サテライトオフィスは、働き方の多様化や従業員のワークライフバランスの実現に有効な手法の1つです。
ウィズコロナ時代が終わり、企業が本格的な経済活動を再開する中、地方拠点の開設はポストコロナ社会において、企業に様々な恩恵をもたらすことが明らかとなってきています。
本記事では、地方にサテライトオフィスを開設することのメリットや開設事例、オフィスのタイプから実際の開設までの具体的な手順を解説していきます。
地方でのオフィス開設・移転は活発化している
ポストコロナ社会における企業経営の1つの傾向として、オフィスの立地やエリアに対する優先度が、コロナ前と比較して大きく下がっているという点があげられます。
三菱地所リアルエステートサービスが2020年末に実施した調査では、オフィス選定において、全体の3割に迫る27.5%の企業が、オフィスの立地やエリアの優先順位が「下がった」と答えています。
このような意識の変化には、リモートワークの普及が大きく影響しており、リモートワークが浸透している業種の企業ほど、大都市だけにオフィスがあることのメリットが薄らいできているのです。
大都市への一極集中ではなく、郊外または地方に拠点を置こうとする動きは、国内外の様々な企業において活発化しています。
国内外における地方オフィスの開設・移転事例
株式会社カオナビ 大阪オフィス
地方でオフィスを開設・移転する目的は、コスト削減や事業拡大、採用強化などがあげられます。
ここからは、すでに本社以外の地でのオフィス開設・移転が完了している国内外の事例を、目的別に紹介していきます。
【コスト削減】BBC（イギリス）
長らくイギリス・ロンドンに拠点を集中させていたイギリスの公共放送局「BBC」は、2011年にイギリス北西部の街・サルフォードに新たな地方オフィスを開設しました。
ここには、北部エリアの番組運営事業を担当する「BBC North」を移転させ、事業固定費を削減、最新の制作設備や技術に対する投資を増やし、制作番組の品質向上を実現しています。
ロンドンの数分の1程度となったオフィスの賃料の他にも、ロンドン勤務の従業員に対する生活補助「London Weighting（ロンドンウェイティング）」の支払いも不要になったことは、固定費削減に大きく貢献しました。
【ワークライフバランス・生産性向上】味の素株式会社（日本）
大手食品メーカーの味の素は、2017年に「どこでもオフィス」というテレワーク制度を導入し、自宅やサテライトオフィスに「いつでも・どこでも」勤務できる体制を整備しています。
全国11の自社拠点内と、東京・大阪の2拠点の自社社宅にサテライトオフィスを設置し、さらにはサテライトオフィスサービス運営会社との契約により、全国140拠点のオフィススペースも利用可能となっています。
この制度の導入により、味の素社内では、時間ではなくタスクを軸とする働き方やペーパーレスな業務フロー、オンラインコミュニケーションの文化が根付いていき、社員の生産性向上とワークライフバランスの両方を実現しています。
【事業拡大】株式会社カオナビ（日本）
タレントマネジメントシステム「カオナビ」を提供している株式会社カオナビは、西日本エリアにおける事業拡大を目的に、2022年8月大阪・梅田に大阪オフィスを移転しました。
同社では、事業規模の拡大に伴い人員が増えたことにより、セキュリティ強化や事業環境の変化に対応できる可変性の高いオフィスレイアウトをコンセプトに設定し、オフィス移転を進めています。
シェアオフィスではなく、自社オフィスという形態を選ぶことで、強固なセキュリティ体制の構築やオフィス空間全体を使った企業ブランディングにおいても、高い効果を生み出している事例です。
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「西日本での認知拡大を目指したオフィス移転。社会変化にも対応できる柔軟なオフィスづくりとは」
企業が地方にオフィスを開設することのメリット
地方でオフィスを開設することによって、企業には様々なメリットがもたらされることが期待されています。
ここからは、地方拠点開設における代表的な6つのメリットについて解説していきます。
コスト削減
大都市は地方都市よりも地価が高いため、オフィス賃料も大きな経費負担となるうえに、オフィスの規模が大きくなるほど、光熱費や維持管理費、社内設備費用などのコストが上昇します。
また、社員の住宅手当や家賃補助、通勤手当に関しても、都心部のオフィスに通うとなると相応額の支給が必要です。
地価や住宅価格の低い地方都市に拠点を設け、事業部や人員を分散させることで、都心部のオフィスを縮小することができるため、固定費の削減につながります。
営業効率の向上
先述のカオナビ社のように、特定エリアにおける事業拡大、営業活動の強化を見込みたい場合、そのエリアにオフィスを開設した方が、当該エリアでの営業活動の効率を高めることができます。
これは、「西日本」や「九州」など、その土地ごとの地域性を理解しながら戦略を策定したり、現地でのつながりを構築したりすることにより、当該エリアでの認知度向上からシェア獲得をよりスムーズに進めることができるようになるためです。
加えて、頻繁な現地出張による出張コストに対する費用対効果という点においても、現地オフィスを開設することには、大きなメリットがあると言えます。
多様な人材の確保
地方移住に対する関心は、新型コロナウイルスの感染拡大以前と比べて高まりを見せており、「働く場所」として地方を選ぶ（または好む）人は、若い世代を中心に増加傾向にあります。
内閣府が実施した調査では、東京圏在住者で地方移住に関心があると答えた人の割合は、2020年から2023年にかけて上昇傾向にあり、東京23区内に暮らす20代においては、全体の43%が地方移住に関心を持っていることが報告されています。
加えて、東京都内に勤務する会社員を対象とした、地方での就業・副業に対する意識調査では、35〜44歳の世代で「地方で働くことに興味がある」と答えた人が、過半数を超える56.8%に達しているのです。
このような調査結果から、今後は都心から地方都市への人材流出や、学生の地方就職の動きが活発化していくことが予測されます。
そのため、地方にオフィスを構えることで、より広範囲に採用活動を行えるようになり、地方に暮らす、または地方就職・転職を望む優秀な人材を獲得できる可能性が高まるでしょう。
BCP対策
経営資源や機能の分散は、地震や津波、洪水などの自然災害が多い日本における企業のBCP（事業継続計画）対策の重要なポイントです。
本社機能をバックアップする拠点を地方に構えておくことで、万が一本社が被災するような事態が発生しても、速やかに事業を再開することができるため、企業にとっては有効な危機管理対策となります。
国・自治体からの支援
地方でのオフィス開設に際しては、地方拠点強化税制により税金の優遇措置を受けることができます。
この制度は、新拠点の取得価格に対する「オフィス減税」と、現地で働く従業員に対する「雇用促進税制」の2つから成っており、両制度が適用となると最大5,000万円以上の減税措置を受けることができるため、節税対策としても効果を発揮します。
移転先の自治体によっては、新拠点開設にかかる設備工事の費用やオフィス賃料の補助など、様々な補助制度を設けているケースも多いため、コストを抑えながらの拠点開設が可能です。
従業員のウェルビーイング
社員1人1人が、心理的・身体的・社会的に良好な状態（ウェルビーイング）で働くことができる職場環境は、企業の成長に直結し、ポストコロナの企業経営における重要なキーワードです。
先述の内閣府による調査では、地方移住に関心を持っている理由に「人口密度が低く自然豊かな環境」をあげた人が最も多いという結果が出ており、自分自身の心身の健康と社会貢献を両立できる働き方を望んでいる人が多いことが示されています。
地方にオフィスを開設することで、都心部での勤務・生活にストレスを感じる社員の健康増進や個々のライフスタイルやステージに合わせた、ワークライフバランスの実現につながります。
選べるサテライトオフィスのカタチ
サテライトオフィスとは、企業の本社や官公庁・団体の本部から離れた場所に設けられたオフィスを意味し、惑星を周回する衛星に見立てて「サテライト（衛星）オフィス」と呼ばれています。
サテライトオフィスには、特定の形があるわけではなく、あくまで企業側の目的やコンセプトに合わせた形で利用されることが一般的です。
ここからは、地方にサテライトオフィスを新設する際の形として、代表的な3タイプのオフィスについて解説していきます。
コワーキングスペース・シェアオフィス
1つのワークスペースを複数の利用者が利用し、施設内に設置されている設備をシェアする形態のオフィスは、会社規模や事業環境が変化しやすい小規模スタートアップやフリーランスに人気のオフィス形態です。
元々、コワーキングスペースはオフィスの「空間」を、シェアオフィスはオフィスの「設備」を共有するものという意味合いで区分けされていました。
しかし近年は多様化が進んでおり、他の利用者とのシナジーを生むことがコンセプトのシェアオフィスや、オフィスファシリティの充実に力を入れているコワーキングスペースなど、境界線が曖昧になってきています。
いずれの形態も、利用料金は毎月定額で発生するサブスクリプション型オフィスです。
サービスオフィス
サービスオフィスとは、オフィスに必要な家具や設備が一通り用意されているオフィスで、秘書サービスや事業サポートなどのオフィス機能を強化するためのサポートサービスを提供している形態のオフィスを指します。
利用するサービス内容に応じた料金を毎月支払うサブスクリプション型オフィスで、他の利用者との共有オフィススペースとは別に、個別の会議室やフォンブース、場合によっては占有可能な執務室を設けているタイプもあります。
企業の地方拠点開設における導入事例が多いのもこのタイプのオフィスで、先述の味の素のように、全国展開しているサービスオフィスと契約するケースは増えています。
運営会社によっては、全国どこでも使い放題といった法人プランなどのお得なパッケージを設けている場合もあり、拠点開設から運営に至るまでの各種コストを大幅に削減することができるというメリットがあります。
セットアップオフィス
セットアップオフィスとは、オフィス用の家具や什器が設置された状態で借りることができる賃貸オフィス物件、いわゆる「居抜き」のオフィス物件を意味します。
一般的なオフィス物件の賃貸契約と同様で、オフィス賃料に加え、入退去時に敷金・礼金や原状回復費用などの支払いが発生することがあります。
セットアップオフィスは、内装工事や家具、設備の費用などが月々の賃料に上乗せされていることが一般的であるため、賃料が割高になる傾向にあります。
一方で利用中の設備トラブルなどは基本的にオーナーが対応してくれるため、維持管理費用を含めて総合的に考えると、企業側の金銭的・時間的・労力的な負担を軽減できる点が、人気が高い理由の一つと言えるでしょう。
スケルトンオフィス
スケルトンオフィスとは、居抜き物件のような内装設備が全く無い状態で貸し出される物件を意味します。
スケルトンのオフィス用物件を賃貸契約する場合、契約締結後に内装工事や家具・什器の搬入を行う必要があります。
また退去時には、原状回復を求められるため、清掃や修復にも費用が発生する場合があり、これまで紹介したいずれのオフィス形態よりも移転コストが高額になる傾向にあります。
その一方で、スケルトン物件を自社仕様にカスタマイズする方法は、セキュリティ対策という観点では最も有効です。
加えて、自社の事業や組織体制、企業風土などに最適な形でレイアウトや設備を決められたり、オフィスそのものをブランディングツールとしてデザイン・活用することができたりする点も、スケルトンオフィスだからこそ得られるメリットでしょう。
サテライトオフィス開設までのプロセス
地方でのサテライトオフィス開設には煩雑な準備作業が付きものですので、しっかりとやるべきことを洗い出して、綿密な開設・移転・運用の計画を立てることが重要です。
ここからは、スケルトンのオフィス物件を借りて新拠点を開設することを想定した手順をプロセスごとに解説していきます。
サテライトオフィス開設の目的を明確化
目的や用途、コンセプトが曖昧な状態で開設に向けて動き出してしまうと、物件や内装・レイアウト、開設後の運用ルールなどの様々な重要事項を決める際に判断基準にずれが生じるようになります。
すると結果的に、本来の目的を果たせないオフィスになってしまったり、使い勝手の悪いオフィスになったりする可能性が高くなるため、ここでは丁寧に目的の設定作業を進めていくことが大切です。
新拠点開設計画を策定
設定したサテライトオフィスの開設目的やコンセプトに合わせて、物件タイプや立地、周辺環境などの条件を設定し、開設にかかるコストの試算やスケジュール決定など、計画の全体像を固めていきます。
この時点では後々の変更にも柔軟に対応できるよう、ある程度余裕をもたせた計画にしておくことをおすすめします。
オフィス開設先の選定
新拠点の諸条件に適した候補物件をピックアップしていき、それぞれを多角的な視点から比較検討を行っていきます。
オフィスを構えるうえで「関西」「九州」などのエリア指定が無い場合は、BCPや本社とのアクセスの良さなどの観点から複数のエリアを比較検討し、開設エリアを決定してから物件探しに入る方が、効率的に選定作業を進めることができます。
現地視察
候補物件が数件程度にまで絞れた段階で、一度現地視察を行い、実際の物件の状況や周辺環境を確認します。
目視や肌感覚でしっかりと確認したうえで契約をするかどうかを判断した方が、契約後や入居後のトラブル回避にもつながるため、本社から遠隔地での開設の場合であっても、必ず1回は現地視察を行いましょう。
物件契約
新拠点となる物件の決定に際しては、賃貸契約の内容や契約条件も判断基準に盛り込んだうえで検討を進め、契約内容に合意できる物件であれば、契約締結へと進みます。
特に地方の物件となると、入居中のトラブル対応や原状回復のルール設定が曖昧であったり、物件オーナーや管理会社の胸三寸で決まるようなケースも少なくないため、契約内容には注意が必要です。
社内説明会の実施
新しいオフィスをどこに開設するかが決まった時点で、社内向けに説明会を実施します。
メールの一斉送信や社内イントラへの説明動画のアップだけで、社内周知を完了してしまいがちですが、多くの社員がメールをスルーしてしまったり、動画の確認を後回しにしてしまい、結局社内に周知されなかったという事態は珍しくありません。
そのような事態を回避するためにも、最低でも部門ごとの責任者に対し説明会を実施し、サテライトオフィス開設の意図や目的を理解してもらい、共通認識を形成することが大切です。
オフィスレイアウト決定
サテライトオフィスのレイアウトは、計画当初に設定した目的やコンセプトを具現化するものである必要があります。
ワークスペースも共有箇所と占有箇所の2つがあることが一般的ですし、オンライン会議用のフォンブースや設備の整った会議室の設置なども、企業によって重要度が変わってくるでしょう。
このプロセスでは、自社のコンセプトにあったオフィス空間を明確にしておくことが重要で、それによってこの後のプロセスである、業者への依頼を円滑に行うことができるようになります。
各種業者の選定
新拠点となるオフィスを作り上げるために、スケルトン物件の内装工事はもちろん、ネットワーク回線の設置、オフィス機器や各種設備の設置、家具や什器の搬入などを行う各業者へ作業依頼を出す必要があります。
このような業者は、その土地土地に根付いた中小規模の業者が多いものの、土地勘のない地方都市で自社のニーズに応えてくれる業者を選定するのは非常に労力がかかります。
そのため、全国展開している比較的規模の大きな業者を選ぶか、オフィス開設のサポートサービスを利用して優良業者の選定を行うかのいずれかが、手間とリスクを回避するうえでも懸命な方法と言えます。
各業者との打ち合わせ・発注
各業者と打ち合わせを重ね、それぞれの作業で発生する費用の見積もりを出してもらい、互いの合意点を見つけられたら、実際に発注を行います。
遠隔地での拠点開設となると、業者との打ち合わせもリモートで行われる機会が多くなるため、リモート打ち合わせはもちろん、遠隔地の顧客対応に慣れている業者を選ぶことも、業者選定においては大きなポイントと言えます。
電話やメールでのやりとりの中で意思疎通に齟齬が生じてしまい、結局何度も現地への出張が発生してしまっては、担当者としても会社としてもコストが増大してしまうため、事前にしっかりと確認しておきましょう。
家具や什器の選定・発注
オフィスのレイアウトに合わせて、必要な家具や什器を選定し発注していく作業は、地味なようで非常に難しい作業でもあります。
実際に働く人の視点が欠けたレイアウトや設備を採用してしまったために、使いづらいと感じるオフィスになってしまったという失敗例は珍しいことではなく、事前のシミュレーションや慎重な検討が大切なのです。
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社員向け移転マニュアルの作成
本社や他拠点から、新拠点へと移る部署や社員に向けた移転マニュアルを作成することで、移転準備から引越し、現地での稼働開始までを円滑に進めることができます。
梱包ルールや引越しスケジュール、社員の引越しに伴う各種申請などの必要情報を一元化し、社内イントラや共有のクラウドストレージからいつでも閲覧・確認できる環境を整えておきましょう。
新オフィスの運用ルール作成
新たなオフィスの開設後、本格的な稼働を開始する前に、現地オフィスでの様々なルールを設定しておく必要があります。
FAQスタイルを取り入れた運用マニュアルをあらかじめ作成しておくことで、稼働開始後に個々の社員からの問い合わせに対して、逐一対応する手間を抑えることができるためです。
現地に総務担当者が常駐していないことを前提に、ファシリティに関するルールはしっかり定め、特にオフィスへの入退館管理や各種鍵・社員カードの管理などのセキュリティに関わる事柄については、詳細にルール設定を行いましょう。
引越し
現オフィスからの搬出時と新オフィスへの搬入時のタイミングには、担当者が立ち会うことをおすすめします。
これは、搬出されるべきものが残っていたり、搬入されるものが足りなかったりといった事態や、搬出入に際して発生した業者とのトラブルといった、様々な事態に速やかに対応する必要があるためです。
総務部門内でもしっかりと当日の確認事項を共有し、抜け漏れやトラブルなく引越しが完了するような体制で挑みましょう。
各方面への届出・連絡
新しいオフィスの開設に際しては、法務局や税務署、社会保険事務局などの各方面に様々な届出を行う必要があります。
ただし、サテライトオフィスの位置付けは、企業によって異なり、法律でも明確に定められていないため、運用実態や目的・用途、本社との関係性などによって、届出の要不要が変わってきます。
そのため、まずは自社の顧問税理士などの専門家に相談したうえで、必要な届出や対応を確認しましょう。
届け忘れを防ぐ！官公庁届け出一覧
通常業務と並行したオフィス開設作業は大変！
地方にサテライトオフィスを設けることによって、企業は様々なメリットを受けることができる一方で、開設に際しては、細心の注意や丁寧な検討が必要となる場面が多く発生します。
そのため、通常の総務業務をこなしながら、新オフィスの開設準備を進めていくとなると、担当者には大きな負荷がかかってしまいます。
そのうえ土地勘のない地方都市での拠点開設に際しては、物件選定以前に不動産会社選びも至難の業です。
そのため、その土地でのオフィス開設実績が豊富なプロフェッショナルのサポートを受けた方が様々なトラブル回避はもちろん、社員満足度が高い拠点開設が成功する可能性が高くなります。
東京・名古屋・大阪・福岡に拠点を構える当社は、全国展開だからこそ培われた企業理解の観点と豊富なノウハウにより、オフィス新設計画から開設後のアフターフォローまでをワンストップでサポート致します。
