ABWは、従業員がその日の業務内容や好みに応じて働く場所を自由に選べる新しい働き方です。従業員の生産性を高め、優秀な人材を確保しやすいとされていますが、従来の働き方とは具体的にどのような違いがあるのでしょうか。
そこで本記事では、ABW型オフィスのメリットやデメリット、導入時のポイントについて詳しく解説します。ABWを導入するかどうかの判断材料として、ぜひ参考にしてください。
■ABW型オフィスとは
ABW（Activity Based Working / アクティビティ･ベースド･ワーキング）とは、従業員が働く場所を選択する柔軟な働き方のことです。ABW型オフィスでは、毎日オフィスに出勤する必要はなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースなども働く場所の選択肢に含まれます。一人ひとりが業務内容やその日の気分に合わせて環境を選べるため、生産性や創造性の向上が期待されます。
ABWとフリーアドレスの違い
ABWと混同されがちな言葉にフリーアドレスがありますが、働く場所に明確な違いがあります。
フリーアドレスはオフィス内に固定席を設けず、従業員が自由に席を選ぶ制度です。部署やチームでまとまる必要がなく、組織全体のコミュニケーションが促進されます。
一方、ABWはオフィス内の自由な席選びに加え、カフェやサテライトオフィス、コワーキングスペースなども選択することが出来ます。
ABW型においては例えば、集中したい業務は静かな自宅で、チームでのブレインストーミングは開放的なコワーキングスペースで行う、といったように場所を使い分けることができます。つまり、フリーアドレスが単にオフィス内の席を自由に選ぶだけなのに対し、ABW型オフィスは働く場所そのものを柔軟に選ぶことが出来るのです。
以下の記事ではフリーアドレスのメリットやデメリットについて詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
向いている業種・職種
ABW型オフィスは、特にクリエイティブな業務やプロジェクトベースの仕事が多い企業に向いています。広告代理店やデザイン会社、IT企業が代表的な例です。
職種で言えば、外出が多い営業職、社内外の方との接点が多い企画やマーケティング職もABWに適しています。
一方で、従業員の居場所が分かっていた方が業務効率が良い部署はABWに向きません。例えば、機密性の高い情報を扱う経理部門は、従来の固定席やセキュリティが確保された環境での作業が適しています。
ABWの導入を検討する際には、自社の業務内容や各部署の特性を考慮することが重要です。
■ABWを導入するメリット
ABW型オフィスを導入することで得られる4つのメリットをご紹介します。
生産性が向上する
集中しやすい環境は人によって異なります。ABW型オフィスでは、従業員一人ひとりが集中して業務に取り組むのに最適な環境で働くことができるため、生産性の向上に期待できます。例えば、オフィス内であっても「電話や話し声が気になってしまう」という従業員は個室スペースを選択し、「多少雑音があったほうが集中しやすい」という従業員はカフェスペースを選択するかもしれません。
このように、従業員それぞれが業務や性格に合わせて作業場所を選ぶことが出来るため、効率的に仕事を進めることが可能です。
オフィス費用を削減できる
一人につき一台のデスクを用意する従来のオフィスでは、従業員全員分の座席を確保する必要があります。そのため、従業員が多ければ多いほど広いフロア面積を確保しなければならず、賃料や光熱費も高額になりがちです。しかし、ABWを導入することでオフィスのスペースを効率的に使用でき、賃料や光熱費といった固定費を抑えることができます。
人材の確保や維持につながる
働き方に対する価値観が多様化している現代では、柔軟な働き方を求める人が増えています。ABW型オフィスを導入することで、従業員一人ひとりのニーズに応じた働き方が可能になります。
例えば、自宅から会社までの距離が遠く通勤に時間がかかる従業員や、集中力を高めるために静かな環境を求める従業員なども、ABW型オフィスであれば柔軟に対応することができます。従業員が自身に合った職場環境を選べることで、労働環境に対する満足度が向上し、結果的に離職率の低下につながるでしょう。
また、柔軟な働き方を提供する企業は、求職者にとっても魅力的な職場に映り、優秀な人材を引き寄せやすくなります。
新しいアイデアが生まれやすい
ABWは従来の固定席とは異なり、従業員が好きな場所で働くことができます。
同じオフィス内でも席を変えるだけで気分転換になり、普段は関わりの少ない部門同士がコミュニケーションを取る機会も増えます。これにより、異なる視点や知識が融合し、新しいアイデアが生まれることが期待されます。
さらに、カフェや自宅でリラックスしているときに、新しい発想が生まれることもあります。
働く場所が自由になることで、従業員が創造性を発揮しやすくなるのです。
■ABWを導入するデメリット
ABW型オフィスにはメリットだけでなくデメリットや課題も存在します。ここでは、代表的な3つのデメリットをご紹介します。
勤怠管理が複雑になる
ABW型オフィスでは、オフィス以外の場所でも働くことがありますが、カフェや自宅には固定席やタイムカードが存在しません。
そのため、オフィスで働くことを想定した従来の勤怠管理方法では、オフィス以外の場所で働く従業員の正確な勤怠管理や人事評価を行うことは難しいでしょう。正しく評価されないことは、従業員の働く意欲の低下につながりますが、勤怠ルールを厳しくしすぎても不満が出てしまいます。
ABW型オフィスを導入する前に、適切な勤怠管理や人事評価の方法を整備しましょう。また、ABW型オフィスは従業員が自律的に働く場所や環境を選択する働き方です。企業としても従業員にただ任せるだけでなく、社内ルールを決めて全員が理解できるように、しっかりと周知徹底を行いましょう。
部門内のコミュニケーションが不足する恐れがある
ABW型オフィスでは従業員が自由に働く場所や時間を選択するため、同じ部署内であってもメンバー同士が直接顔を合わせる頻度が減り、コミュニケーションが不足する可能性があります。特に、まだ業務に慣れていない新人、若手従業員が孤立しやすくなることが懸念されます。そのため、積極的にコミュニケーションを図り、チームの結束力を維持するための工夫が必要です。
代表的な方法としては、オンラインツールを活用して、リモートワーク中でも円滑にコミュニケーションを取れる仕組みを整えることが挙げられます。
他にも「メンター制度を導入し、新人や若手がいつでも相談できるようにベテランの従業員を配置する」「定期的にチームミーティングや社内イベントを開催する」などの方法があります。
セキュリティリスクが高まる
企業は顧客情報や人事情報、財務情報といった情報を多く保有しており、取り扱いには厳重な管理が必要です。従来のオフィスであれば、ゾーニングやセキュリティソフト、VPNなどのセキュリティ対策を行っている企業が多いでしょう。しかし、ABW型オフィスでは業務用のPCや備品を外に持ち出す機会が増えるため、情報漏えいといったセキュリティリスクが高まります。
例えば、情報の管理方法として、紙、USBメモリ、ハードディスク、自社サーバー、クラウドがありますが、適切に保護されていないと情報は簡単に漏れてしまいます。
リスクを軽減するためには、全従業員に対して機密情報の取り扱いに関する教育とトレーニングを定期的に実施し、意識を高める必要があるでしょう。
■ABWを成功させるためのポイント
ABW型オフィスを成功させるためには、導入前にしっかりとした準備と計画が不可欠です。以下に、成功のために知っておきたいポイントをご紹介します。
マネジメント方法を見直す
ABWでは、従来の勤怠管理や人事評価のシステムをそのまま利用するのは難しいでしょう。特に、自宅やカフェなどオフィスの外で働く場合、実際の労働環境を直接確認できないため、法定外の残業が発生しても把握しづらくなります。
対策としては、勤怠管理システムの導入をおすすめします。このシステムは、オンラインで出退勤を記録し、リモートワーク中の労働時間を正確に把握するシステムです。従業員の労働時間や休暇の状況をリアルタイムで確認し、過剰労働を防ぐことができます。
さらに、人事評価制度も見直す必要があります。これまでの勤務時間や出勤日数を基準とした評価ではなく、設定した目標とその達成度で評価する目標管理制度（MBO）の導入が効果的です。これにより、従業員の成果や貢献度を公正に評価することが可能となり、モチベーションの向上にもつながります。
従業員の意識改革を行う
ABW型オフィスの導入には、従業員の意識改革も欠かせません。経営陣がABW型オフィス導入を宣言したとしても、「全員が出社して、いつも同じ席で仕事をする」など、以前と変わらない状況になるかもしれません。
新しい働き方に対する理解と協力を得るためには、教育やトレーニングが必要です。例えば、ABWのメリットや実際の運用方法について説明するセミナーを開催し、従業員の理解を深めることが重要です。
従業員がABWの本質を理解し、その恩恵を実感することで、徐々に浸透していくでしょう。
セキュリティ対策を強化する
ABW型オフィスでは従業員がさまざまな場所で働くことになるため、資料やパソコンを持ち運ぶ機会が増えます。これに伴い、移動中の紛失や置き忘れなどのセキュリティリスクが高くなってしまいます。
そのため、ABWを導入する前にセキュリティ対策を強化する必要があります。
例えば、使用するパソコンやタブレット、スマホにはセキュリティソフトをインストールすることを徹底します。他にも「デバイスの暗号化」や「リモートワイプ」なども有効です。これらの対策により、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが出来ます。
■まとめ
本記事では、ABW型オフィスのメリット・デメリットや導入時のポイントについてご紹介しました。ABW型オフィスを導入することで、生産性の向上やコスト削減、人材の維持など、多くのメリットを享受できます。
しかし、いくつかの課題も伴います。ABWを導入する前に、その特徴を十分に理解し、事前に対策を講じることが重要です。
なお、ABW型オフィス以外にも働き方を見直す方法は存在します。例えば、より効率的で創造的なビジネス環境を構築するための手段として、「HATARABAサーベイ」の活用をおすすめします。
「HATARABAサーベイ」は、オフィスの利用状況を可視化し、部署・役職・職種などの切り口から定量的に分析することで、オフィスの課題や改善点を明らかにします。これにより、オフィスを最適化するための合理的な意思決定が可能となり、理想のワークスタイルを実現するサポートが得られます。
ABWを含めさまざまな働き方を検討し、企業全体の成長と発展を目指しましょう。
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