“はたらく場所の最適化” を目指すHATARABAが運営する、ファシリティマネジメント担当者のための会員制コミュニティ【FM Salon】のインタビュー企画「ZoomUp」。この企画では、ファシリティマネジメントという仕事そのものや、その魅力、面白さについてお話を伺っています。
第2回目にお話を伺ったのは、株式会社ユーザベース（以下、ユーザベース）の林淳一朗さん。林さんはワークプレイスチームでファシリティを担当し、「効率よく、楽しく笑顔で働けるオフィスづくり」に取り組まれています。
―林さんの現在のお仕事についてご紹介ください
2023年10月までは「WakuWork Team」という名のいわゆる総務の一員として働いていたのですが、組織の再編があり業務ごとにチームを分けることになりました。そこから、私はファシリティ業務のみを担当するワークプレイスチームで働いています。
総務時代からファシリティが主な仕事だったため、今も仕事内容は特に変わりません。ただ、総務時代は全体的な問い合わせを受けていたため、それがなくなり、より専門的な質問を受けるようになりました。
弊社はハイブリッドな働き方が基本ですが、必ず誰かがオフィスにいるようにシフトを組み、特に私はオフィスにいる頻度を多めにし、社員とコミュニケーションを取ることを大切にしています。
―総務歴、ファシリティ歴は長いのでしょうか。
いえ、ユーザベースに入社してからのキャリアですね。前職は内装関係の会社にいまして、その前は大手家具会社で家具の販売や売り場づくりをしていました。
ユーザベースには、会社のカルチャーや「WakuWork Team」というネーミングのおもしろさに興味を抱いたことがきっかけで入社しました。総務の仕事は正直よくわかっていなかったですね。ただ、人を楽しませる仕事が好きなので、社内でそうした仕事ができるという点に魅力を感じました。
のちに、総務の人に「社会人経験を積んだうえで、総務やファシリティなどバックオフィス業務に興味を持つ男性は少ない」と聞きました。確かにその通りだなと感じています。
―林さんにとって、ファシリティマネジメントとは何でしょうか。
みんながより働きやすくなる場所、環境をつくる仕事ですね。「働きやすい」だけでは漠然としているのですが、仕事の効率性アップと楽しく笑顔で働ける場所をつくりたいというのが個人的な思いです。「WakuWork Team」なだけあり、効率性と同じくらい、笑顔で働ける環境づくりをする立場にありたいという気持ちが根底にありますね。
効率性を上げつつ、楽しく笑顔で働くには、ルールづくりが必要だと思っています。ファシリティ業務は会社に売上をもたらせるものではなく、会社が成長できるのはお金を生む仕事をしているメンバーががんばってくれているからこそです。そんなメンバーが楽しく働ける場をつくることが我々の使命だと思っています。
ただ、がちがちに固めたルールは設けていません。弊社には「自由と責任」という考えが根付いているため、自由に使いつつ、他の人に迷惑をかけないよう責任を負ってもらうのが「らしい」形だと思っています。
ファシリティ担当者には「きれいで当たり前なオフィス」を求められる部分がありますが、それはオフィスで働くみんなで意識をしてつくっていくものなんだよということをなるべく啓蒙するようにしています。ファシリティ担当者が「自分がやるべきことなんだ」と抱え込んでしまうとストレスになるので、みんなの意識を改善し、一緒につくっていくほうに力を注ぐことを意識していますね。
そもそも、価値観は一人ひとり違うんです。例えば、「家の習慣のまま何気なくやってしまっていた」「悪気はない」ということもあるので、「オフィスに来た時はこうしてね。」ときちんと伝えるようにしています。オープンなコミュニケーションをしていると、それを見ている人も変わってくるんです。
―これまでのお仕事で印象に残っているものは何ですか？
やはり2022年7月の丸の内移転が大きいですね。プロジェクトの隊長を務めたのは創業者の梅田さんなのですが、彼はアメリカにいたため、私がチームリーダーとして実働部分を率いました。
移転プロジェクトを担当するのは初めてでしたから、内装や移転に関する知識は1年ぐらいかじった程度。工事区分の理解など、建設的な基礎知識を身に付けておけば、コスト面、作業スピード面でより良い進行ができたのではないかと思っています。次に移転プロジェクトをするなら、建築士の資格を取っておきたいです （笑）。
あと、社内への呼びかけの重要性もこの移転で学んだうちの1つです。スケジュールをきちんと組めていれば、もっと上手く移転できたのかなと思うこともありました。
総務やファシリティ業務をしてみてわかったのは、物件や内装、オフィス家具の選定には、会社のカルチャーや社員の特性がかなり反映されるんだなということです。オフィス家具の提案、販売の仕事もしていたのですが、当時は知識だけの接客になりがちだったなと。
―ファシリティのやりがい、難しさはどこにあるのでしょうか。
机やフロアマップを増やす、椅子を変えるなど、小さな改善に気付いて反応してもらえるとうれしいですね。移転して2年、当初のコンセプトを崩さないように運用してきたのですが、実は少しずつ変えてもいるんです。出社人数の増加に伴い4人席を設けたのもその1つ。「座っているのがつらい」という声を拾い、クッションを厚めのものに変えたりとちょっとした改善を常にしています。
執務室エリアの椅子の種類を増やし、各自使いやすい椅子で働けるようにしたところ、「長く作業ができるようになった」「出社しやすくなった」という感想をいただきました。大きな変化ではなくても、働きやすくなったと実感してもらえているのはやりがいになります。
一方、難しいのは床の使い方ですね。作業場所を増やすのは容易ではないため、運用面で工夫をしています。出社率を調べて、曜日に偏りがあれば、少ない曜日にあえてテンションの上がるお弁当屋さんに来てもらうなど、分散させる取り組みを行っています。
生産性高く過ごしやすい場所をつくることで、一人でも「出社したい」という社員が増えるとうれしいです。昨年はお子さん連れ出社OKという施策も行いました。空いている場所でお祭りをやったり、映画観賞会を開いたりしたんですよ。夏休みに好評でしたね。親が働いている姿を垣間見られるのは、お子さんにも良い影響があるはず。社員の家族も大切にしたいと思っています。
―今後、ファシリティ担当を目指す方にメッセージをお願いします。
知識や経験より、「やってみたい」「改善したい」という思いやホスピタリティが大切だと思っています。手法は誰かに聞くなど、どうにかなるんですよ。それよりも、私のように建物や家具が好きとか、会社を良くしたいといった思いがあるなら、ぜひチャレンジしてほしいです。総務など、バックオフィス業務は社員をサポートする仕事なので、人助けが好きな方にも向いている仕事だと思います。
