近年、新たなオフィス形態として台頭している「サービスオフィス」は働き方改革やリモートワークなどの社会の需要もあり、より注目を浴びているオフィス業態です。
しかし、一方でサービスオフィスを提供している企業は数多くあり、どの事業者が良いのか、どの物件が良いのかとサービスオフィスを検討するにあたっても迷われる声も多く聞きます。
そこで、本記事ではサービスオフィスについてメリットやデメリット、向いている業種・業態など基本的な部分を解説したうえで、自社にあったサービスオフィスの選び方についても解説します。
・サービスオフィスについてまず知りたい
・サービスオフィスが移転先の選択肢になるか判断したい
・どのサービスオフィスが自社に望ましいか悩んでいる
これらの課題をお持ちの方は本記事が解決の参考になりますのでぜひご一読ください。
サービスオフィスは成長企業の新しいオフィスの形
サービスオフィスはオフィスとしての什器や設備・ファシリティ・通信回線などが既に用意されており、入居した次の日から即座に充実した環境で業務に取り組むことができるスタイルのオフィスです。
設備が充実しているだけでなく、秘書業務や事業サポートなど様々なオフィス機能に＋αのサービスを受けられるのも特徴です。
多くのサービスオフィスはフリーアドレス形式の共有のワークスペースやラウンジなど、カジュアルに他社とのコミュニケーションも取りやすい共有スペースと、自社社員のみが入室できる占有スペースを備えており、業態や事業規模に応じて「共有スペースのみ」の契約を選択できるオフィスもあります。
出典：「フレキシブルオフィス市場調査2023」（ザイマックス不動産総合研究所）
ザイマックス総研のフレキシブルオフィス市場調査2023によると、東京23区内のサービスオフィスを含む「フレキシブルオフィス」は1,260拠点、総面積は約23.9万坪であり、賃貸オフィスに占める割合も含め、年々増加していることがわかります。
サービスオフィスとシェアオフィス・コワーキングスペース等との違い
サービスオフィスは比較的新しい概念ですが、近年注目されている業態として混合されがちなのがシェアオフィスやコワーキングスペースなどといった業態です。
サービスオフィスと近い業態、混合されがちな業態について違いを解説します。
※定義によっては一部重複する点もありますが、そういった場合も主な違いや目的などから差を解説しています。
シェアオフィスとの違い
シェアオフィスとは、複数の事業者でオフィスのスペースやファシリティをシェアする形態のオフィスのこと。発生するコストを入居者で割って負担することになるため、月々のランニングコストを抑えることが主な目的です。
サービスオフィスも一部のワークスペースやファシリティを共有する形態も多いため、定義としてはシェアオフィスと線引きがあいまいな部分もありますが、シェアオフィスはオフィス機能をシェアすることに重点が置かれており、付帯サービスの有無や充実度は重視されない傾向にあります。
コワーキングスペースとの違い
コワーキングスペースは複数の事業者で一つのワークスペースおよびそのスペースに設置されたファシリティをシェアするスペースのこと。小規模なスタートアップや個人事業主などの業態に好まれる形態です。
仕事をする空間や設備をシェアするという点においてシェアオフィスに近いですが、「オフィスの機能全般」よりも「仕事をする空間」に重点を置いたコストのかからないサービスを指す傾向にあります。
また、場所をシェアすることでコストを抑えることに加え、入居者同士のコミュニケーションに重点を置くコワーキングスペースも少なくありません。
サテライトオフィスとの違い
サテライトオフィスとは本社や支社などの重要な拠点以外に小規模に設置されたオフィスのこと。その名の通り、「衛星」のような位置づけのオフィスです。
重要拠点から離れた拠点に簡易なオフィス機能を設置することで、遠方在住者の通勤の利便性を高めたり、新規エリアに柔軟に進出・撤退が可能な点がメリットとして挙げられます。
サービスオフィスとはそもそも概念として異なりますが、サテライトオフィス用途でサービスオフィスを契約する選択肢はとりえます。
バーチャルオフィスとの違い
バーチャルオフィスとは、空間としてのオフィスではなく会社の住所をはじめとする複数の機能をバーチャルで提供するサービスのこと。電話受付対応、郵便物の受け取りや転送など、サービスオフィスで提供する機能と重複する点も見られます。場合によっては時間貸しの会議室などのスペースを提供するようなサービスも存在します。
ただし基本的にはオフィスを持たずに自宅などをメインに仕事をする事業者が空間を必要としないオフィスの機能の一部をレンタルおよび業務委託するサービスであり、働く場所としてのオフィスを提供するわけではない点がサービスオフィスとは大きく異なります。
サービスオフィスのメリット
サービスオフィスにはコスト面や運用面、さらには他社とのコミュニケーションの取りやすさといった点においてもメリットが見られます。
初期費用や構築の手間が抑えられる
サービスオフィスは既に業務に必要な環境の多くがあらかじめ整えられているため、オフィス入居に伴う構築費用は大幅に抑えられます。
また、敷金（保証金）などもオフィスを占有的に契約するケースと比較すると低く抑えられる傾向にあり、初期費用の面ではトータルでメリットが大きいと言えるでしょう。
ランニングコストが抑えられる傾向にある
サービスオフィスは初期コストだけでなく、ランニングコストについても同等の立地で同等の機能を有した自社オフィスを持つのと比較して抑えられる傾向にあります。
いわゆる一等地に費用を抑えながらオフィスを構えたい場合にもサービスオフィスを利用するのは一つの有力な選択肢です。
ただし、サービスオフィスの月額の利用料金も事業者・物件・プランなどにより大きく差が出ます。
移転・拡大・縮小が柔軟
サービスオフィスはプランの選択や解約にも融通がききやすいため、事業拡大に伴う利用の拡大や逆に縮小、解約などの選択も柔軟に可能です。
プロジェクトの立ち上げにともなってメンバー用にサービスオフィスを契約し、プロジェクトが終了したら解約するといった小規模・短期間を前提とした利用にも活用できます。
柔軟なワークスタイルに対応
サービスオフィスは近年需要が増えているテレワークとの親和性も高い働き方です。在宅勤務、出社が業務内容やプライベートの予定とも合わせて柔軟に選択できる環境においてオフィスの役割そのものが変化しつつありますが、その中で業務に必要な機能を有したサービスオフィスは柔軟に活用できる環境と言えるでしょう。
サービスオフィスによってはメインで契約しているオフィス以外の拠点の利用も可能なため、社内の運用によってはさらに利便性・効率の面からもフレキシブルな活用が可能です。
他の入居者とのコミュニケーションが取れる
サービスオフィスでは共用のワークスペースやラウンジなどで他の入居者とのコミュニケーションがとりやすいこともメリットとして挙げられます。
他社の社員と気軽に会話できることはリフレッシュになるだけでなく新しい案件創出、事業創出に繋がるようなことも期待できるかもしれません。
サービスオフィスによっては入居者同士のコミュニケーションを重視し、積極的にマッチングやイベントの開催を行っていることもあります。
サービスオフィスのデメリット
サービスオフィスには様々な面でコストメリットや利便性がある一方でセキュリティ面や構築の自由度においてはデメリットも。
サービスオフィスにおけるデメリットや注意点について解説します。
ランニングコストが高額な場合もある
サービスオフィスの料金体系は事業者や入居するオフィス、契約するプランによっても大きく異なりますが、場合によっては高額のコストがかかり、逆に自社で単独で入居できる物件を探した方がランニングコストが抑えられる可能性もあります。
月々のランニングコストを重視する場合、機能性などよりも料金に重点を置くのは当然のことながら、他の要件によってはサービスオフィス以外の選択を検討する方がより条件にあったオフィスを探せるケースもあるため、幅広い視点で検討することが重要です。
セキュリティ上の懸念がある
サービスオフィスには自社の社員や取引先だけでなく、他の入居企業やその取引先など多くの第三者が出入りします。そのため、重要情報・機密情報などのセキュリティ上の扱いについては従来のオフィスよりも慎重な管理が必要です。
共有のワークスペース・ラウンジやファシリティなどには重要な情報を持ち出さず占有スペースの中だけで取り扱うような自社の中での運用ルール決めも重要です。
また、Wi-Fiも共有する形態のサービスオフィスが多いため、重要な情報のやり取りについては自社ネットワークの構築などの対策も求められます。
他社との共有設備が思うように利用できない可能性がある
会議室や共用のファシリティなどを他の入居者と共有で利用する運用の場合、他社の利用頻度によっては自社で思うように使用することができず、業務効率が低下するケースがあります。
会議室の不足は個別にオフィスを所有していても直面する問題ではありますが、他社の利用状況は把握・マネジメントができないため、効率的な利用が困難になることが懸念されます。
独自のオフィス構築が難しい
入居した時点からあらゆるオフィス機能が用意されていることはサービスオフィスの大きなメリットですが、裏を返すと自社の独自性を出したオフィスの構築が困難であることを意味します。
エントランス、ワークスペース、会議室など全てのオフィス空間において自社のコンセプトを打ち出したいような場合は、空間の一部であっても「シェア」する方針は向かないため自社で占有的に利用・構築できるテナントオフィスを契約する方が望ましいでしょう。
サービスオフィスが向いている企業・向いていない企業
サービスオフィスは説明の通り様々な点でメリットの大きい業態ですが、業種・業態や自社の目指す働き方により向き・不向きがあります。
サービスオフィスが向いている企業・向いていない企業について特徴をまとめたので自社でサービスオフィスを検討するにあたって参考にしてみてください。
サービスオフィスが向いている企業
サービスオフィスは以下のような企業に特に向いています。
–初期費用を抑えて良い立地にオフィスを置きたい企業
–テレワーク・リモートワークを促進したい企業
–企業のフェーズに合わせて柔軟に契約を変更したい企業（スタートアップなど）
–他社とのコミュニケーションに価値を見出せる企業
サービスオフィスはコスト面、運用面に優れた形態であると同時に、他社とのコミュニケーションのハードルが低いことも魅力です。
そういった点に重きを置いている場合、サービスオフィスは有力な選択肢として検討しうるでしょう。
サービスオフィスが向いていない企業
下記のような特徴に当てはまる企業はサービスオフィスには向いていない可能性があります。ただし、運用を工夫する・ポイントを抑えた業者を選択するといった形でサービスオフィスを選択することは可能なので、併せて検討してみてください。
–個人情報・機密情報などを多く扱う企業
–社員を固定席でマネジメントしたい企業
–自社でのオフィス構築にこだわりたい企業
サービスオフィスは自社オフィスに比べると第三者の出入りも多く、またWi-Fiも共用利用が多いため、情報の取扱いには特に注意が必要です。社内ネットワークの構築や、重要な情報を扱う場合は必ず占有スペースで行うなどの運用ルール決めである程度のカバーは可能です。
また、企業の方針、もしくは同じ企業の中でも職種によっては固定席での業務が望ましいケースもあるかもしれません。そういった場合はサービスオフィスの中でも共有スペース・占有スペースを上手く使い分けたオフィスのルール決めが重要です。
失敗しないサービスオフィス選び・契約のポイント
世の中には数多くのサービスオフィスが存在しますが、特徴やセールスポイントは提供事業者や物件ごとに大きく異なります。
サービスオフィスを検討するにあたって、自社にマッチした物件を選択し、より良い条件で契約できるためのポイントについて解説します。
自社にとって重要な要素を優先順位付けする
サービスオフィス選びにおいて何よりも重要なのは、自社がサービスオフィスに求める要件を最初に明確化すること。サービスオフィスに移転することで何を実現したいのか、既存のオフィスのどのような課題を解決したいのかを明確にします。
各々の事業者が魅力的なサービスオフィスを提供していますが、どのオフィスが望ましいかは自社の目的により異なるため、重視するポイントの優先順位付けが何よりも大切です。
優先順位の高いポイントに優れる業者・オフィスを複数選定する
重視するポイントの優先順位づけをした後、その優先順位にそって具体的な業者やサービスオフィスの物件選定を行います。
候補地が絞り込めない場合、優先順位付けが不十分な可能性があるため要件定義から見直すことも重要です。
当社がまとめたサービスオフィスの比較表がありますので、ぜひご活用ください。
実際に足を運んで内覧を行う
絞り込んだ候補地には契約前に優先順位の高い順に実際に足を運んで内覧を行うことを奨励します。情報収集した内容と実際のオフィスにギャップがないか、特に期待していたポイントが実際に有効に機能しているのかといった点を実際に直接目で確認することが重要です。
また、可能な限り既存入居者の情報や共用設備の稼働率などの情報も収集しておくことで、移転後にミスマッチが発覚するリスクを下げられます。
実地だけでなく最寄り駅からの距離や近隣に飲食店、コンビニエンスストア、郵便局といった施設があるのかといった点も、社員の労働環境の満足度に直結するため、内覧時に確認することが望ましいと言えるでしょう。
仲介業者に依頼することで良い条件で契約できることも
サービスオフィスの交渉、契約にあたっては仲介業者に依頼することにより、有利な条件を引き出せる、もしくは何らかのオプションなど有利な条件を引き出せる可能性があります。
一見、直接契約する方が仲介手数料がかからずコストが抑えられるようにも思えますが、仲介業者に依頼することにより、単に手続きの代行により工数が省略できるだけでなく的確な交渉により家賃の減額交渉に成功しやすく、長期的にコストメリットが得られる可能性も。
短期的な手数料がかかる・かからないといった観点だけでなくトータルで比較検討する視点が重要です。
また、仲介業者によっては自社にあったサービスオフィスの選定や内覧への同行など、単なる交渉・手続きの代行にとどまらずトータルでのオフィス移転の支援も可能なため、仲介業者の選択も重要と言えるでしょう。
まとめ
サービスオフィスについて、基本事項からメリット・デメリット、自社に合ったサービスオフィス選びのポイントを解説しました。
サービスオフィスは活用することで様々なメリットが得られ、自社に望ましい働き方を実現できる環境ですが、提供しているサービスの特徴は事業者により大きく異なります。
自社がサービスオフィスに求める要素が何か、自社のビジョンや既存のオフィスの課題に合わせて明確化した上で、マッチするサービスオフィスを検討してみてください。
既存オフィスの課題抽出から候補物件の選定、交渉の代行などサービスオフィスの入居に関してワンストップでサポートさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。
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