オフィス移転を考えているものの、どのようなオフィスが良いのかイメージが湧かずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に、スペース不足の解消、コスト削減、ブランディング強化を目指す企業にとって、オフィス選定は重要な戦略要素となります。
本記事では成功事例を通じて、オフィス移転がどのように経営課題を解決し、企業成長を促進するかをご説明します。さらに、オフィス移転を成功に導くためのポイントも紹介しますので、ぜひご参考にしてください。
また以下の記事では、はじめてオフィス移転を検討している方に向けて全体の流れを分かりやすく解説しています。
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■企業がオフィス移転を検討する理由と成功するポイント
オフィス移転は企業にとって大きなプロジェクトであり、戦略的な決断が求められます。ここでは、オフィス移転計画を策定する前に知っておきたい情報を解説します。
オフィス移転を検討する主な理由
企業がオフィス移転を検討するきっかけはさまざまですが、以下のようなケースが主な理由として考えられるのではないでしょうか。
より良いオフィス環境の整備・従業員満足度の向上
自社ブランディングの強化
オフィスの賃料・面積の見直し
定期借家契約の終了・ビルの取り壊し
特に多いのは、人員増加によるキャパシティ不足です。急速な成長を遂げる企業では、現オフィスが従業員数に対して手狭となり、効率的な業務遂行が難しくなります。
オフィス移転は、これらの経営課題を解決する方法として非常に有効です。理由や解決策については以下の記事でも解説しておりますので、ご参照ください。
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オフィス移転を成功させるためのポイント
オフィス移転を成功させるためには、以下の3つのポイントが重要です。
課題の明確化
スケジュール管理
パートナー選定
移転に向けた準備をしっかりと行い、信頼できるパートナーとともに計画を進めることが、成功への鍵となります。それぞれのポイントを詳細に見ていきましょう。
課題の明確化
オフィス移転の第一歩は、自社が抱える課題と移転の目的を明確にすることです。
まずは現在のオフィスの問題点を洗い出すことから始めましょう。具体的には、スペース不足やオフィス賃料の負担などが挙げられます。
課題と目的を設定することで、移転後に必要な環境を正確に把握し、最適なオフィスを選定するための基盤が整います。
例えば、従業員の急増により全員分の席が確保できない場合、どの程度のスペースが必要なのかを考えます。その際、将来的な人員増加や事業拡大に対応可能なスペースまで確保する、といった的確な判断が可能となります。
スケジュール管理
移転に伴う業務の中断を最小限に抑えるためには、スケジュール管理が非常に重要です。
引っ越し日程を含む詳細なプロジェクト計画を作成し、各ステップの期限と担当者を明確にして進捗を管理しましょう。これにより、各タスクがスムーズに進行し、予期せぬ遅延を防ぐことが出来ます。
さらに、関係者間のコミュニケーションを密にし、必要な調整を随時行うことも忘れずに。定期的な進捗報告と会議を設定し、全員が最新情報を把握できるようにしましょう。
【関連記事】オフィス移転のスケジュールを徹底解説！ 必要タスクと適正な実施時期
パートナー選定
オフィス移転は自社のみで進めることも可能ですが、課題の明確化やスケジュール管理などやるべきことが多く非常に複雑です。特に、オフィス移転が初めての場合は、専門的なサポートを受けることを強くおすすめします。
例えば、移転サービス会社なら要件に合わせたオフィス探しから内装構築などを一気通貫で支援している場合もあります。
専門家の知識と経験を活用することで、移転プロジェクトを効率的かつ効果的に進行させることができます。過去の実績や評判をチェックし、信頼できるパートナーを探してみてください。プロフェッショナルの力を借りて、移転を成功に導きましょう。
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■課題1.人員増加によりオフィスが手狭になった
ここからは、従業員の急激な増加により「座席が足りない」「話し声で集中が途切れる」といった課題を抱えた企業の事例をご紹介します。
急成長に伴い短期間での再移転。多忙な状況から効率的に移転を実現｜株式会社MagicPod 様
株式会社MagicPod様は、AI技術を活用したテスト自動化プラットフォーム「MagicPod」を提供する企業です。急成長により人員が5倍近くに増え、オフィスのキャパシティを超過。
物件の契約期間は通常2〜3年で、途中解約を行うと多額の解約料が発生します。そのため今後もハイペースで採用が続くことを考慮し、前オフィスの約7倍の広さを持つセットアップオフィスを選びました。
この移転により、従業員全員が快適に働けるスペースを確保し、業務効率を大幅に向上させることが出来ました。
急成長に伴い、短期間での再移転。選んだのはセットアップオフィス。 オフィス移転経験のない担当者と同じ目線に立っての対応に安心感
将来性を見据えてオフィス移転を決断。コミュニケーションが活性化されるワンフロアオフィスへ｜株式会社サンワカンパニー 様
株式会社サンワカンパニー様は住宅設備機器や建築資材のEC販売を手がける企業です。
急激な人員増加に伴いオフィスを増床したことで、オフィスが4区画のフロアにまたがる形に。それでも席が不足している上に、コミュニケーションが取りにくいという課題に直面しました。
在宅勤務やフリーアドレス制を導入して座席数を減らすことも検討しましたが、今後も採用を強化していく予定があるため、オフィス移転が最適な解決策と判断しました。
コミュニケーションの円滑化を図るため、新しいオフィスでは全従業員を1フロアに統合します。
従業員増や働き方の多様化を受けて、オフィスの最適解を探る。 企業の中長期を見据えた、未竣工ビルへの移転計画
ビル内に点在するオフィスを集約し、全社横断での円滑なコミュニケーションと組織運営の効率化を実現｜Ubie株式会社 様
Ubie株式会社様はハイブリッドワーク（出社とリモートワークの併用）を導入していましたが、全社ミーティングの際にはオフィス出社を推奨していました。
しかし、移転前のオフィスではスペースが不足し、従業員全員が集まることができない状況でした。さらに、従業員が増えるにつれて複数のフロアを借りる状況となり、組織運営に限界を感じていました。
従業員数が200人を超えたため、組織間のコミュニケーションも重視する必要があると考え、新オフィスの選定においては横断的なコミュニケーションの取りやすさを優先しました。広さと拡張性を兼ね備えた物件を選定した結果、全従業員が一堂に会することが可能となり、コミュニケーションの円滑化と組織運営の効率化を実現しました。
更なる急成長を見越した未来へ向かうオフィス 移転の裏テーマは「質実剛健」！？
「らしさ」を消さない元気で明るいオフィスへ移転｜ポジウィル株式会社 様
ポジウィル株式会社様は「POSIWILL CAREER（ポジウィルキャリア）」というキャリアコーチングサービスを提供しています。このサービスは利用者の理想のキャリア形成をサポートするものであり、利用者数は前回の移転時に比べて約10倍に増加しました。
前オフィスの契約期限が近づく中で、今後の規模拡大を見据え、より広いオフィスを希望していました。
特に、前オフィスでは執務スペースの一画に面談ブースがあり、声を抑えて話さなければならず、利用者が目標を達成したときに素直に喜びを表現できないという課題がありました。
新しいオフィスでは面談ブースと執務スペースを明確に分けることで、利用者とより自然な会話が出来る環境を整えました。
これにより、ポジウィルらしい元気さや明るさを発揮できるようになりました。
良いことがあれば大声で、思いきり喜びあえるオフィスに 拡大を視野に、再び移転
■課題2.コストを抑えてオフィス移転したい
オフィス移転には高額な費用がかかるという印象が強いかもしれません。
しかし、「短期間で移転を予定している」「オフィスの利用頻度が低い」といった理由から、多くの予算をかけたくない場合もあるでしょう。
ここからは、低コストでオフィス移転を実現した企業の事例をご紹介します。
今後の再移転を考慮し、コストを削減しながらも柔軟性の高いシェアオフィスを選択｜株式会社shizai 様
株式会社shizai様はEC/D2C事業者のバックエンド全般をサポートする企業で、急速に成長しています。現在、従業員数は20人ですが、今後数年以内に30人、50人と採用を進めていく予定です。
組織の拡大に伴い、現オフィスが手狭になってきたため、契約期間の満了を機に新オフィスへの移転を決定しました。
2年後には再度移転を予定していたため、今回の移転では特にコストを重視。頭金や退去費用を含めて安価に抑えられる物件を探し、最終的にシェアオフィスを選びました。
この選択により、コストを大幅に削減しながらも、必要な機能を備えたオフィス環境を確保することが出来ました。
変化の激しいスタートアップだからこそ、 低コストかつ柔軟性に富んだオフィス選びを
セットアップオフィスを選択し、利便性の高さとコスト良さを両立｜株式会社バトンズ 様
株式会社バトンズ様は、人員増加に伴うスペース不足が課題でした。前のオフィスが入っていたビル内で席を増やす選択肢も検討しましたが、事業が順調に成長していることを考慮し、移転を選択されました。
移転先のオフィスでは、面積とエリアの条件を満たしつつ、初期費用を抑えられる物件を探していました。居抜きオフィスも選択肢に入っていましたが、最終的にはよりコストを削減可能なセットアップオフィスを選定しました。
この選択により、同社は広さとコストのバランスが取れた新しいオフィス環境を実現しました。
人員増により移転。 初期費用を抑えて使い勝手の良いオフィスに入れる 「セットアップオフィス」という選択
リモートワークへの対応に伴い縮小移転。最小限の費用で充実した社内コミュニケーションを実現｜株式会社ノハナ 様
株式会社ノハナ様は、フォトブック印刷・成長記録アプリ「ノハナ」を展開する企業です。
これまでリモートワークを試験的に導入していましたが、コロナウイルス感染対策として原則リモートワークに移行し、オフィスの利用頻度が大幅に減少しました。
今後もリモートワーク中心の働き方が続くことを見越して2020年4月頃からオフィスの移転を検討し、最終的に、初期費用や内装費用を最低限に抑えることが可能なセットアップオフィスを選びました。
また、モニターの数も最低限に抑え、不要な分は高く買い取ってくれる業者を探して依頼。引っ越しもそのまま廃棄業者に依頼し、費用も数万円に抑えることが出来たのです。
引っ越し費用はミニマムに。 固定費を下げつつ、新築ビルのセットアップ物件への移転
■課題3.ブランディングを強化したい
オフィスは単なる作業スペースではなく、自社のブランドイメージを伝える重要な要素です。せっかく新しいオフィスを構えるなら、訪れる人々に強い印象を与え、自社のブランド価値を高めたいものです。
ここからは、ブランディングにこだわった企業の事例をご紹介します。
「人をつくる」をミッションに駅直結の新築オフィスビルへ移転。社内外へのブランディング強化に成功｜アルサーガパートナーズ株式会社 様
アルサーガパートナーズ株式会社様は、コンサルティングから開発までを一気通貫で行う企業です。
同社は「訪れやすい会社」を目指し、エントランスをなくしてラウンジを設置し、お客様も利用可能にしました。すでに、社外の方を招いたワイン会や寿司パーティー、ピザパーティーなど、さまざまなイベントも開催されています。
その結果、取引先や出資企業からも「見に行きたい」と言われるようになり、オフィスそのものがビジネスの一環として活用されています。
さらに、今回のオフィス移転はアウターブランディングだけでなく、インナーブランディングにも効果的であると考えています。
同社のミッションは「人をつくる」であり、新しいオフィスがそのミッションの実現に寄与すると信じています。「渋谷駅直結の、メディアにも取り上げられるような新しいオフィスビルで働いているんだ」という誇りが、従業員のモチベーションに繋がるのではないでしょうか。
素晴らしいオフィスで働くことで得られる自覚が、社員一人ひとりの成長を後押し。駅直結・新築オフィスビルへの移転はブランディングや社員のモチベーション向上につながる
初めてゼロから内装を作る移転に挑戦し、コーポレートブランディングにつながるオフィスを実現｜AIQ株式会社 様
AIQ株式会社様はこのたび、初めて内装作りも含めた移転を行いました。
新オフィスでは、会社のロゴやパーパス、サービス名などが自然に視界に入るように設計しました。
入口には社名を象ったテーブルが設置され、オフィス奥にはサービス名「Moribus」が記されています。また、コーポレートカラーである褐色（かちいろ）を多用し、統一感を演出しました。
また、今回の移転でオフィスを作り込んだためメディア取材も受けやすくなったそうです。
コーポレートカラーや社を象徴する文言を採り入れ、ブランディングに寄与するオフィスを実現
「普通ではない」オフィスを目指したこだわりの内装。ユニークな場所作りでウェルカムバリューを創出｜株式会社KITEN 様
株式会社KITEN様は、広告事業をはじめ、コンサルティングやECメーカー業など多岐にわたる事業を展開しています。
クリエイティブな仕事に携わるため、”普通”を避けたいという強い意志があり、従業員、採用候補者、顧客に対して印象に残るオフィスを目指しました。
具体的には内装にこだわり、エリア別に異なる印象を与えるデザインを採用しています。
例えば、エントランスは全体がほの暗く、金属的な雰囲気の中に緑を基調とした空間が広がり、盆栽が置かれています。「KITEN社のエントランスが変わっていた」と思い出してもらえるようなユニークな場所となっています。
前オフィスと同じ渋谷道元坂エリアに絞った移転を希望。オフィスを訪れるすべてのひとの印象に残る「普通ではないオフィス」を実現
■オフィス移転で課題解決。ご相談はHATARABAへ
本記事で紹介した成功事例からも明らかなように、オフィス移転は多くの経営課題を解決する有効な手段となり得ます。
しかし移転を成功させるためには、明確な目的設定、綿密なスケジュール管理、そして信頼できる移転パートナーの選定が不可欠です。
HATARABAは、これまで多くの企業のオフィス移転や見直しに携わってきた実績があります。豊富な経験と深い知識を活かし、企業の成長を支える最適なオフィス環境を提案します。
オフィス移転に関するお悩みやご相談があれば、ぜひHATARABAにお任せください。
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