オフィス移転は多くの企業にとって数年に一度あるかないかの一大イベント。移転の実施には多くの予算と社内の人的リソースが必要なため、最適な移転を実施するべきタイミングについて迷われるご担当者様も多いのではないかと思います。
本記事ではオフィス移転のタイミングについて「自社にとってのタイミング」と「業者の稼働から見るタイミング」の2つの軸から解説。さらに移転のタイミングを考えるにあたっての注意点を解説します。
移転のタイミングに悩まれている方だけでなく、これから移転の有無を検討される方にも重要なことを解説していますので、ぜひご一読ください。
オフィス移転の検討を始めるタイミング
オフィス移転の検討を始めるタイミングは、既存のオフィスに何らかの課題がある場合や会社にとってターニングポイントである場合が多いです。
具体的に移転の検討を始める理由として多く挙げられるケースについて見ていきましょう。
既存のオフィスに課題を感じている
既存のオフィスに課題や問題点があり、従業員の就業意欲や業務効率が低下している場合、オフィスの移転は直接的な解決の最善策となることもあります。
現在のオフィスのどのような点が課題であるのかを洗い出し、課題を解決したオフィスに移転を行うことで従業員満足度や業務効率の急速な改善も期待できるのです。オフィスに何らかの課題を感じている場合、移転を検討するタイミングと言えるでしょう。
現在のオフィスに不便さを感じつつも課題を明確にできていない場合やオフィスの課題を抽出したい場合、当社が提供する”HATARABAサーベイ”をご検討ください。
多角的な視点から現在のオフィスや従業員の方の働き方を調査し、課題を可視化します。
従業員が増えた
事業の拡大や新規事業の開始に伴い、人員が大幅に増えることは特に成長中の企業ではよくあるケースです。人員が増え既存のオフィスが手狭になった場合、もしくは採用計画に対してオフィスが手狭になることが想定される場合は拡大移転を検討すべきタイミングと言えるでしょう。
オフィスの適正な広さは一般には従業員1人あたり3坪（約10㎡）と言われています。このような数字も参考にしつつ、自社にとって十分な広さを確保できる物件を探すことをおすすめします。
また、短期的にさらに人数が増える可能性がある場合、増加を見越して少し広めの物件を探すのも一つです。
企業のイメージアップ・イメージ転換をはかりたい
オフィスの立地や入居している物件などは企業のイメージを左右します。そのため、企業のイメージアップやイメージ転換を狙う場合、その分かりやすい対外的なアピールとしてオフィスの移転を行うのも有効と言えるでしょう。
イメージ戦略としてオフィスの移転を行う場合、企業にどのようなイメージを持たせたいのかを明確にした上で、戦略に合致するオフィス選びを行う必要があります。
リモートワークなどでオフィスの役割が変わった
従来、オフィスには社員全員が出社するのが基本でしたが、コロナ禍を経てリモートワークなど多様な働き方が選択できるようになり、オフィスが持つべき役割や機能も変化しつつあります。
オフィスに従来の面積を確保する必要がなくなる場合もしくは従来の固定費をかける必要がなくなるケースも想定されます。
そういった場合、固定費削減の観点からもしくは同水準の賃料で坪単価の高い好立地に移転するといった観点からの「縮小移転」も戦略として考えられます。
オフィスの更新時期の1年前
外的要因ではありますが、現在のオフィスの更新時期の1年前も移転の是非を検討する一つのタイミングです。仮に「移転する」という結論に至った場合、1年前から少しずつ準備を進められると余裕をもったスケジュールでの移転ができます。
更新のタイミングでの解約であれば違約金がかからずに解約ができ、更新料も必要ないためコストも抑えての移転が可能です。
「現在のオフィスを翌年以降も使う」という結論であれば移転の必要はありませんが、企業にとってのフェースごとに最適なオフィス環境は異なります。現在のオフィスで問題ないと考えている場合でも、更新の1年前ごとに「今のオフィス環境は適正か」「より良いオフィスを実現できないか」は考えてみてもよいでしょう。
オフィス移転の繁忙期は？一般的に避けるべき時期・おすすめの時期
オフィスの移転にあたっては引っ越しが必須ですが、居住用の物件と同様、引っ越し業者の稼働にも繁忙期・閑散期があります。調整が可能であれば、繁忙期より閑散期に移転を実施した方が費用面やスケジュールの都合の面からも恩恵を受けられる可能性が高いです。
オフィスの移転において引っ越し業者がどの時期にどのような事情で繁忙期・閑散期を迎えるのか解説します。
できれば避けたいオフィス移転の繁忙期
以下の時期は多くの企業がオフィス移転を考えることが多いなどの事情で、引っ越し業者が繁忙期となりやすいです。繁忙期に移転を実施する場合、引っ越し費用が割高になる、希望日に業者のスケジュールを抑えるのが難しいといったデメリットが想定されます。
それぞれの時期の事情について見ていきましょう。
【1~4月】決算時期や個人の引っ越しと重なる
多くの会社は3月に決算期を迎えます。決算前は忙しい時期ではありますが、多額の費用を要するオフィスの移転を実施することは利益を調整し、節税するのに適したイベントです。そのため、決算に間に合わせるためにこの時期に移転を考える会社も少なくありません。
加えて3月〜4月は新生活に向けての個人の引っ越し需要の繁忙期。法人の移転需要、個人の引っ越し需要が相まって業者の稼働が非常にひっ迫する可能性が高いと言えるでしょう。
【5月】5月は多くの会社が移転するタイミング
5月は多くの会社にとって移転を実施しやすい時期です。忙しい年度末を終え、 年度初めの恒例行事なども終えた5月は多くの会社で業務が落ち着くタイミング。
加えて（決算時期が3月の場合）半期の締めからも遠く、精神的にも余裕がある時期です。引っ越し前後の負担が少なく、心機一転のタイミングとしてもちょうど良いと言えるでしょう。
一方で、多くの会社にとって都合が良いということは会社の移転の需要が多いことを意味します。そのため、引っ越し業者からするとオフィスの移転需要で繁忙期となりがちなのです。
オフィス移転の閑散期は【6月～9月】
上記の繁忙期とそれぞれの事情を考慮すると、オフィス移転の閑散期は「6月〜9月」にかけてと言えます。
この時期は企業にとってオフィス移転の契機とする理由が少ない上、個人の引っ越しも一般的にそれほど多くの需要があるわけではありません。したがって、この時期に移転を実施すれば引っ越しの費用を割安に抑えられたり、業者の稼働日程を抑えやすかったりといった可能性が高いと言えるでしょう。
もし移転実施のスケジュールを前後の繁忙期から少しずらせるのであれば、この時期に調整してみると予算面やスケジュール調整の面で恩恵が受けられるかもしれません。
ベストな時期にスムーズに引っ越しするためのオフィス移転のスケジュール
狙った時期にスムーズにオフィスの移転を実施するためには、事前にスケジュールを設定しながら計画をこなしていく必要があります。
どんな時期にどのようなタスクが発生するのか、時期ごとに見ていきましょう。
移転プロジェクトの立ち上げ、物件のリサーチ【8~6ヶ月前】
オフィス移転のプロジェクトは実際に移転を完了（引っ越しの完了ではなく、旧オフィスの解約・引き渡しの完了）する予定の8ヶ月前にはスタートしておくと、プロジェクトに余裕を持って進めやすいです。
プロジェクトの要件定義を行い、オフィスのコンセプトを決めた上で条件にあった物件のリサーチを始めます。この時、コンセプトを決め切れていないと物件に目移りしてしまい、決め切れなくなってしまうおそれがあります。
時間をかけてでもコンセプトを明確にすることがスムーズに理想の物件に出会うための近道です。
新物件の契約、現オフィスの解約予告【6ヶ月前】
旧オフィス解約日の3ヶ月前には内装のデザインを決定し、内容工事に着手できていることが望ましいです。解約までに契約前の状態に戻す「原状回復工事」を実施するため、解約日の1ヶ月前には新オフィスへの引っ越しを完了させる必要があります。新オフィスの内装工事にもデザイン決定から1~2ヶ月程度を要するため、引っ越し後業務が開始できるよう、内装工事や電気工事、通信の配線工事を予め終わらせておくことが必須です。
社内への移転に関する説明会の実施もこの時期に実施します。オフィスの移転は一時的にとは言え社員に負担を強いることになるため、移転の目的や必要性、オフィスの移転により何が達成されるのかをしっかりと説明し、理解を得ましょう。
取引先への通知、引っ越し～新オフィスでの業務開始【2～1ヶ月前】
オフィスの移転プロジェクトを完了させるには旧オフィスの原状回復工事を実施する必要があります。そのため、原状回復工事が間に合うスケジュールで旧オフィスから新オフィスへ引っ越しを実施し、新オフィスで業務を開始する必要があります。
取引先への移転の通知は通常新オフィスでの業務開始の1ヶ月前には通知しておくことが望ましいです。これらの諸手続きをスムーズに行うためには原状回復工事のスケジュールを設定し、引っ越しの日を確定させ社内に通知するようにしましょう。
原状回復工事・物件の引き渡し【2ヶ月前～解約当日】
新オフィスに引っ越しを完了させた後、旧オフィスを解約日当日までに原状回復工事を実施します。
※原状回復工事をせず内装を次の入居者に引き継ぐ「居抜き退去」の合意がなされている場合などはこの限りではありません。
原状回復工事は通常1ヶ月程度で完了しますが、オフィスの面積が広い場合や内装が複雑な場合はさらに時間を要する可能性もあります。解約日までに引き渡しが行えないと、違約金や損害賠償金を請求されてしまう恐れもあります。事前に工事にかかる工数や日程を把握し、余裕をもったスケジュールを組みましょう。回線の撤去などの各種工事も原状回復工事とかぶらない日程で手配する必要があります。
無事全ての工事を完了し、解約日当日までに物件の引き渡しが済めばオフィス移転のプロジェクトが完了します。
当社は、オフィス移転に関するあらゆるフェーズでプロの視点からお客様の最高のオフィス移転体験を実現すべくご支援いたします。
オフィスのコンセプト決定のご支援
優良未公開物件のご紹介
物件の内覧同行
契約にあたっての条件交渉・契約書確認の代行
オフィスデザイン選定のご支援（オフィスデザインコンペ）
あらゆるご支援がワンストップで可能なので、これから移転のプロジェクトを進める方も、現在プロジェクトで課題を抱えている方もぜひお気軽にご相談ください。
オフィス移転スケジュール
オフィス移転の時期を決める上での注意点
オフィスの移転の時期を決める上で、重要な考え方や見落としがちな注意点を解説します。
現在のオフィスの契約内容をよく確認する
移転の検討を始める初期段階で現在のオフィスの契約内容は改めて見直しましょう。特に下記の3点はよく確認することをおすすめします。
解約予告の時期
違約金に関する規定
原状回復工事の業者の指定
解約予告は一般的には6ヶ月前とされていることが多いですが、より長く設定されていた場合は移転を希望する時期から逆算して早めに解約予告を入れる必要があります。
また、契約期間内での解約の場合「残月数×賃料」などの違約金が発生する可能性もあるため、よく確認しましょう。
原状回復工事についてはオーナー側から業者の指定があるのが一般的ですが、指定がない場合は自社で手配する必要があります。
繁忙期・閑散期を意識しすぎない
移転実施の時期には繁忙期・閑散期がありますが、過度に意識しすぎるのもよくありません。
繁忙期の引っ越し費用は割増料金で設定されがちですが、引っ越し料金の差額を惜しんで新しいオフィスでの業務開始を何ヶ月も遅らせるのも効率的とは言い難いです。
繁忙期・閑散期も意思決定の参考として意識しつつも、自社にとってベストなタイミングで移転を実施することを優先しましょう。
価格交渉は引っ越し費用よりも賃料を重視する
オフィス移転のプロジェクトでは様々な費用が発生しますが、中でも価格交渉を重視すべきは賃料です。賃料は一度契約すると、解約までもしくは少なくとも更新の時期までは再交渉は困難。長期で利用すればするほどにトータルの支払額は交渉の成否で大きく変わってきます。
一方、例えば引っ越し費用などの一時金は一回の移転では原則として一度しか発生しません。単価を抑えられるに越したことはないですが、継続的な負担となるものではないため、賃料と比較すると交渉に労力を割く費用対効果は低いと言えるでしょう。
より力を入れて行うべきは、賃料等継続的に発生する条件の交渉です。
新オフィスのコンセプト決めに十分な時間を確保する
オフィス移転において最も重要なのは新しいオフィスのコンセプトを明確にすること。物件の選定や内装のデザインも当然重要ですが、コンセプトがあいまいなままに決定しようとしても軸がぶれてしまうため、理想とする環境を作ることができません。逆に、コンセプトさえしっかりしていれば物件も内装も、それに沿った意思決定をすればよいため、スムーズに進められるでしょう。
オフィスのコンセプトは時間をかけてでもしっかりと決定する必要があります。
まとめ
オフィスの移転の時期を考えるにあたっては「自社にとって移転を実施すべきタイミング」と「業者の繁忙期・閑散期から考えるお得に移転できるタイミング」の考え方があります。
移転にかかるコストを極力抑えることも重要ですが、より重要なのは自社にとって移転が必要な時期にスムーズに移転すること。自社にとって最適なオフィスはフェーズによっても異なるため、タイミングごとに現在のオフィスがベストな選択か、よい良い選択はないかを意識しながら移転の是非を検討してみてください。
当社ではお客様に最高のオフィス移転体験を提供することをミッションにオフィス移転に関するサポートを行います。
移転をするべきかという検討からプロジェクトの要件定義、物件探しや内装デザインまで様々な場面でサポート。オフィス移転を検討されている方、オフィス移転のプロジェクト進行で課題を抱えられている方はぜひお気軽にご相談ください。
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