オフィス移転することが決まったら、取引先などお世話になっている関係者や企業へ移転の案内を出します。この時、案内の出し方や案内状の内容など、取引先に失礼の無いように行う必要があります。また、案内を受け取った側もお祝いを贈る際には品物の選び方や相場などの、気をつけるべきマナーがあります。
そこで今回は、取引先や関係者、顧客へオフィス移転を知らせる方法と、案内状やはがき、メールなどに書く例文をご紹介します。
また、下記記事ではオフィス移転の流れや用語、ポイント、注意点などを基礎から分かりやすく解説しているので、オフィス移転が初めてでよく分からないというご担当者様は参考にされてください。
初心者必見！オフィス移転の流れやポイントを基礎から解説！
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オフィス移転のお知らせマナー
オフィス移転のお知らせに記載する内容
オフィス移転が決まったら、移転のお知らせと挨拶を伝えるための案内状を手配します。
案内状に必ず必要な情報は以下の通りです。
－ 挨拶文
－ 移転先の住所
－ 移転先の電話番号/FAX番号
－ 移転日
さらに地図があると見た目にも分かりやすくなるので、紙面のスペースが許すようであれば、最寄り駅からの簡単な地図を添えるといいでしょう。
詳しい書き方の例は、後ほど案内状の種類毎にご紹介します。
オフィス移転の案内はいつまでに出す？
請求書などの郵便物が移転先の住所に届くように、オフィス移転の案内は移転日の１ヶ月前～遅くとも２週間前までには、相手に届くように送ります。直前の案内になってしまうと、移転直前で慌ただしいなか移転に関する問い合わせに対応したり、大切な書類が移転前の住所に届いてしまったりといったトラブルが起こりかねません。
印刷物のデザインを決めたり、宛先のリストを作成したり、案内状の作成は思った以上に時間がかかります。移転日や電話番号が決まっていなくても、挨拶文の文面やデザインは前もって準備しておくことができます。余裕を持って案内を行うため、できることから準備しておきたいですね。
相手に合わせて案内方法を変える
オフィス移転の案内は、はがきで送ることが一般的とされていますが、最近ではメールで送ることも増えています。会社によってさまざまですが、メールの場合はどうしても簡略な印象を与えてしまうため、取引先にははがきで送り、担当者にはメールやFAXなどで送るなど、相手に合わせて案内方法を変えるのもいいですね。
また会社のホームページがあるなら、移転の案内を掲載しておきます。
オフィス移転の案内を受け取った場合
取引のある企業がオフィス移転をした際には、贈り物をしてオフィス移転のお祝い送るのが一般的です。
オフィス移転のお知らせを受け取ったらすぐに移転祝いを贈るのではなく、電話・メールで先にお祝いの言葉を贈り、「移転祝いを贈りたい」という旨を先方に伝えます。
「付き合いを続けていきたい」と感じている場合は移転祝いを贈ると喜ばれるでしょう。
ただし、経営状態が悪化などによる事業縮小を伴うオフィス移転の場合、移転する会社にとって喜ばしいことではないのでお祝いを贈ることは失礼にあたります。
先方との関係や取引状況に合わせて、オフィス移転のお祝いに何を贈るのかを決めるようにしましょう。
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オフィス移転のお知らせ案内状・メールに記載する例文
オフィス移転のお知らせには、主に以下のようなことを記載しましょう。
－ 時候の挨拶
－ 日頃のご愛顧、ご贔屓のお礼と移転の事実
－ 今後の抱負や変わらぬお付き合いのお願い
－ 移転に関する情報（新住所・電話番号・新住所での営業開始日など）
他にも、アクセス情報や各種連絡先・担当者名なども書いてあるとより親切です。
それでは、実際にオフィス移転のお知らせのサンプルをご紹介します。
挨拶状
まずは、郵送（書面やはがき）でのテンプレートです。
―――――――
移転のご案内
拝啓
早春の候（送る季節に合った挨拶）、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、心から感謝しております。
さて、このたび弊社は令和○年○月○日より、下記へ移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具
令和○年○月 吉日
株式会社 ○○
代表取締役 ○○
新住所 〒○○○-○○○○
○○県◯◯◯市◯◯◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯◯ビル ◯階
電話 ○○-○○○-○○○○
FAX ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@○○.○○
―――――――
はがき
移転の案内をメールで送るケースが増えているからこそ、はがきの案内状は丁寧な印象を与えます。今後もお世話になる取引先には、改めてはがきで送るようにしましょう。
はがきの挨拶文には、「冒頭の挨拶」「時候の挨拶」「結びの挨拶」が必要です。
【文例】
事務所移転のお知らせ
拝啓
○○の候 皆さまにおかれましてはますますご健勝のことと
お喜び申し上げます
さて このたび令和○年○月○日より下記（左記）住所へ事務所を移転する
運びとなりましたのでご案内申し上げます
社員一同 心新たに一層邁進してまいりますので
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
敬具
令和◯年◯月 吉日
メール
次に、メールでのテンプレートをご紹介します。
メールの場合ははがきと違い時候の挨拶を使わないため、堅苦しくない印象になります。
ただ取引先によっては簡略で失礼だと感じることもあるので、丁寧な文面で送るようにしましょう。定型文を一斉メールで送るのではなく、会社名や担当者名を書き加え、個別に送るほうが丁寧な印象になります。
日頃の感謝の気持ちや、「お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りください」など、ひとこと添えてもいいですね。
―――――――
件名：【オフィス移転のご案内】株式会社○○
本文：
○○（担当者名）様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
表題の件にてご連絡差し上げました。
このたび、弊社は○月○日をもって下記住所へ移転する運びとなりました。
新住所 〒○○○-○○○○
○○県◯◯◯市◯◯◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯◯ビル ◯階
電話 ○○-○○○-○○○○
FAX ○○-○○○-○○○○
新オフィスは○○駅から徒歩○分の場所にございますので、
お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。
移転を機に、さらに皆様のご期待に添えますよう、
一同一層の努力を重ねてまいる所存です。
略式ながら、メールにてご挨拶とさせていただきます。
新住所 〒○○○-○○○○
○○県◯◯◯市◯◯◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯◯ビル ◯階
電話 ○○-○○○-○○○○
FAX ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@○○.○○
担当：◯◯ ◯◯
―――――――
FAX
FAXの場合にも挨拶文ははがきと同様ですが、さらに「記」と「以上」を加える必要があります。
Webサイト
最後に、Webサイトでオフィス移転をお知らせする場合のテンプレートをご紹介します。
―――――――
株式会社◯◯ 東京オフィス移転のお知らせ
株式会社○○（代表取締役：○○、以下「△△」）は業務拡大のため、2021年○月○日（○）より、○○にオフィスを移転いたしました。
お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りくださいませ。
新住所 〒○○○-○○○○
○○県◯◯◯市◯◯◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯◯ビル ◯階
電話 ○○-○○○-○○○○
FAX ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@○○.○○
■新オフィスについて
・開放感のある大きな窓が～～～～～～～
・～～～～～リフレッシュスペースを設置しました。
―――――――
オフィス移転が決まったらチェックリストを確認！
オフィス移転は頻繁にあることではありませんが、移転後も取引先と良好な関係を続けていくために、しっかりと対応することが重要です。移転する側、移転の案内を受け取る側。どちらもビジネスマナーに則った丁寧な対応ができるよう、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
オフィス移転では、取引先や関係者へのお知らせ以外にもさまざまなタスクが発生します。オフィス移転は半年以上の長期プロジェクトであり、どのタイミングにどのような手続きをするのか分からなくなったり、忘れてしまったりすることもあるでしょう。
自社でオフィス移転プロジェクトを管理するのが大変であれば、「オフィス移転コンサルティング」にご依頼いただけると、最適な選択肢を最適なタイミングで提示しながら必要なサポートを適宜させていただくので安心してプロジェクトを進めていただくことも可能です。
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