オフィスの職場環境を改善！従業員満足度&仕事効率をアップさせよう！

働き方が多様化する中で、企業側が取り組むべき項目の一つが職場環境の改善です。従業員により働きやすい環境を提供することで、従業員の満足度を向上させるだけではなく、仕事の効率を高めることが可能になります。働き方改革推進のための助成金情報もうまく活用しましょう。

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オフィスの職場環境を改善するにあたって

職場環境とは、オフィス内にある換気や照明、騒音、温度、湿度などといった物理的な環境だけではなく、労働時間など多岐にわたります。職場のレイアウトや、作業方法、組織構成、人間関係なども職場環境の範囲に含まれます。

職場環境改善の意義・目的

職場環境の改善は、社員のストレスの要因になる可能性のある要素を特定し、トラブル回避のためのストレス対策として実施されます。職場環境の改善については、労働安全衛生法のなかにある『労働者の安全・衛生に関する事業主の責務』の項目で、以下のように記載されています。

『事業主は、労働安全衛生法で定める労働災害防止のための措置を徹底するとともに、快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて、職場における労働者の安全と健康を確保しなければなりません。』

参照元：厚生労働省　確かめよう労働条件『法令・制度のご紹介』

また、1992年に公表された快適職場指針では、快適な職場環境を整えるために具体的にどのようなことにとり組めば良いのかが記載されています。同指針で記載されている項目は以下の4つの項目です。

作業場所の環境

きれいな空気の確保や、臭気対策、温度、湿度を管理し、作業場所の環境を適切に整えること。

作業方法

心身の負担を考慮し、力作業などは作業方法を改善すること。

疲労回復支援施設

疲労やストレスを効果的に癒すことのできる休憩室などを設置・整備すること。

職場生活支援施設

洗面所、トイレなど、職場生活で必要となる施設を清潔で使いやすい状態にしておくこと。

この指標では、オフィス内の物理的な環境のみ触れられていますが、労働時間の適正化を目的としたノー残業デーや一斉退社制度の設定、メンタルヘルスを考慮したストレスチェック精度の導入など、さまざまな方法で職場環境改善に取り組むよう働きかけが行われています。

参照元：厚生労働省『職場の安全サイト』

職場環境を改善することによるメリット

職場環境改善を行うことで得られるメリットは社員の意欲と定着率の向上が挙げられます。また、会社の業績につなげることもできるとされています。

社員の意欲向上

　仕事の意義や重要性を説明したり、従業員の意見を経営計画に反映したりすることで、社員の意欲向上につなげることができます。また、スキルや知識習得に役立つ研修を実施することも効果的です。

社員の定着率の向上

　一般的に労働時間や給与、賞与など労働条件がよりよい会社のほうが、働きやすいという意識が高い傾向にあります。働きがいはもちろん大切ですが、働きやすい環境を整えることで、社員の定着率を上げることができます。

会社の業績アップ

　社員の意欲向上や定着率の向上が実現できると、自然と社員のモチベーションを上げることにつながります。これにより社員一人ひとりにパフォーマンス向上や労働生産性の向上が期待できるため、会社の業績につなげることも可能です。

参照元：厚生労働省『目指しませんか？働きやすい・働きがいのある職場づくり』リーフレット

職場環境改善のための「働き方改革推進支援助成金」

職場環境改善を実施することで助成金の支給対象になる場合があります。2022年時点で受けることができる助成制度は働き方改革推進支援助成金です。(申請期限は2022年11月30日まで)

この制度は中小規模の企業向けに実施されている助成制度です。生産性を高めながら労働時間の縮減等に取り組む企業に対する助成で、中小企業における労働時間の設定の改善の促進を目的としています。「働き方改革推進支援助成金」には、労働時間適正管理推進コース、勤務間インターバル導入コース、労働時間短縮・年休促進支援コース、団体推進コースの4つのコースがあります。

資中小企業事業主とは、以下のAまたはBの要件を満たす中小企業になります。

参照元：厚生労働省『働き方改革推進支援助成金』

コースごとに支給対象となる取り組みや成果目標の設定、実施期間、支給額は異なりますが、労務管理用ソフトウェアの導入や、人材確保に向けた取組、労務管理担当者に対する研修といった取り組みも対象となるものがあります。

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職場環境改善のポイント

職場環境の改善を行う上で効果的な方法は社員に意見をもらいながら一緒に考えていくことです。上層部だけではなく社員全体で改善に臨むことで、社員一人ひとりに当事者意識を持たせることができます。そこで、職場環境改善のポイントをご紹介しますので、これを参考に、環境のよい活発な会社を作って行きましょう。

アンケート

会社全体で作り上げていくといっても、社員を一人ずつ呼び出して、面談を行って意見を聞いていくのは効率的とは言えません。そこで取り入れたいのがアンケート方式です。

社員の声に耳を傾ける

アンケートを行う上で重要なことが、社員の声に耳を傾けることです。そのためには、社員にとって抵抗の少ないアンケートを作成することが重要です。社員に投げかけたい質問の内容にもよりますが、正直な回答をしてほしいのであれば、無記名式の社員満足度アンケートを実施するのも一つの手です。

ただ、複数の部署で同時に行う場合は、どの部署のメンバーが回答しているのか把握できないことで、事実確認が遅れ、改善策の提案までに時間がかかる可能性もあります。無記名式アンケートでも部門や年齢、性別などの情報記入の欄を設けるなど、あらかじめアンケート回収後の対策を練っておきましょう。

参照元：WEBCAS『社内アンケートの作り方と回収方法』

アンケート項目例

アンケート項目は、大きく意識改善と労働環境、業務内容、福利厚生・待遇に分けられます。

意識改善

意識改善の項目では、会社の業績・売上向上と貢献を常に意識しているのか、業務や作業に分かり辛さはないかなどを問いかけます。また、自身が業務内容に悩みや困りごとがあった場合に、相談できる上司がいるかどうかについても確認するとよいでしょう。

労働環境

次に、労働環境についてですが、モラハラやセクハラなどの嫌がらせがないかどうかや、休憩時間の確保ができているか、食堂がある場合は価格が適切かどうかなど細かな点まで確認します。

業務内容

業務内容については仕事自体に楽しさや面白さを感じているのか、業務は行ないやすい環境にあるのか、商品知識は十分に理解できているのかなどが質問事項に含まれます。

福利厚生・待遇

最後に、福利厚生・待遇についてですが、給料に不満はないのか、福利厚生で追加してほしい項目はあるか、昇給制度は適切かなどを確認します。昇給制度や賞与については、不満がないかどうかを確認することで、社員のモチベーションにつなげることも可能です。

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職場環境改善のポイント

内閣府が公布している『ワーク・ライフ・バランスの実現に向けた「3つの心構え」と「10の実践」』では、職場環境改善を考える上でおさえておきたい10個のポイントが記載されています。ポイントは以下の通りです。

・会議のムダ取り
　会議の目的やゴールをはっきりとさせておくことで、参加メンバーや開催時間の見直しができます。また、議題に対して必ず結論を出すなど、実のある時間を目指します。

・社内資料の削減
　あらかじめ社内資料の作成基準を立てておくことで、必要最低限の資料作成にとどめることができます。

・書類の整理整頓
　キャビネットやデスク周りの整理整頓を行うことで、書類を探す時間を削減します。

・標準化・マニュアル化
　業務を可能な限り標準化したり、マニュアル化したりすることで、「人に仕事がつく」スタイルを見直します。

・労働時間の適切な管理
　上司が部下の仕事の量や労働時間を把握します。

・業務分担の適正化
　業務の流れを分析し、業務分担の適正化を目指します。

・担当以外の業務についての理解
　担当以外の業務を把握することで、互いに助け合える環境を整えます。

・スケジュールの共有化
　社員同士でスケジュールを共有し、互いの業務効率化を実現します。

・「がんばるタイム」の設定
　誰にも邪魔されずに仕事に集中できる時間を作ります。

・仕事の効率化策の共有
　研修やトレーニングプログラムを実施し、効率的に仕事を進めます。

参照元：東京ウィメンズプラザ『みんなで実践！職場環境を改善するための10のポイント』

出典：内閣府『ワーク・ライフ・バランスの実現に向けた「3つの心構え」と「10の実践」』

職場環境のアイデア例

これまで意義や目的、アンケートの実施方法など、さまざまな角度から職場環境の改善について解説してきました。

実際にアンケートを実施した後、どのような方法で職場環境を改善すればよいのでしょうか。ここでは、職場環境改善のアイデア例をご紹介します。

フリーアドレス

日本にある多くの企業では、個々にデスクが与えられ、その場所は固定されています。現在広がりを見せているのが、フリーアドレス制度です。社員一人ひとりのデスクを固定しないフリーアドレスには、部署や役職の枠を超え、社員同士のコミュニケーションを活性化させる効果が期待できます。また、整理整頓の意識やペーパーレス効果も期待されています。

集中スペース

職場環境の改善を考えるうえで重要なポイントとして、一人の時間を確保し業務に集中できる環境を整えることがあります。この観点から効果があるとされているのが、集中スペースの設置です。周りの音を気にしなくてよくなるだけではなく、パーティションで区切り視覚的な情報を遮断することで、社員一人ひとりの作業効率を高めることができます。

特別休暇制度

有給休暇は制度として整っているものの、取得率が上がらないという会社は多いです。例えば、有給休暇を2日以上取得した場合に、特別休暇が付与される制度やリフレッシュ休暇取得奨励金制度を導入したり、上司が進んで有給休暇を取得したりすることで、休みやすい環境づくりが目指せます。

まとめ

改めて、職場環境改善は、社員がより働きやすい環境を整えることで、社員の定着率の向上はもちろん、業績アップにもつなげることができるというメリットがあります。実施にあたり、重要なことは社員の声に耳を傾けることです。アンケートの取り方から工夫し、自社にとって必要な改善策を練ってください。

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