初心者必見！オフィス移転の流れやポイントを基礎から解説！

はじめてオフィス移転を担当されることになった方、創業後初めてオフィスを構えることになったスタートアップの方向けに「オフィス移転の基礎」を解説しています。

オフィス移転は単に新しいオフィスへ引っ越すだけではなく、現状分析・要件定義、新オフィスの選定、契約関連、内装、引越しと多岐にわたる非常に複雑なビックプロジェクト。当社に寄せられる「よくある質問」にお答えする形で、オフィス移転の流れや用語について解説しています。

オフィス移転の流れ

オフィスを移転する理由を明確にする

なぜオフィス移転をするのか？まずは、その目的を定めましょう。

企業がオフィス移転を検討する主な理由は以下の通りです。

・より良いオフィス環境の整備・従業員満足度の向上
・自社ブランディングの強化
・オフィスの賃料・面積の見直し
・定期借家契約の終了・ビルの取り壊し

社員数や坪数だけでなく、リモートワークやフリーアドレスの導入といった働き方や現在のオフィスでの問題、課題など、オフィスを移転する理由・目的を明確にすることで、コストを考慮してもオフィス移転を実行すべきなのか、レイアウト変更や改装、リノベーションで解決できないかを判断できるようになります。

オフィス移転に必要なタスク・スケジュールを確認する

オフィス移転は少なくとも半年以上の期間を要するような大きなプロジェクトです。スケジュールを立てておかなければ、どの時期に何を実施すれば良いのか、予定通りに進んでいるのかが把握できません。

オフィス移転の準備から新オフィスでの業務がスタートするまでには、以下のように数多くのタスクが発生します。特に社内外とのやり取りや実務に携わることが多い総務の仕事は膨大です。

【10か月前】プロジェクトの立ち上げ、要件定義
【9か月前～７か月前】物件選定・内見
【7~6か月前】新オフィスの契約、内装・レイアウト設計
【6か月前までに】既存オフィスの解約申し込み
【4か月前~】移転前後：新オフィスの内装工事、社内外への移転の通知
【1か月前】社内の引っ越し、各種法務手続き
【移転後1～３ヶ月】原状回復工事～引き渡し

旧オフィスの解約・原状回復工事

解約届の提出と原状回復工事の手配が必要です。
解約届は、通常退去日の6か月前までに貸主に提出が必要です。（契約により異なる場合もあり）
また、退去日までに原状回復工事を実施してオフィスを明け渡す必要があります。
解約届を提出したら、原状回復内容の確認・見積もりを貸主に取ります。
当社では、原状回復見積もり査定も可能です。

移転先のオフィス物件を探す

オフィス移転の目的達成に必要な条件をリストアップし、優先順位をつけましょう。
広さ、エリア、交通アクセス、ビルグレードなど。
その中から絶対条件を3点ほどに絞り、その条件が叶えられる物件を選定します。
当社では、オフィス移転で迷いがちなポイントを抑え、悩みやすい必要条件の絞り込みもサポートいたします。

オフィスの広さの目安として、一般的な日本企業で2～3坪/人と言われています。
オフィスの用途により異なりますが、日中の滞在率・来客頻度が高いオフィスはもう少し広く、
日中の滞在率が低い・コールセンター用途等の場合はもう少し狭くなります。

フリーアドレス制やABW、グループアドレス制を導入することでオフィススペースを有効活用することも可能です。

インターネットで検索、店舗のある不動産やさんに訪問相談、エージェントに相談、などのパターンがあります。
いずれもメリットデメリットがありますので、必要に応じて使い分けが必要です。
100～300名を超える移転の場合は、未公開物件の情報量・移転のノウハウの提供などの観点から、オフィス仲介に依頼するのがおすすめです。

希望条件から物件提案を依頼する

新オフィスの契約

移転先候補物件が決まったら、申込書の提出をし、審査があります。
物件により必要書類は異なりますが、法人申し込みの場合、決算書3期分、登記簿謄本、会社概要等が必要になるのが一般的です。

100～300名でのご移転の場合、入居希望日の6~7か月前を目安に契約が完了していると安心です。
ご入居日までに、現オフィスの解約手続き、移転先の内装検討・引っ越し準備等を行います。

新オフィスの内装工事

新オフィスの内装工事を会社に依頼します。
各社デザインテイスト・得意分野等の特徴がありますので、
オフィス移転コンセプトに合う会社を選定しましょう。

オフィス移転を成功させるポイント・注意点

オフィス移転における優先順位を明確にする

オフィス移転における優先順位付けをしましょう。
譲れないポイント、変更可能なポイント、必要な際には削れるポイントを分けておくと、費用の増大が防げます。

当社では、移転の優先順位検討もサポートいたします。居抜きオフィスやサービスオフィス、セットアップオフィスなど、初期費用を抑えた形も選択肢として考えてみましょう。オフィス移転に活用できる補助金や助成金も調べてみましょう。

オフィス移転の費用相場を確認する

オフィス移転の費用相場・目安は以下の通りです。

事前にオフィス移転の費用相場を確認しておくことで、業者へ見積もりを出した際に提示された費用が適切な金額なのかを判断できるようになります。

補助金・助成金を利用する

オフィス移転では、以下のような補助金・助成金が利用できる可能性があります。

・IT導入補助金
・テレワーク促進助成金
・ものづくり補助金
・創業助成金
・小規模事業者持続化補助金
・事業継承補助金
・地方自治体によるオフィス移転支援

補助金・助成金を活用することで、オフィス移転にかかる数百万円以上のコストを削減できるかもしれません。

一方、以下のようなデメリットもあるので、活用できる補助金・助成金を広い視野で探しつつ、上限額、（過去の実施事例があれば）採択率、申請の手間等も考えながら、申請の是非を検討してみてください。

・支給は原則後払い
・申請や受給までの手続きが煩雑
・返還を求められる場合がある
・課税対象となる
・消費税分の返還が必要

自社にとって最適なオフィス移転業者を選ぶ

オフィス移転では物件探しや内装工事、引っ越しなど複数の工程が発生し、すべての作業を自社で賄えるとは限りません。業者ごとに得意不得意があるため、自社にとって最適な業者へ依頼するようにしましょう。

オフィス移転コンサルタントに依頼する

オフィス移転コンサルタントとは、「オフィスの移転」というプロジェクトに特化し、その工程の中で必要な業務に関するコンサルティング、サポートや代行を行うサービスです。意思決定のサポートからコスト削減、トラブル発生時のサポートも期待できます。

取引先・関係者へオフィス移転をお知らせする

オフィス移転の物件が決まったら、主要な取引先や顧客などには、あらかじめ移転することを知らせておかなくてはなりません。

オフィス移転のよくある質問

オフィスの移転にはどれくらいの期間がかかるのか？

100～300名くらいのオフィス移転でおおよそ10か月ほどです。
各社の状況や市況等によっても大きく異なります、様々な事情により遅れる事も考えられますので、余裕をもって計画を立てていただくことをおすすめします。

オフィスの契約期間・解約とは？

2～3年契約が一般的です。
解約する場合は、貸主への解約届の提出が必要になります。
契約形態によって途中解約可能、契約満了まで解約不可もしくは違約金が発生する、といった場合がありますので、事前に現オフィスの契約内容確認が必要です。
契約内容確認・解約手続きのサポートもいたします。

敷金はいつ、どのくらい返ってくる？

退去するオフィスの原状回復工事が完了し貸主に明け渡し後に返還されます。
明け渡し後2か月ほどで変換されるのが一般的です。
全額返還される場合、償却費や原状回復費用を差し引かれて返還される場合等がありますので、
解約届提出前に契約内容の確認が必要です。

賃料と共益費の違いは？

賃料…主に執務スペース、会議室、自社受付など、自社のみで所有する場所の費用
共益費…共用部の費用になります。例：水道光熱費、エレベータ維持費、セキュティ関連費等
物件を探す時には、賃料と共益費の総額で検討されることが多いのですが、フリーレント期間中も一般的には共益費が必要になります。

原状回復工事とは？費用は？

退去したオフィスを入居時の状態に戻す工事のことです。
退去日までに実施してオフィスを貸主に明け渡す必要があります。
費用については、退去が決まったら、工事は貸主指定工事業者に見積もりを依頼します。
原状回復見積もりの査定もお手伝いできますのでお気軽にお問い合せください。

A工事・B工事・C工事とは？

内装工事において、費用負担と工事実施主体による区分のことです。
A工事：貸主負担　貸主実施
B工事：テナント負担　貸主実施
C工事：テナント負担　テナント実施
物件によって工事の区分範囲が異なるので、内装工事計画の前に確認が必要です。

個別空調とセントラル空調の違いは？

空調種別の違いです。

個別空調　　　：フロアまたは区画ごとに冷暖房・ONOFFの切り替えが可能な空調方式です。
　　　　　　　　空調費用は空調利用分の電気代での精算になります。

セントラル空調：中央管理室で一括制御される空調方式です。
　　　　　　　　規定時間内は自動運転され、規定時間外の運転は申請が必要です。
　　　　　　　　空調費用は、規定時間内は共益費に含まれ、時間外の稼働は別途精算が必要な場合が多いです。どちらも設定されている物件もあります。

フリーレントとは？

借用する際、最初の数ヶ月間の賃料が無料になることを意味します。オフィス移転の場合、住宅と異なり契約開始後に内装工事や配線工事を行うため、今入居しているオフィスと移転先のオフィスの賃料を支払わなければなりません。フリーレント期間があることで、費用を抑えることができます。

複合機（コピー機）は自分で運んでもいいの？

オフィス移転で複合機（コピー機）を移動する場合、複合機（コピー機）が自社所有なのか、リース契約なのかを確認する必要があります。

自社で購入した複合機の場合、基本的には備品扱いとなりますので、そのまま引っ越して構いません。リース契約の場合は、コピー機の所有権はリース会社にあるため、移転が決まった段階でリース会社もしくは販売会社に連絡しましょう。

オフィスを移転すると電話番号が変わってしまう？

オフィス移転の際、電話番号が変わってしまうケースと変わらないケースがあります。

NTTの収容局をまたぐと電話番号が変わりますが、NTTの電話局が同じ場合、電話番号は変わりません。クラウドPBXなどのサービスを利用すれば、03や06などの主要都市の市外局番を引き継げる場合があります。

オフィス移転に伴う必要な届出等は？

オフィス移転はやらなければいけないことが多いですが、早めに全部準備してしまえば良いかというとそうでもなく、移転後でないと手続きできないものも多くあります。

移転の前後で何が必要か事前に把握しておき、必要なタイミングで届け出をするようにしましょう。

オフィス移転マニュアルをご用意！

今回は、オフィス移転の流れや、よくある質問、注意事項などをご紹介しました。オフィスの移転はビックプロジェクトで、知っておくべきことが多岐にわたります。

自社でオフィス移転プロジェクトを管理するのが大変であれば、「オフィス移転コンサルティング」にご依頼いただけると、最適な選択肢を最適なタイミングで提示しながら必要なサポートを適宜させていただくので安心してプロジェクトを進めていただくことも可能です。

当社ではオフィス移転のご担当者様へ、オフィス移転を４つのステップに分けて分かりやすく説明したマニュアルを用意しています。

オフィス移転マニュアルをダウンロード

既存のオフィスの課題の洗い出しからオフィス移転の要件定義、移転先候補の物件とのマッチングや、オフィスのデザイン・レイアウト設計のサポート、各種工事における信頼のおける業者の紹介など、オフィス移転のあらゆる部分をサポートいたします。

トータルでプロジェクト全般をサポートさせていただくことも、必要な部分でのみ適宜サポートを入れることも可能なので、ご要望にあわせてお気軽にご相談ください。

物件選定から賃貸借契約サポートはもちろん、
移転先の要件定義や内装パートナー選定まで一括サポート

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