オフィスの移転や新規開設することが決定後、候補となる物件を選ぶにあたり膨大な選択肢の中でどの物件が自社にとって良いのか、良い一件に出会うためにどれだけの物件を吟味しなければならないのかと悩まれる担当者様は多くいらっしゃいます。
結論としては、ポイントを押さえながら正しい手順を踏むことにより、最低限の労力で最適な物件を見つけることが可能です。本記事では、実際に物件をゼロから探し始める段階から契約に至るまでを中心に、重要なポイントを解説しています。
・優良な物件の探し方がわからない
・どのくらいの数の物件を検討すればよいのか分からない
・物件の契約や交渉の経験が少なく不安
上記のような課題をお持ちの方には解決のヒントをご提供できますので、ぜひご一読ください。本記事では工程別にポイントを解説していますが、プロジェクト全体の流れについてはこちらの記事にまとめていますので、併せてご覧ください。
【関連記事】オフィス移転の全体像がわかる！移転担当者が理解しておきたい4つのステップ【マニュアル付き】
【ステップ①】効率的・効果的なオフィス物件の絞り込み
物件を一つに絞る上で最初に求められるのは、星の数ほどある物件の中から具体的に検討する物件を絞り込むこと。
効率的に、かつ魅力的な候補物件を見逃すことなく、絞り込みを行うためのポイントを解説します。
要件定義に沿い、条件を絞り込む
現在進行形で出回っているオフィスのテナント入居者募集の数は膨大であり、当然ながら一つひとつを精査することはできません。
自社オフィスとして必要な面積、想定の予算、希望のエリアといった条件から絞り込みを行い、ある程度の候補数を絞り込む工程が重要です。物件の候補を一つに絞り込む上では実地を確認する内見が欠かせませんが、内見にも一定の時間が求められるため足を運べる件数には限りがあります。
明らかに希望内容と乖離した物件の内見に時間を使わないためにも、「内見物件を決める」という段階で精度の高い絞り込みを行うことが重要です。
「HATARABAオフィス」で快適なオフィス探しが可能
当社が運営する、賃貸オフィス検索サイト「HATARABAオフィス」では、便利機能やこだわり検索で快適なオフィス探しをして頂けます。
「新築・築浅」「おしゃれオフィス」「BCP対応」「環境配慮（SDGs）」などのさまざまな人気キーワードからオフィスを探すことができます。AIによるレコメンド機能や新着物件・値下げ物件の通知も可能！
公開物件、非公開物件を広く確認する
一般にアクセスできる情報だけでなく非公開物件も含めて幅広く検討できると、より希望に沿った物件の情報を入手できる確率が上がります。
広く入居を募集している物件の場合、基本的にどの仲介業者を経由してもアクセスできる物件に差はありません。しかし、物件の中にはオーナーの意向でテナント入居者を募集していることを公にしたくない、信頼できる業者にのみ仲介を依頼したい、というような事情で一般公開していない「非公開物件」も存在します。
保有している未公開物件の数や質も業者選びのバロメーターになりえるので併せて参考にしてみてください。
【ステップ②】ミスマッチを解消するオフィス物件の内見
候補物件を複数選定し、実際に足を運んで内見を行います。近年、精度の高いインターネットのマップで周辺状況を確認できたり、「VR内見」のように現場に行かなくとも物件の内部を確認できたりと現地に足を運ばなくても多くの情報を手にできます。
しかし、やはり現地に足を運び実際に目で確認しなければわからないポイント、見落としがちなポイントも少なくありません。そういった部分でのミスマッチをなくすためにも内見は必ず行うことをおすすめします。
内見にあたっての重要なポイントを解説するのでぜひ参考にしてみてください。
確認すべきポイントをチェックリストとして持参
内見ではチェック項目に事前にまとめておき、現地で実際に確認する形を取るのが理想です。
物件の間取りは事前に資料として入手可能ですが、例えば照明や採光といった要素は写真などではイメージが付きにくく、実際に目で現地を確認しなければわかりません。
細かいポイント、特に実際に確認しなければわからないポイントを中心にチェックを行うことが重要です。
事前にチェックリストを作成しておくと、確認内容がスムーズで漏れもありません。
失敗しない内見チェックのポイントとは？
【ステップ③】イメージとのギャップがないか感覚も重要
長期間にわたり利用する可能性のある候補物件は詳細の確認が欠かせませんが、感覚的な印象も同様に重要です。
例えば、いかに専有部分の内装にこだわったとしても建物自体のエントランスの印象が良くないと、来訪者から見て自社のイメージ自体に影響してしまう可能性もあります。
オフィスに通勤し業務を行う社員視点、時折オフィスに来訪する取引先などからの来訪者視点からみた第一印象も想像しながら内見を行うのが望ましいでしょう。
周辺環境も実際に歩いて確認
オフィス環境を考える上ではオフィスの専有部分だけでなく、建物全体、もしくは近隣の環境も整っていることも重要です。
例えば、最寄駅からの距離や地下道があり雨に濡れず通勤できるかといった基本的な条件から、近隣に飲食店やコンビニなどが充実しており食事の調達に困ることはないか、郵便局など、様々な用事をこなせる施設が周辺に充実しているかといった点も考慮すると従業員満足度の向上につながります。
可能であれば昼食時に周辺の飲食店の混雑具合を確認し、ランチ事情に困らない環境であるかなど確認の上、不足する可能性があれば仕出し弁当の宅配業者を探すといった対策も有効です。
居抜き入居の場合は特に念入りなチェックが必要
内装工事費を削減・入居までの工期を短縮する手段の一つとして、前の入居者が利用していた内装を原状回復せずに利用する「居抜き入居」が挙げられます。
居抜きでの入退去は需要と供給がマッチすれば前の入居者、オーナー、新しい入居者それぞれにメリットが大きい手法ですが、確認が曖昧だとトラブルの元となるのも事実。
例えば、前の入居者が建物自体を損壊してしまっていたとしても、そのまま居抜きで引き継ぐことに同意し契約した場合、退去する際の原状回復工事で前の入居者が損壊した部分の修繕についても自社負担となってしまう可能性があります。
後々のトラブルを回避するためにも、居抜きの場合は特に念入りに確認が必要です。
内見する物件数は？20件見て決められない場合は要件定義の見直しを
どのくらいの物件数を内見すればよいか、当社にもお問い合わせいただくことがあります。
解答としては最初の内見で理想の物件に出会えることもあれば、数十件を比較検討されたいという企業様もいらっしゃるため、一概には言えません。目安としては20件の内見を行っても物件を決められない場合、その理由はオフィス選びの軸が定まっていないことに起因する可能性があります。
中々物件が絞り込めない場合、内見数を増やすことよりも改めて要件定義から見直し、内見するオフィスの条件を絞り込んだ方が効率的かもしれません。
【ステップ④】後悔しないためのオフィス物件を決定するコツ
物件を内見後、実際に契約する物件の最終意思決定を行います。重要な意思決定だけに時間をかけて吟味したいところかもしれませんが、良い物件は他の入居者に決まってしまう可能性があるのも事実。
スムーズに後悔のない意思決定を行うためのポイントについて解説します。
100%理想の物件はないと割り切り優先順位をつける
まず、前提として全ての希望条件を100%満たす物件と出会える可能性は高くありません。もしくは仮に希望条件を全て満たす理想の物件に出会えたのであれば、候補を比較検討する必要はありません。
複数の候補地から比較する場合、それぞれの物件に何らかの魅力と気になる点の両方がありその中で意思決定をしなければならないということかと思われます。
ここで重要なのが、項目ごとに優先順位をつけて比較すること。
どのポイントがプロジェクトの要件定義に沿っているか、オフィスのコンセプトにとって譲れないものであるかといった視点から論点ごとに優先順位をつけ、優先順位の高い項目での評価が高い物件を選定していくのが望ましいと言えるでしょう。その際、比較項目を列挙した比較表を用いるとよりスムーズです。
予算は賃料に囚われず広い視点で比較する
物件の選定において欠かせないポイントの一つがコスト。特に、賃料は月々のランニングコストの中でも大部分を占め、一度契約すると長期にわたって支払いの義務が発生するため慎重に検討する企業様も多いポイントです。
しかし、オフィス選びにあたっては家賃も重要ですがそれ以外のコストも含めてトータルで考えることも同様に重要と言えます。
例えば、賃料の滞納に備えて前納する敷金（保証金）は契約終了後返却されますが、契約の初期コストとして一定の比重を占める項目です。オフィスの敷金の相場は賃料の6ヵ月～12か月分と物件により差が大きいため、その設定により初期費用は大きく異なります。
また、フリーレント期間の有無によってもトータルで支払う賃料は大きく変動する点や賃料の他に支払う空調費・ビル設備利用費といった項目も重要です。内装が既に仕上がっているセットアップの物件や、什器のサービスがついているものなど賃料以外の部分も考慮しましょう。
【ステップ⑤】トラブルを防ぐオフィス物件の交渉・契約
複数の候補から最終的に一つの物件に絞り込むと、実際に契約にうつります。契約を単なる事務作業と捉えず、契約書や重要事項説明書をしっかりと確認することも後々のトラブルを避けるために重要です。また、契約前の条件交渉においてより良い条件で入居できる可能性があります。
【ステップ⑥】良い条件を引き出すための条件交渉
オーナー側が提示している賃料等の条件に対して入居希望者側から交渉の余地がある場合があります。
－周辺の相場などの客観的なデータから希望の賃料を提示する
－自社の業績の安定性、伸びなどを提示し優良なテナントであることをアピールする
－賃料の減額と引き換えに契約期間を長く設定する
などといった形での交渉が可能です。
月々の賃料の減額ができるのが理想ですが、妥協点として初期費用の減額を引き出せる場合もあります。
ただし、あまり強気な姿勢で交渉に臨んだり大きすぎる値引き要求を行うと、オーナー側からの心象が悪くなる可能性や契約そのものが成立しない可能性も。特に、人気の物件であればオーナー側が入居者を選べるため、強気な交渉は通りにくいかもしれません。
物件やオーナーの特性を見極め、そもそも条件交渉をすべきか検討した上で、交渉しましょう。オーナーとの関係は契約時だけではなく、入居すると長期的な付き合いとなるため、過度な要求はせず「Win-Win」となる交渉を心がけるのが重要です。
重要事項説明書・契約書の確認は慎重に
契約の段階で提示される重要事項説明書や契約書は慎重に確認を行うことが必須。契約書に記名・捺印するのは記載されている内容に合意したことを意味します。万が一、著しく不利な内容が盛り込まれていてもその内容の無効を争うのは困難です。
書面の文言・内容を法務担当者や顧問弁護士など知見のある人物の視点で確認するのが理想と言えます。疑問点や気になる点があれば、必ず曖昧にせず確認、調整した上で契約を締結するようにしましょう。
物件契約からオフィス移転までに生じるタスク
オフィスの物件選定について重要なポイントを詳しくまとめましたが、物件決定後、新しいオフィスで業務を開始するまでに必要な工程について、重要な部分を中心に簡単に解説します。
詳しい内容についてはオフィス移転マニュアルに記載しているので併せてご参照ください。
現在のオフィスへの解約予告
物件の選定と前後、もしくは並行して行う必要があるのが現在のオフィスへの解約予告通知。
一般的には退去（社員の引っ越しではなく原状回復工事が完了し、引き渡しができる段階）の6か月前までに解約予約申し込みを行う必要があります。
契約によっては解約に伴い違約金などが発生することもあるため、内容を確認し、違約金等が必要であればそういった費用の予算取りも必要です。
内装決定
決定した物件のスペースを活用し、どのようなデザイン・レイアウトでオフィスづくりを行うかもオフィス移転の重要なポイント。
プロジェクトの要件定義から打ち出したオフィスのコンセプトを具体的なデザインにまで落とし込んだ「オフィスデザインのコンセプト」を策定の上、内装のデザインやオフィスのレイアウトを決定します。
デザイン案を複数比較検討したい場合、当社の「オフィスデザインコンペ」もおすすめです。複数の業者からデザイン案を依頼し、採用したデザイン案に対して報酬を支払う形態なので、予算を抑えながら複数のデザイン案を検討できます。
施工（内装工事・電気工事・空調工事・回線工事等）
決定したデザイン案・レイアウト案を元に実際にオフィスを構築するための施工を行います。
内装・レイアウトだけでなく、実際に業務が行えるよう電気、空調、回線等の環境も整える必要があるため、各種工事のスケジュールをバッティングしないよう調整することも重要です。
引っ越し
新オフィスで業務が行える環境を整えた上で、旧オフィスからの引っ越しを実施します。引っ越し前後はどうしても荷物の整理や移転先での各種初期設定など、新しいオフィス環境に慣れるまで業務に支障が出る可能性が高いです。
そのため、事前に説明の場を設け現場社員の理解を得ることや、できる限り繁忙期を割けたスケジュールを組むことなども重要と言えるでしょう。
原状回復工事
社員の引っ越しが完了した後、解約し物件を引き渡すまでに原状回復工事を完了させる必要があります。
なお、原状回復工事を必要としない「居抜き退去」をご希望の場合、居抜き退去コンサルティングもご活用いただけます。
効果検証
オフィス移転において必ず求められる事項ではありませんが、移転後のオフィス環境が期待していた通りの効果を得られているか、既存オフィスが抱えていた課題が解決されたか、といった効果検証も、オフィス移転の効果を最大化する上では欠かせません。
想定していた効果が得られていない場合でも、早期に施策を講ずることで軌道修正が可能なケースもあるため、何らかの明確な指標をもった効果検証をおすすめします。
HATARABAサーベイは移転前の課題抽出だけでなく、移転後の効果検証にもご活用いただけるため、ぜひご確認ください。
物件探し～契約まで徹底サポート
移転先の物件を探し、契約に至るまでには様々な意思決定や念入りな確認、場合によっては適切な交渉が求められます。
これらの工程を適切かつ効率的に進行するためには、オフィス移転のプロのサポートを受けるのが効率的。たとえば、年間3000件以上のオフィス移転のご相談を受ける当社ではオフィスの物件選びにあたり以下のようなサポートが可能です。
1.既存のオフィスの課題抽出
∟移転先のオフィスで解決すべき、現在のオフィスの課題抽出
2.プロジェクトの要件定義
∟最高のオフィス移転体験を実現するためのプロジェクトの要件定義
3.当社独自の未公開物件のご紹介
∟当社の豊富なネットワークを活用した優良未公開物件のご紹介
4.物件の内見同行
∟物件の内見に同行し、チェックリストも用いた物件の精査のご支援
5.物件の最終決定のサポート
∟物件の最終決定における優先順位選定とう意思決定サポート
6.オーナーとの条件交渉の代行・同席
∟交渉における適切な交渉条件の策定や交渉の代行
7.重要事項説明書・契約書の確認
∟2名以上のプロの視点からの書類の確認
トータルのワンストップでのご支援、必要な部分のスポット対応いずれにも対応します。
もちろん、物件決定後もオフィス移転の完了からアフターフォローまでも柔軟な対応が可能です。
オフィス移転そのものを検討し始めた段階でも、具体的にプロジェクトが動いており、途中で課題を抱えている場合でも状況に応じたご支援をいたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください（お問い合わせは完全無料です）
オフィス物件探しのコツまとめ
移転先の新しいオフィスを探すのには大きな手間や重要な意思決定が必要です。しかし、そういった工程を乗り越え、理想のオフィス環境を実現できると従業員満足度、取引先からの印象、自社のブランディング等で大きな効果が得られます。
今回紹介・解説した各工程のポイントを抑えながら後悔のないオフィス移転を実現させてみてください。
当社は「最高のオフィス移転体験を提供する」ことをミッションに企業様のオフィス移転をサポートしています。貴社の課題や実現したいオフィス、オフィス移転プロジェクトの段階に併せた最適なサポートさせていただきますので、ぜひお気軽にご相談下さい。
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