オフィスの内装デザインは、会社の理想や理念、働き方を反映させやすい重要なポイントです。オフィスを移転したり、リニューアルしたりする目的を明確にして理想に近づけていくためにも、内装デザインの要件をしっかりとまとめ、実現できる内装パートナーを選定しなくてはなりません。
そこで本記事では、オフィスの内装デザインを失敗なくスムーズに進行するために、要件定義段階で行うこと、内装パートナーの選定方法、オフィス移転後の運用までのポイントを分かりやすく解説していきます。
オフィス移転も検討しており、全体の流れを知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
オフィスの内装要件を決める
まずは内装コンセプト、必要なスペース、座席数など”内装デザインのイメージ”や”希望する働き方を実現させるための要件”を取りまとめた要件定義書を作成します。
要件定義書を作成することで、コンセプト設計のイメージについて社内で共通認識を作れたり、内装デザインのパートナーへ伝えるときの抜け漏れを防ぐことができます。また、作成した要件定義書は後述する内装パートナーを選定する際の比較・判断材料にもなります。オフィスに企業理念や経営方針を反映させたい、コーポレートカラーを採用したい、というように事前に具体的なコンセプト設計をしておくと、より失敗が少なくスムーズに計画が進みやすくなるでしょう。
オフィスの内装をデザインする機会は何度もあることではありません。オフィスの内装デザインは何を実現するために行うのか目的を改めて整理し、できるだけ細かいところまで内装要件をまとめていきましょう。
ただし、オフィスの内装は遵守しなければならない関係法規などがいくつかあり、注意が必要です。条件によっては使用する素材、家具や備品の配置に制限があるため、事前に確認しておきましょう。特に、オフィス移転に伴い現在のオフィスから大きくレイアウトの変更が加わるような場合は、必ず内装のプロに相談することをおすすめします。
内装パートナーを比較して選定する
内装パートナーの選定は、オフィスの内装構築の上でとても重要です。選定候補を見つける方法としては、”公式サイトからデザイン実績を調べる””口コミサイトやSNSから情報を集めて個別に問い合わせする”などが挙げられます。オフィスの移転や引越しといった場合にはコンペ（コンペティション）の実施が効率的です。
オフィスデザインにおけるコンペとは、一般的に複数のオフィスデザイン会社からデザインのコンセプトやレイアウト、費用などの案を募り、その中から最終的に自社に最もマッチした1社を絞り込みます。依頼したい内容や質問事項を統一させ複数社から同じ基準で提案を受けることで、比較・検討しやすくなることが大きなメリットです。さまざまなデザイン案を見比べることで、要件の取りまとめ時点ではなかった新たな構想や隠れたニーズに気付く場合もありえるでしょう。
コンペを実施する際に大切なポイントは、自社の要件に沿ってより近いイメージを実現できるデザイン力はもちろんのことですが、費用、ヒアリング力やコミュニケーション力も含めて比較・検討することです。
注意点として、コンペに参加してもらうデザイン会社は3社以上で内装デザインの規模によって選定しましょう。2社では検討の判断材料に乏しく、多すぎる場合は各社のデザインを比較するのが大変でコンペ実施に時間もかかってしまいます。
内装パートナーの選定にあたり、オフィス内装における事前情報を知っておくことも大切です。こちらの記事からは内装工事費用の目安、工事の流れやコストダウンの方法について解説しています。
内装を構築して運用する
オフィスの内装構築が終わり、移転が完了すればオフィスの運用が開始されます。ここからは、移転後に行わなくてはならない手続きや新しいオフィスを運用するポイントを解説していきます。
移転後に必要な手続き
オフィスの内装要件を決める際の注意点として関係法規を述べましたが、なかにはオフィス移転後にしかできない関係各庁への手続きもあります。こちらの関連記事では、移転前も含めたオフィス移転に必要な手続きを時系列順に分かりやすくご紹介していますので、不安な方は参考にご覧ください。
運用ルールの策定
オフィスの運用ルールは就業規則と違い、法的に義務化されているわけではありません。しかし、目的に合わせて正しく運用ルールを策定することで、さまざまなメリットを得ることができます。
たとえば、従業員が快適に仕事をできるような環境作りためのルールや社内のコミュニケーションを活発にするためのルールを策定することで、モチベーションアップや生産性の向上が期待できます。近年はオフィスの環境を取り巻くトレンドは大きく変化していますので、自社の運用ルール策定に迷った際は、他社の事例を参考にしてみるのも良いでしょう。
ただし、移転を機にテレワークやフリーアドレス制を取り入れる場合は注意が必要です。従来のワークスタイルから大きく労働環境が変化するため、運用ルールを適切に策定しなければ働きにくい環境になってしまったり、トラブルのもとになってしまったりする可能性があります。
それぞれのオフィス運用ルールの詳細については以下の記事をご覧ください。
利用状況調査/ヒアリングによる効果検証
オフィスの内装構築や移転は、完了して終わりではありません。実際にオフィスを運用して、自社の課題が解決したのかや効果を検証することと、定期的なオフィスの見直しや情報収集を行うことが大切です。
オフィスの規模や移転頻度によって異なりますが、移転後しばらくは新しい環境に慣れないことへの不満・不安や、逆に新鮮な気持ちによるモチベーションの向上など従業員の気持ちに大きな変化が起こる場合があります。気持ちの変化が落ち着いた頃に、従業員に移転後の困りごとや不安がないかをヒアリングするのがおすすめです。
また、効果検証するうえでは定期的に効果を可視化し改善する運用が必要になります。自社だけでは、どのように効果測定したり、検証したりすれば良いのか知見がないこともあります。その場合、”外部の有識者の協力を得ること”や”サービスを利用すること”も視野に入れておくと良いでしょう。
オフィスの利用状況を可視化「HATARABAサーベイ」
弊社の提供する「HATARABAサーベイ」は、オフィスの利用状況をさまざまな切り口で可視化し、オフィスにおけるお客様の課題を合理的にサポートするサービスです。計測結果を可視化してレポートすることで、たとえばオフィス内装の要件を取りまとめる際に活用できたり、オフィス移転後の定期的な効果測定に利用できたりします。
長年、オフィス移転コンサルティングを続けてきた弊社ならではの目線で、ただ調査して終わりではなく、調査結果をもとにしたオフィスの最適化をご提案できます。支援実績も豊富なため、オフィス移転だけでなく内装リニューアルからオフィスの運用ルール策定のご支援なども可能です。オフィス移転や内装のリニューアルを任されてご不安の担当者様は、まず無料のご相談にてお待ちしております。
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