オフィスの移転は企業の業績を左右するだけでなく、自社のブランディングや従業員の満足度を高めるための非常に重要なプロジェクトです。しかし、高額な費用が発生するうえに頻度としては数年に一度あるかどうかで、社内にノウハウが蓄積されておらずオフィス移転にかかる費用を削減しようと思っても、どうのようにすればいいのか分からないとお悩みの担当者様も多いのではないでしょうか？そこで本記事では、オフィス移転の費用を削減する7つのポイントを解説していきます。
また、以下の記事ではオフィス移転全体の流れを大きく4つのステップに分けて解説していますので、オフィス移転の要点を把握しておきたいご担当者様は、本記事とあわせてご一読ください。
オフィス移転にかかる費用を削減する７つのポイント
オフィスを移転するためにはさまざまな費用が発生しますが、以下のようなポイントを押さえることで費用を削減することができます。
－オフィス移転の費用をシミュレーションする
－移転期間に余裕を持たせ無理のないスケジュールを組む
－什器・備品を再利用する
－複数の業者から見積もりを取る
－オフィス移転コンサルタントへ依頼する
－居抜きでの移転・退去も検討する
－補助金・助成金を利用する
ひとつずつ解説していきます。
オフィス移転の費用をシミュレーションする
オフィス移転の費用を抑えるためには、何にどれだけかかるのかをシミュレーションしておくことが重要です。
オフィス移転には引越し業者や原状回復工事業者などに支払う費用だけでなく、新オフィス契約時にかかる仲介手数料や諸々の雑費、家具購入費などさまざまなところで費用がかかるため、見落としてしまうと費用が当初の想定よりも高額になってしまうかもしれません。
あらかじめオフィス移転費用の相場を確認し、概算で構わないので費用の計算をしておきましょう。オフィス移転にかかる費用の目安や相場は以下の記事で詳しく解説しています。
移転期間に余裕を持たせ無理のないスケジュールを組む
余裕を持った無理のないスケジュールを組むことで、旧オフィスを使用しない期間の賃料支払いや違約金を削減できます。
オフィス移転においては新オフィスの内装工事のため、旧オフィスと新オフィスの両方に賃料を支払う期間がある程度発生しますが、重複した期間が長すぎれば余計に賃料を支払うことになります。また、スケジュールに余裕がなければ急なトラブルの発生などで予定より退去が遅れてしまい、違約金が発生することもあります。
オフィス移転は6か月以上かかる長期的なプロジェクトなので、どのタイミングでどのようなタスクが必要となってくるのかを確認し、無理や無駄のないスケジュールで進められるように計画を立てましょう。オフィス移転に関わる情報収集から現オフィス引き渡しまで、時系列に沿った全体のスケジュール表はこちらからダウンロードしてご覧いただくことができます。
什器・備品を再利用する
可能な限り什器・備品を再利用することで、オフィス移転にかかる費用を削減できます。
什器や備品を処分するためには産業廃棄物処理業の許可を持つ業者に依頼する必要があり、量が多くなれば費用も高額になりますが、什器・備品を再利用することで処分する量が減少すれば費用を削減できるからです。
また、再利用する分だけ新規購入する費用も削減できます。
複数の業者から見積もりを取る
複数の業者から見積もりを取ることで、オフィス移転にかかる費用を削減できます。
オフィス移転業者はそれぞれ得意分野が異なり、得意分野に関しては費用を抑えられる一方で、不得意分野については高めの費用になりやすいからです。見積もりを取ることで自社にとって最適な業者を選択できます。
オフィス移転の専門家、プロへ依頼する
オフィス移転コンサルタントへ依頼することで、個別に業者へ依頼するよりオフィス移転にかかる費用を削減できます。
たとえば、引っ越しは業者Aに依頼し内装工事は業者Bへ依頼するといったように、オフィス移転で発生する作業ごとに異なる業者へ依頼すると、積み重ねた費用が高額になってしまうことがあります。
一方、オフィス移転コンサルタントへ依頼すれば、オフィス移転プロジェクトの要件定義から業者の選定・手配、スケジュール管理、トラブル対応まで一括で対応してもらうことができ、無駄な費用が発生しません。
コンサルタント料は必要ですが、コンサルティング料以上に大幅なコスト削減効果が期待できます。
居抜きでの移転・退去も検討する
居抜きオフィスへの移転もしくは居抜きでの退去が可能なら、通常のオフィス移転より費用を削減できます。
居抜き（いぬき）とは、前に借りていた企業の内装やレイアウト、設備などを後継企業が引継ぎ、入居または退去することです。
居抜きオフィスへ移転すれば、内装工事にかかる費用を最小限に抑えることができるだけでなく移転期間を短縮できるうえ、社員の負担を最小限に抑えて契約開始後すぐに業務が始められます。ただし、居抜きオフィスを扱う不動産業者が少なく、物件が限られる点がデメリットです。
一方、居抜きでオフィスを退去する場合は、旧オフィス原状回復工事・不用品廃棄費用を最小限に抑えることができ、契約期間ギリギリまで旧オフィスで業務をおこなうことが可能です。ただし、居抜き退去にはオーナーの承諾が必要です。
イメージ通りの居抜きオフィスが見つかるとは限りませんが、居抜きによるコスト削減効果は高いので、検討する価値はあるといえるでしょう。
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補助金・助成金を利用する
補助金もしくは助成金を利用できれば、オフィス移転費用の一部を補填できます。オフィス移転に伴う直接的な補助金はありませんが、オフィス移転に伴い、同時に利用することを検討できる補助金・助成金として以下のようなものがあげられます。
－IT導入補助金
－ものづくり補助金
－創業助成金
－小規模事業者持続化補助金
－事業継承補助金
－地方自治体によるオフィス移転支援
補助金・助成金が活用できるかは移転の時期・会社の規模・移転先候補地などによっても異なりますが、百万円単位のコスト削減が実現できる可能性もあるため、利用できる補助金や助成金がないかを確認・検討してみましょう。
オフィス移転の費用を削減するならHATARABA
オフィスの移転が完了するまでには多くの社外関係者とのやり取りが必要で、発生するタスクは複雑かつ多岐に渡ります。そのため、早めにスケジュールを組んだとしても、思いもよらないところでトラブルや余計な費用が発生することも少なくありません。オフィス移転は数年に一度あるかないかの大きなプロジェクトです。移転経験が少ないなかスムーズにプロジェクトを進めるためには、オフィス移転のプロに相談することをおすすめします。
HATARABAが提供する「オフィス移転コンサルティング」は、お客様の希望に合わせた物件のご提案や内見、賃貸借契約のサポート、内装パートナーの選定などオフィス移転のプロジェクト全体を一括サポートします。また、年間3,000件以上のオフィス移転相談を受ける豊富な実績から、弊社ならではのさまざまなアドバイスやご提案もしています。無料のご相談も可能ですので、費用だけでなく少しでもオフィス移転に関する疑問点や悩みがある方は、お気軽にご相談ください。
