まかな流れをご紹介します。

提案依頼書の準備

まず、提案依頼書（RFP）を作成します。提案依頼書は、業者に対してオフィス移転・リニューアルの要件を明確に伝えるための書面です。具体的には、以下のような情報を記載します。

RFPの詳細については、以下の記事で詳しく解説しています。実際に内装業者へ提出できるフォーマットもご用意していますので、あわせてご一読ください。

説明会の開催

業者を対象とした説明会を開催し、プロジェクトの詳細について説明します。業者からの質問にも答えて、双方の理解を深めましょう。オフィス移転やリニューアルの方向性を正しく共有することが出来れば、提案の質が一層高まります。

提案の提出及びプレゼンの実施

業者は提案依頼書に基づいて自社の提案をまとめ、提出します。提案は書面で行われるほか、プレゼンテーションを通じて直接説明する機会も設けられます。業者のデザインコンセプトやプロジェクト理解度を確認しましょう。

業者の選定（比較検討）

全ての提案を受け取った後、評価基準に基づいて各提案を比較検討します。

など多角的な視点から業者を評価しましょう。最終的に、オフィス移転やリニューアルの目的や要件に最も合致する業者を選定します。

まとめ

本記事では、オフィス移転やリニューアル時における内装デザインコンペのメリット・注意点や進め方についてご説明しました。デザインコンペは様々な提案を一度に比較できるため、企業のニーズに合致したデザインと業者を見つけ出す有効な手段です。

計画的に、かつ細心の注意を払ってコンペを進めることで、より良いオフィス環境を築けるでしょう。結果的に、従業員の満足度やブランドイメージの向上を図ることが出来ます。理想的なオフィス環境の実現に本記事をお役立てください。

オフィス移転やリニューアルが初めての方にとっては、まず何から始めればいいのか整理することも難しいかと思います。HATARABAでは、移転先の要件定義や内装パートナー選定まで徹底的にサポートしております。ぜひお気軽にご相談ください。

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