創業間もないベンチャー企業やスタートアップ企業にとって、オフィス移転は大きなイベントのひとつ。
そもそも、どのタイミングで移転すれば良いのか悩まれている方も多いかもしれません。成長スピードの速いベンチャー・スタートアップならではのオフィス移転のメリット・注意点についてひとつずつ解説します。
タイミングよいオフィス移転でメリットを最大化
オフィス移転にはさまざまなメリットがあり、企業を大きく成長させる戦略の一つでもあります。
適切なタイミングで適切な立地へオフィス移転をすることで、従業員満足度の向上や企業全体のイメージアップにもつながります。
ベンチャー企業がオフィス移転するメリット
・企業のイメージアップ
オフィスの立地ひとつで顧客からの信頼度が大きく向上し、企業全体のイメージアップに寄与します。
・従業員満足度の向上
ベンチャーやスタートアップの場合、数人から事業を開始するケースもあり、自社のオフィスを持つということがモチベーションUPに直結するケースがあります。
また、勤務条件にオフィスの立地をあげる人が多く、アクセスの良さは重要なポイントです。中心地の駅近くなどへのオフィス移転により、従業員の通勤の利便性が向上し、従業員満足度の向上につながります。
・情報収集力の向上
ライバル企業や政府機関など、情報収集源の近くにオフィスを構えることで、企業の情報収集効率が上がります。すばやく情報を入手することが必要な企業では、より意識したいポイントです。
ベンチャー企業がオフィスを移転するタイミングはいつがベスト？
移転のタイミングとしてよくあるパターンが、従業員に対しオフィススペースが足りないという面積の問題です。
具体的なタイミングとしては、以下の項目が考えられます。3つ以上あてはまる場合は、オフィス移転を考えたほうがいいかもしれません。
【オフィス移転のタイミング】
・従業員からオフィスについて不満の声があがっている。
・従業員1名に対するオフィスの使用面積が1.5坪を下回っている。
・現在のオフィスに入居してから従業員が10％以上増えている。
・2年以内に従業員数を20％以上増やす予定がある
・今後3年間は増収増益が見込める具体的な根拠がある
・入居している建物の築年数が古く、設備も十分ではない
・今後1年間でオフィスの更新時期を迎える
・社内外での打ち合わせスペースが十分でない
・オフィスの清掃や管理状況に不満を感じている
・オフィスの立地環境が通勤や営業活動に支障をきたしている
ベンチャー企業がオフィスを選ぶ際のポイント
ベンチャー企業がオフィス移転をするときにもっとも重要なのは、現在、自社がどのような成長フェーズにあり、事業展開上どのような戦略的目的があるのかを考えることです。
ただし、オフィス移転は何かとコストがかかります。そのため、短期間に何度も引っ越しを行うわけにはいきません。移転直後に「スペースが足りない」、「もっと広いスペースにすれば良かった」とならないよう綿密に計画を立てて進めていくことが大切です。
ベンチャー企業がオフィスを選ぶときはどのような点に注意すれば良いのでしょうか。移転を失敗しないためのポイントについてひとつずつチェックしていきましょう。
今後の事業展開を見据える
オフィス移転を考えた際、第一に考えなくてはならないポイントが事業展開を見据えることです。特に、今後、直近数年間で人員を増やす予定なのかなど、事業展開と合わせて組織をどの程度拡大していくのかについても考慮したうえで少し広めのオフィスを用意することが大切です。
スタッフの増加を見据え、少し広めのオフィスを用意することは大切ですが、予想していないスピードで会社が拡大し、短期間で人員が増えることもあるでしょう。そのため、更新のタイミングを待たずに解約しても違約金が発生しない物件を選ぶというのもいい選択です。
条件の優先順位をつける
今後の事業展開を明確にできたとしても、すべての条件を網羅した物件を探し出すことは困難でしょう。物件選びをするうえで、費用や立地、広さなどさまざまなポイントがあります。その中から何を第一に考えるべきなのか、優先順位をつけたうえで物件を選ぶと失敗が少ないです。
最近では立地場所やオフィス内の環境を整備することで採用時の魅力付けをする企業も増えています。事業展開やそれに伴う戦略を考慮したうえで、それにあった要素を考えていくことが大切です。
ベンチャー企業がオフィスを借りる際の注意点
ベンチャー企業がオフィスを新たに借りる際はどのような点に注意すれば良いのでしょうか。ここではベンチャー企業がオフィス移転をする前に押さえておきたい注意点についてご紹介します。
費用がかかる
オフィス移転は敷金や内装工事費用、移転前のオフィスの原状回復工事費用など、様々な面で多大なコストがかかります。
そのため、オフィス選びに失敗したからといって短期間に何度も引っ越しを行うわけにはいきません。特に、オフィススペースの敷金は一般的に家賃の8～12カ月分とされているため、移転直後に「スペースが足りない」、「もっと広いスペースにすれば良かった」とならないよう、少し広めのオフィスを用意するなど、綿密に計画を立てて進めていくことが大切です。
せっかく良い物件を見つけられたとしても、資金不足が発覚してしまうと、それまで計画してきた時間や物件探しに当てた時間が全て水の泡となってしまいます。事業計画の明確化と共に、現実的に使うことができる資金も明確にしておくことが大切です。
また、少し工夫して、コストカットを目指す方法もあります。具体的には以下の通りです。
居抜き物件に移転する
通常、賃貸オフィスでは退去する際に原状回復義務があります。そのため、貸出される際にはまっさらな、何もない状態です。しかし、前に入居していた会社が使用していた状態のまま貸し出される物件があります。これが居抜き物件です。
居抜き物件を選べば、前の会社で使われていた内装をそのまま活用することが可能です。そのため、本来必要になるはずの内装の工事費や建具、家具にかかるコストを抑えることが可能です。
一般的に、オフィス立ち上げの際にかかる内装工事費は坪単価10万～30万円とされています。たとえば、50坪のスペースに移転する際は100万円（50坪×20万円）のコストダウンが見込める計算になります。
また、移転前の物件について、居抜き募集をかけるという方法もあります。これにより、原状回復にかかる費用を削減することができます。
シェアオフィスやコワーキングを利用する
低コストで利用者間のつながりを持てるシェアオフィスやコワーキングスペースといったレンタルスペースは、スタートアップ企業などが集まりやすく、お互いにモチベーション向上など良い刺激になります。
人脈作りや、コラボ企画など、自社だけにとらわれない新しいアイディアやヒントが生まれることもあります。近年多くのスペースがあるので、利用する目的を明確にし、交通などの利便性、必要な設備やセキュリティなどを考慮して選ぶようにしましょう。
フリーレントを活用する
一定期間の賃料が無料になるシステムがフリーレントです。貸主にとっては、賃料単価をキープしたまま空室をすぐに埋められるというメリットがあります。しかし、フリーレント物件は2年以上の契約が必要など、契約期間の縛りがある場合も多いです。会社規模が急激に拡大する場合は違約金発生のリスクを負うため、十分に考えたうえで利用すると良いでしょう。
DIYに挑戦する
内装工事費はオフィス移転時に発生するコストとして、忘れてしまいがちな項目です。しかし、坪単価10万～30万円と決して安価ではありません。この数値もあくまで目安なので、デスクの数や家具の質を上げていくとそれに伴い必要なコストもどんどん上がっていきます。
例えば、デスクや収納スペースを従業員と共にDIYしていくことで、大幅なコストカットが見込めます。ある企業ではインテリアをDIYしたことで、予算よりも3分の1の費用で内装工事を済ませることができたそうです。また、従業員全員でDIYに取り組むことで、従業員同士のコミュニケーションを活性化させるというメリットも期待できます。
審査が通りにくい
設立したばかりのベンチャー企業やスタートアップ企業にとって、もっとも大きな問題となるのが、審査が通らないという問題です。移転に伴う十分な費用があったとしても、そもそもオーナーからの信頼を勝ち取ることができなければ、入居することは難しいです。
入居の際に、会社の信用性を見極めるポイントは業績です。事業が赤字の場合はもちろん、会社を設立したばかりの場合は入居が難しいでしょう。また、十分な資金を用意できていたとしても、事業のマネタイズ化ができていない場合は、信用度の高い会社とみてもらうことが難し場合もあります。設立年数が浅い場合は調査が入ることもあります。設立年数をごまかすことはできないので、事業計画書などの書類をしっかり作り込み、将来性をアピールできるような準備を整えましょう。
また、仲介会社という交渉のプロに依頼をするというのも一つの手段です。渋谷で創業した当社も数多くのベンチャー・スタートアップ企業の移転をサポートしてきました。
まとめ
ベンチャー企業やスタートアップ企業が移転する際にはいくつかの注意点があります。オフィスの移転には何かと費用がかかるため、失敗しないよう今後のビジョンを明確にしておく必要があります。また、信頼を勝ち取るためにも事業計画書をしっかり作るなど、万全の態勢で移転に挑みましょう。
