ホントに使える! 「オフィス移転のチェックリスト」 無料ダウンロードも

オフィスの移転は、検討段階から含めると一般には半年以上を要する大がかりなプロジェクト。

その間に、新オフィスを探すだけでなく、旧オフィス退去のための手続き、新オフィスの内装デザイン、新オフィスで業務を始めるための手続き、社内向けの説明会、各種届出などの様々なタスクが必要です。何かを見落とすことによってその後のプロジェクトの進行に影響が出たり、場合によっては高額な追加コストが発生する可能性もあります。

そこでオフィスの移転に際して必要となるタスクについて、チェックリストを作りました。それぞれに加えている簡単な解説も参照しながら、オフィス移転のタスク確認のチェックリストとしてご活用ください。

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チェックリストを使う前に!オフィス移転のスケジュールを確認

まずは大まかにオフィス移転のスケジュールを確認しましょう

チェックリストを使う前にオフィス移転のプロジェクトにおいてどういった時期にどういったアクションが必要になるのか、時系列で全体像を確認しましょう。

※ここで記載するオフィスの「退去日」とは既存オフィスをオーナーに引き渡し契約を終了する日のことを指します。社員が既存オフィスから退去し、新オフィスに引っ越す日ではないのでご注意ください。

【6か月前までに】オフィス移転プロジェクトの立ち上げ

オフィスの移転に向けて実際に各種契約や手続きが本格的に始まるのは既存のオフィスに対して解約予告を行う「6か月前」が目安になります。しかし、スムーズにプロジェクトを進め、かつオフィスの移転を意味あるものにするためにはその前から準備を進めることが理想です。

具体的にはオフィス移転のためのプロジェクトチームを立ち上げること、既存のオフィスの賃貸契約における解約などの諸条件を見直すこと、新しいオフィス移転の要件定義を行うことなどが、この時期までに必須となります。

また、新しい入居先のオフィスも既存オフィスに解約の申し込みをする段階で入居の内諾まで得ていることが理想。判断ポイントは後述していますが、候補となる物件を選定し、実際に内覧・周辺の環境を確認することも重要です。

【6か月前】既存オフィスの解約予告

オフィス物件の解約は一般的には、物件の引き渡しから6か月以上前に申し出を行う必要があります。契約内容や期間によっては希望の時期に退去できなかったり違約金が発生するケースもあるため注意が必要です。

また、新オフィスへ移転後、退去物件を引き渡すまでに完了させる必要のある「原状回復工事」についてオーナー側で業者の指定があるのかも確認が必須。多くのケースでは業者の指定がありますが、なかった場合自社で手配する必要があります。

【4か月前までに】新オフィスの契約、内装・レイアウト設計

新オフィスの内装工事には一般的に1~2ヵ月程度かかります。内装工事に入る前には当然に契約が完了している必要があるので、業務開始前に内装だけでなく配線や空調の工事なども終えている必要があることを考えると、この時期には内装、レイアウトを確定させ、工事の予算や什器の発注にかかる予算も算出しておくのが理想です。

【2~4か月前】新オフィスの内装工事

退去の2~3ヵ月前(社員の移転の1~2ヵ月前)はオフィスの内装工事、社内への通知、必要であれば説明会の開催、取引先へのお知らせなど、タスクの種類が増えるだけでなく、やり取りを行う関係者の数も増えます。

抜け漏れのないようにチェックリストを確認・管理しながら、プロジェクトを進めていきましょう。

【1か月前】社内の引っ越し、各種届出・手続き

旧オフィスの契約終了日までに物件を元の状態に戻すための原状回復工事が間に合うようなスケジュール(一般的には1か月程度前)で社内の引っ越しを完了させます。

また、新オフィスでの業務開始に前後して公的機関に対し変更の届出が必要です。

提出先は多岐にわたりますが、それぞれに必要な申請や期限(移転前に必要なものもありますのでご注意ください)に注意しながら抜け漏れのないように行いましょう。

解約当月】原状回復工事~引き渡し

オフィスの移転を終え、新オフィスで新しい業務が開始されたら旧オフィスで原状回復工事をはじめとする各種工事を行い、オーナーに物件を返すための準備を行います。

原状回復工事とは、契約していた物件に入ってた什器を全て撤去し、床や天井を含め施していた内装工事も全て契約前の状態に戻す工事のことで、一般的には一か月程度の期間を要します。

居住用の賃貸物件の契約と異なり、長年使っていたことによる経年劣化なども含めて入居者負担で修繕を行い、契約前と同じ状態に戻してから引き渡しを行うことが多いです。

【目的別にチェック】オフィス移転に必要なタスクのチェックリスト

時系列で必要なタスクを簡単に整理したところで、改めてオフィス移転のプロジェクトにおいて発生するタスクのチェックリストを大まかな目的別に区分して整理します。

時系列&目的別のオフィス移転チェックシートが便利

プロジェクト立ち上げ

多くのタスクが動き始めるのはオフィスの解約予告通知を行う6か月前以降ですが、オフィス移転を成功させるためにはその前からの入念な準備が必須。

プロジェクトメンバーを選定し、オフィス移転によって既存のオフィスの課題をどのように解決するか、新オフィスで何を実現したいのかの要件定義を行います。

オフィス移転を完了させるためのタスクを洗い出し、全体スケジュール感を把握し、予算感について大まかにでもこの時点で決めておくと無難です。

以前の移転に関わったメンバーからの直接の引継ぎを受けたり、引き継ぎ書などがあればスムーズに進むこともあるため、早いうちに確認しておくことが奨励されます。

プロジェクト立ち上げ時のチェックリスト

  • プロジェクトメンバーの選定

  • オフィス移転の要件定義

  • 全体予算の策定

  • 引き継ぎ書の有無・引き継ぎ可否確認

  • プロジェクト全体のスケジュール作成

新オフィス入居

まず、最初に必要になるのが新しいオフィスの物件探しです。オフィス移転の目的に合致する理想の物件を見つける必要があります。

理想のレイアウトを実現できる広さ、構造があるかという点が特に重要ですが、その他にもエリア、最寄り駅からの距離、周辺にコンビニ・飲食店といった店舗がどの程度あるか、賃料相場は周辺と比べて割高すぎないか、など考慮しなければならないポイントは数多くあります。

物件選びはプロジェクト立ち上げと並行しながら行い、候補地の絞り込み・内覧を行った上で、既存のオフィスに解約予告通知を出す段階では新オフィスの入居に関して内諾がとれているのが理想です。

オフィスの仲介や物件紹介を得意とする業者に依頼することで、理想に近い物件の情報が手に入る可能性が高まるだけでなく、自社にとってどのような物件が望ましいのかといった要件定義の部分からサポートが受けられることもあるので、必要に応じてご検討ください。

諸条件を交渉して賃貸契約締結後、オフィスのレイアウト、デザインを確定させ、内装工事や什器の発注に入ります。自社で購入するもの、レンタルやリースで調達するものに分けて内装工事との兼ね合いを見ながら納入日を調整します。

また、内装工事に加えて回線敷設工事や電気工事など抜け漏れなく工事を手配し、業者間の日程調整も必要です。

新オフィス入居時のチェックリスト

  • 新オフィスの内見

  • 条件の交渉・契約内容のすりあわせ

  • 申込、審査、契約締結

  • 鍵の受け渡し

  • 内装デザイン・レイアウト決定

  • 什器発注内容確定(購入・リース)

  • 什器ごとの納入日調整

  • 内装工事業者の選定・予算・スケジュール

  • 回線工事業者の選定・予算・スケジュール

  • 電気工事業者の選定・予算・スケジュール

既存オフィス解約・退去

移転プロジェクトの開始から終了まで長期でのタスクとなるのが既存オフィスの解約手続き。解約に関する時期・違約金・敷金(保証金)の返還時期などの取り決めを確認し、問題なさそうであれば解約予告通知を送り、退去の調整に入ります。

居抜き退去ができる場合は例外ですが、基本的に発生することになる「原状回復工事」は退去時にトラブルになるケースが多いポイントです。

オーナー側での業者の指定の有無や原状回復工事の範囲を明確にし、その他に物件引き渡しのために必要な工事があれば別途手配する必要があります。

回線工事や電気工事など、原状回復工事以外に別途手配が必要となるケースが多いため、通信事業者等に確認の依頼をしておくとスムーズかもしれません。

新オフィスでの業務開始後、複数の業者が入る場合日程のバッティングなどしないように調整の上で退去日までに原状回復を完了させ、鍵を返却します。

解約完了後、敷金(保証金)が返還されたらオフィスの解約業務は完了です。

また、原状回復工事以外にも空室の状態で物件を明け渡すためには既存の什器を新オフィスに移動させるか、もしくは新オフィスでは不要となるものについては処分する必要があります。

引っ越し、もしくは什器の廃棄を行うための業者についても、退去の一連のタスクとして着手しておくと後の流れがスムーズです。

既存オフィス解約・退去時のチェックリスト

  • 現オフィスの賃貸契約の条件確認

  • 現オフィスの解約予告通知送付

  • 原状回復工事の範囲確認

  • 原状回復工事の業者選定(貸主指定がある場合は選定不要)

  • 原状回復工事の予算確認(業者を選定できる場合は相見積)

  • 原状回復工事のスケジュール確認

  • その他必要な工事の調整

  • 工事後の現地確認・鍵の返却

  • 返還される敷金(保証金)の受け取り

  • 引っ越し業者の選定・予算・スケジュール

  • 廃棄業者の選定 ・予算・スケジュール

社員引っ越し

オフィスの移転は社員にとって気分を一新するのにも良い機会ですが、一方でオフィスの引っ越しは一時的に少なからず負担となるのも事実。

事前に説明し、オフィス移転について前向きに感じてもらいつつ事前説明会や個々の社員のto doリストの作成、引っ越し当日のタイムスケジュールを共有し、移転直前や移転当日のストレスを軽減することが大切です。

オフィスの住所が変わると、必然的に名刺などの変更も必要になります。新オフィスで業務が開始してすぐに新しい名刺が使えるよう事前に準備を欠かさないようにしておきましょう。

また、取引先への移転通知は通常新オフィスでの業務開始の1か月前くらいに行うのが一般的。送付先に抜け漏れのないよう事前にリストアップをしておくことが奨励されます。

社員引っ越しのチェックリスト

  • 社内向け説明会の開催

  • 社内向け資料の作成・共有

  • 移転を通知する取引先リスト選定

  • 取引先への移転通知

  • 名刺や社員証の作成

各種官公庁への手続き

オフィスの移転に伴い、官公庁へ変更の届出を提出する必要があります。

期日は新オフィスでの業務開始後のものが大半ですが、中には業務開始までに提出しなければならないものや、内装工事の前に提出する必要があるものもあるためご注意ください。

また官公庁への書類提出ではありませんが、自社のホームページがある場合、移転後に移転した旨の記載や事業所所在地の更新といった作業も忘れないようにしましょう。

各種官公庁への手続き時のチェックリスト

  • 防火管理者選任届出書

  • 労働保険名称・所在地等変更届

  • 適用事業所所在地・名称変更(訂正)届

  • 異動届出書

  • 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書

  • 本店(支店)移転登記申請書

  • 事業開始等申告書

  • 雇用保険事業主事業所各種変更届

オフィス移転コンサルティングで煩雑なプロジェクト管理をスムーズに

オフィスの移転に伴って必要となるタスクについて、時系列で必要なタスクを抑えると同時に目的別のチェックリストを作成してまとめました。

オフィス移転には大小さまざまなタスクが発生し、タスクを完了しないと次のタスクに取り掛かれないもの、タスクどうしを同時並行で被らないように調整が必要なものなど複雑に発生します。

今回紹介したチェックリストも活用しながら抜け漏れのないようにプロジェクトを進行し、理想のオフィスへの移転を実現させてください。

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自社でプロジェクトを管理するのが大変であれば、「オフィス移転コンサルティング」にご依頼いただけると、最適な選択肢を最適なタイミングで提示しながら必要なサポートを適宜させていただくので安心してプロジェクトを進めていただくことも可能です。

既存のオフィスの課題の洗い出しからオフィス移転の要件定義、移転先候補の物件とのマッチングや、オフィスのデザイン・レイアウト設計のサポート、各種工事における信頼のおける業者の紹介など、オフィス移転のあらゆる部分をサポートいたします。

トータルでプロジェクト全般をサポートさせていただくことも、必要な部分でのみ適宜サポートを入れることも可能なので、ご要望にあわせてお気軽にご相談ください

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