「オフィスを移転するとどのようなメリットが期待できるのか」「オフィス移転時にはどのようなデメリットに注意しておけばよいのか」など、疑問に感じているのではないでしょうか？
今より広い（狭い）オフィスへ移転する場合だけでなく都市部・地方へ移転する場合などオフィスを移転する理由はさまざまですが、移転するオフィスの規模や立地次第で大きなメリットが期待できます。
一方、移転先を安易に決めたり、事前に準備・計画せずに移転したりすると、思わぬデメリットが発生するかもしれません。
この記事では、移転する目的に応じたオフィス移転のメリット・デメリット、メリットを最大限に活かす方法、デメリットを解消する方法について、初めて移転を経験するご担当者様にも分かりやすく解説します。
オフィスを移転するメリット
まずは、オフィスを移転する主要なメリットを、下記の4つに分類してご紹介します。
ー今より広いオフィスへ移転する場合
ー今より狭いオフィスへ移転する場合
ー都市部へ移転する場合
ー地方へ移転する場合
従業員満足度の向上【拡大移転】
今より広いオフィスへ移転することで、従業員の満足度や業務効率が向上するメリットが期待できます。
狭くて使い勝手が悪いオフィスだと、従業員のモチベーションが低下したり、会議室が不足しているせいでビジネスチャンスを逃すことになったりするからです。
オフィス移転で職場環境が改善されれば、従業員の業務効率が向上し、オフィス移転にかけた費用以上の利益を生み出せるかもしれません。
コストの削減【縮小移転】
今より狭いオフィスへ移転する場合、さまざまなコストを削減できるメリットがあります。
オフィス賃料だけでなく、照明・空調にかかる光熱費や設置する什器・備品、清掃にかかる費用も少なくてすむからです。
また、オフィスの面積を抑えることで、今より立地の良い場所へ移転することができる場合もあります。
自社ブランド力の向上【都市部への移転】
都市部へオフィスを移転することで、自社のブランド力が向上するメリットが期待できます。
なぜなら、企業が持つブランドの価値や企業に対するイメージは、オフィスの立地やデザインにも左右されてしまうからです。
都市の中心部や主要な駅の近くにオフィスを構えているだけでも、訪れたお客様や取引先へ与える印象は大きく変わります。
優秀な人材の確保【都市部への移転】
優秀な人材を確保できる点も、都市部へオフィスを移転するメリットになります。
なぜなら、老朽化したオフィスや不便な場所にあるオフィスは求職者から敬遠されやすいからです。
洗練されたデザインのオフィスや清潔感のあるオフィスなら、優秀な人材からの求職が増加するだけでなく、女性従業員の定着率も向上するでしょう。
地方拠点強化税制による優遇措置【地方への移転】
地方ヘオフィスを移転するメリットは、地方拠点強化税制による優遇措置が受けられることです。
「地方拠点強化税制」とは、都市部から地方へオフィスを移転することで、税金面での優遇措置を受けられる制度です。大都市圏に企業が集中している弊害を軽減するために制度が設立されています。
オフィス移転で受けられる優遇措置は、建物の取得価額に対する「オフィス減税」と、従業員増加に対する「雇用促進税制」の2種類です。
認定を受けるには条件を満たす必要がありますが、オフィス移転後の税額を抑えることができます。
BCP対策【地方への移転】
BCP対策になることも、地方ヘオフィスを移転するメリットと言えるでしょう。
「BCP」とは、自然災害が発生した際に被害を最小限に抑え、事業を継続させるための計画です。事業継続計画を意味するBusiness Continuity Planの頭文字を取ってBCPと呼ばれています。
人口が密集した都市部で大規模な自然災害や感染症が発生すると、復旧までに時間がかかり事業を継続できなくなるかもしれません。
オフィスを地方へ移転しておけば、災害発生時のリスクを最小限に抑え、事業の復旧がしやすくなります。
オフィスを移転するデメリット
オフィスを移転するデメリットは以下の3つが考えられるでしょう。
ー通常業務に支障が出る
ー金額的な負担が大きい
ー従業員の不満が増加する
通常業務への支障
オフィスを移転するデメリットは、通常業務に支障が出ることです。
オフィス移転を計画してから新オフィスへの移転、旧オフィスの引き渡しが完了するまでには、約6ヶ月もの期間が必要となります。オフィスの規模や内装へのこだわりが多ければより長期間のプロジェクトになります。
旧オフィスの片付け、新オフィスへ運ぶ什器や備品の整理、取引先への連絡、関係機関への手続きなど、オフィス移転の担当者だけでなく全従業員が関わるため、通常業務と平行しながらおこなうのは大変な作業です。
オフィス移転に必要な作業とスケジュールを把握しておかなければ、通暁業務に支障が出てしまうかもしれません。
金額的な負担
オフィスを移転するデメリットは、金額的な負担が大きいことです。
オフィスの移転では、什器や備品を運ぶ引っ越し費用だけではなく、旧オフィスの原状回復・不用品廃棄から、新オフィス探し、レイアウト設計・内容工事、届出書類作成、案内状作成まで、さまざまな費用が発生します。
非常に範囲が広い作業に対してコストが発生するため、オフィス移転の計画段階ではどのくらい費用がかかるのかイメージしづらいこともあるでしょう。移転中に思わぬ追加費用が発生することがあるかもしれません。
従業員の不満増加の可能性
金銭的な問題や企業側の都合だけでオフィス移転を決めてしまうと、従業員の不満が増加する可能性があります。
オフィスでの働きやすさには個人差があるからです。
たとえば、地方から都市部へオフィスを移転することで、通勤時間が長くなる従業員もいるかもしれません。立地によっては、パート従業員が十分に確保できなくなることもあるでしょう。
オフィスで働く従業員にも目を向けたオフィス移転を計画することも重要です。
メリットを最大限に活かすオフィス移転のポイント
前述したようにオフィスを移転することは、多くのメリットが期待できますが、以下のポイントを意識して移転すれば、より効果を活かすことができます。
ーオフィスを移転する目的を明確にする
ー移転する前に従業員へヒアリングする
ーリフレッシュスペースを設置する
オフィス移転する目的を明確に
オフィス移転のメリットを最大限に活かすには、オフィスを移転する目的を明確にすることが重要になります。
目的をあいまいにしたままオフィスを移転してしまうと、メリットだと思っていたことが、逆にデメリットになってしまう恐れがあるからです。
たとえば、賃料の安さだけで物件を決めてしまうと、交通の便が悪かったり、仕事がしづらいレイアウトになってしまったりするかもしれません。
オフィスを移転することでどのような課題を解決したいのか、どのような効果を期待しているのかを明確にしたうえで、オフィス移転の計画を立てる必要があります。
移転する前に従業員へヒアリング
移転する前に従業員へヒアリングしておくことで、オフィス移転のメリットを最大限に活かすことができます。
なぜなら、移転したオフィスで実際に働くのは従業員であり、従業員にとって快適な環境かどうかは業績にも大きな影響を与えるからです。
たとえば、会議室不足がネックで商談を取りづらいという課題を抱えているのに今より狭いオフィスへ移転すると、営業担当者は納得できずにやる気を失ってしまうかもしれません。
事前にヒアリングをおこなうことで、会社が抱えている問題は何か、どのような箇所が使いづらいのかを明確にでき、最適なオフィスへ移転できるようになるでしょう。
リフレッシュスペースの設置
オフィス内にリフレッシュスペースを設置することで、オフィス移転にともなう労働環境面のメリットをさらに高めることができます。
開放感のあるリフレッシュスペースが利用できることで、従業員は心身ともにリラックスできるからです。
オフィス改装でリフレッシュスペースを新たに設けることは難しいですが、オフィス移転時であればレイアウトの中に組み入れやすいでしょう。
また、リフレッシュスペースと同様にサードプレイスの設置もおすすめです。
サードプレイスとは、ファーストプレイスと呼ばれる自宅、セカンドプレイスと呼ばれるの職場とは異なる、従業員の第3の居場所です。
サードプレイスというとカフェや公園、図書館などの公共の場所をイメージされるかもしれませんが、近年ではオフィス内にカフェスペースや社内バーなどのサードプレイスを設置する企業が増加しています。
オフィス移転のデメリットを解消する方法
オフィス移転にはメリットだけでなくデメリットもありますが、以下のような方法でデメリットを最小限にしたり、解消できたりします。
ーテレワークを導入する
ーフリーアドレスを導入する
ー居抜きで移転する
ーオフィス移転コンサルタントへ依頼する
ー補助金・助成金を利用する
テレワークを導入する
テレワークを導入することで、オフィス移転に伴う労働環境面のデメリットを軽減できます。
テレワークなら出社する必要がないため、オフィス移転によって通勤時間が長くなってしまう従業員の負担を軽減できるからです。
また、オフィスで働く従業員が減ることで、オフィス移転で面積を削減した場合でも狭く感じることはないでしょう。
フリーアドレスを導入する
フリーアドレス導入も、オフィス移転に伴う労働環境面のデメリットを軽減できます。
フリーアドレスとは、固定された個人用のデスクを設置せずに、共有スペースを自由に使って働くスタイルです。
稼働率の低いデスクや無駄な什器でオフィス面積を圧迫することがなくなるため、オフィス移転で面積を削減しても快適に仕事ができます。
また、従業員同士のコミュニケーションが活発になるというメリットも期待できるでしょう。
居抜きで移転する
居抜きでオフィスを退去したり、居抜きオフィスへ移転したりすることで、オフィス移転に伴うコスト面のデメリットを軽減できます。
居抜きとは、オフィスを使用していた会社のレイアウトや内装のままで、オフィスからの退去、もしくは入居をすることです。
居抜きでオフィスを退去すれば、旧オフィスの原状回復費用が不要になり、廃棄物処理費用も大幅に抑えることができるため、オフィス移転にかかる費用面の負担を軽減できます。
一方、居抜きでオフィスへ移転した場合には、内装工事費用を抑えることができ、契約してすぐに仕事ができるため、オフィス移転にかかる費用面及び業務面の負担を軽減することが可能です。
すべてのオフィス移転で居抜きでの入退去が可能ではなく、取り扱っている不動産会社も多くはありませんが、活用できれば大幅なコストダウンが期待できるため、検討してみる価値はあると言えるでしょう。
オフィス移転コンサルタントへ依頼する
オフィス移転コンサルタントへ依頼することで、オフィス移転に伴うコスト面のデメリットを軽減できます。
オフィス移転コンサルタントとは、オフィス移転にともなう以下のようなサービスを提供することで、企業のオフィス移転を支援するサービスです。
ー既存のオフィスの現状把握・課題の洗い出し
ーオフィス移転プロジェクトの要件定義
ー移転先候補物件の提案
ー内装業者・引っ越し業者の手配
ープロジェクト全体のマネジメント・進捗管理
ー各種トラブル対応
オフィス移転ではさまざまな工程で複数の業者へ依頼する必要があり、業者ごとに費用が発生します。業者と打ち合わせをする担当者の負担も大きくなります。
一方、オフィス移転コンサルタントなら、複数の業者へ依頼する必要がなく、無駄な費用が発生することを抑えることが可能です。
オフィス移転の専門家としてアドバイスやトラブルが発生した場合の対応も期待できるため、スムーズにオフィス移転を進めることができるでしょう。
補助金・助成金を利用する
補助金・助成金を利用すれば、オフィス移転に伴うコスト面のデメリットを軽減できます。
オフィス移転で受け取れる可能性がある補助金や助成金は以下の通りです。
ーIT導入補助金
ーテレワーク促進助成金
ーものづくり補助金
ー創業助成金
ー小規模事業者持続化補助金
ー事業継承補助金
ー地方自治体によるオフィス移転支援
一般的には、以下のような流れで補助金・助成金を受け取ることができます。
ー必要な書類の作成・提出
ー審査
ー承認
ー受け取り
ー実績報告
ただし、すべてのオフィス移転で補助金・助成金が受け取れるわけではありません。すでに終了となっていたり、オフィスの所在地によっては利用できなかったりすることもあります。
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今回は、オフィスを移転する「メリット」と「デメリット」について解説しました。
オフィスを移転することでさまざまなメリットが期待できますが、どこに移転するか、どの程度の広さのオフィスへ移転するかなど、移転するオフィスの立地や規模、環境によってはデメリットと感じる従業員が出てくるかもしれません。オフィスで働く従業員の労働環境を意識して移転先を決めることも重要になります。
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ーオフィス移転の手続きややることが分からない
ー移転するオフィス物件情報が不足している
ー通常業務が忙しくて時間が足らない
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