株式会社HATARABAでは、ファシリティ担当の方に向けた会員制サロンFM salonを運営しています。
本記事は、2024年5月13日（月）にフリー株式会社（以下、フリー社）の本社オフィスで行われたオフィスツアーの様子についてのレポートです。
FM salonご参加企業
今回は、以下の企業のファシリティ担当者にご参加いただきました。
【参加企業】
GO株式会社
ナイル株式会社
株式会社i-plug
株式会社MIXI
株式会社コドモン
株式会社ジーニー
株式会社ラクス
株式会社mediba
株式会社kubell（旧Chatwork株式会社）
フリー本社オフィスについて
まずは、フリー社 組織基盤部 Office Developmentチームの碇様より、本社オフィス移転の背景やオフィス構築の際にこだわったポイントについてお話を伺いました。
組織基盤部 Office Developmentチームの碇様
フリー社が現在の大崎本社オフィスに移転したのは2022年。前オフィスとなる五反田本社オフィスと比べると、敷地面積は約2倍に拡大、フロアは8.5フロアから4フロアに減床と、できるだけワンフロアに多くの社員が集まれることを重視して物件を選定しました。
コロナ禍後のタイミングで拡大移転を決断した理由は、創業当初から対面コミュニケーションを重視してきた同社の社風にあります。
リモート環境下では偶発的な出会いが激減し、抽象的かつ重要な議論を行う難易度が上がります。フリー社では、この抽象的かつ重要な議論こそが組織の成長の土台となると考え、創業時より対面コミュニケーションを重視してきました。業務効率化をサポートする事業を手掛ける同社ですが、「従業員同士のコミュニケーションは効率化できない」が創業以来の方針なのです。
移転後は、偶発的な出会いを促進するため、原則、全社員に対して出社を推奨する方針に切り替えました。
新オフィスのコンセプトは「楽しさダイバーシティ」。4フロアにテーマを設け、同社のロゴでもあるつばめが「海を渡り、大地と森を抜け、空へ飛び立つ」様子をイメージし、下層階から海、大地、森、空としました。また、オフィス構築に当たっては社員からアイディアを公募。結果216ものアイディアが寄せられ、オフィスづくりに活かされています。
実際にオフィスづくりを進める際は、運営以外のメンバーに企画のオーナーを務めてもらうことで、オフィスに愛着を持ってもらえるよう工夫。運用後のメンテナンスにも関わってもらっているエリアもあります。
「出社したくなるオフィスづくり」を行い、完成後も出社したくなる運用を行うことで、出社率の向上につなげています。
フリー本社オフィスツアースタート！
2グループに分かれ、1時間ほどのオフィス見学ツアーを行いました。今回ツアーで見学したのは、4フロアのうち3つです。
21階「空」フロア
まずは21階からスタート。
印象的なこちらは、「フリダシ」と呼ばれるスペース。
「freeeの山車（だし）」がネーミングの由来で、ブランドチームが手掛けたグッズを無人販売しています。購入後、freee会計に反映される様子も見られます。
同じスペースの一角には、「フリカエリ」という会計・労務の歴史に関する展示スペースが設けられています。
こちらは有志メンバーに予算および、施工会社との話し合いを一任して作られた場所です。
こちらは入口に向けて掲げられているロゴの裏側。反転したロゴの違和感を払拭するため、freeeのエンジニアの歴史を紹介しているサイト「freeeの裏側」に飛べるコードをプリントしています。
つばめの目の部分にあるのがQRコードです。
21階には来客用会議室が並んでいます。
会議室名はユーザーの産業分類から命名しました。
各部屋の壁には、その産業で事業を手掛けるお客様の写真が飾られています。ふだんお客様に直接触れ合う機会のない職種の社員にも、お客様の顔をイメージしてもらう狙いです。
なお、会議室の壁はすべて二重ガラス壁にすることで、前オフィス時代に課題となっていた音漏れ問題を解決しました。
会議室の予約状況は、会議室名の書かれたプレートにあるスマホマークからタグを読み込むことで確認できます。
こちらはエリアをわかりやすくするための工夫です。真四角のビルのため、＋－×÷に表記と色分けで、どこにいるのかわかりやすくしました。
こちらは「シャショク」という名のキッチン付き会議室です。このように、フリー社には「コンセプト会議室」と呼ばれるユニークな会議室が多数あります。
当初、社員からは食堂を求められていましたが、現実的に難しかったことから、キッチン付きの会議室を設けました。チームビルディングにも一役買う空間となっています。ゴミの分別はゴミ箱の表記と、ルールを繰り返し伝えることで実施しています。
こちらは牛丼チェーン松屋の自販機です。運用も松屋側に委託できるため、手間はなし。大崎エリアにはランチ場所が少ないこともあり、昼頃には売り切れることが多いです。
19階「大地」フロア
今回、ツアー前後の説明会や座談会を行ったのは19階です。このフロアのメインは「asobiba」。
必要に応じてレイアウトを自由に変えられる広めのスペースで、一角には登壇できるエリアも設けられています。椅子やテーブルと床に番号が振られているため、元に戻すのも簡単です。
一角にある「賃借対照表」は、小上がりの会議スペース。19Fの会議室は、この会議スペースを中心に借方、貸方の勘定科目の会議室名が付いています。
また、オフィス構築時はリモートワークの比率が高かったため、配信システムにも力を入れました。執務室側にはグリーンバックのスタジオも用意されており、株主総会もオンラインで配信できるようになっています。
18階「海」フロア
お次は18階。まず見学したのは、昭和時代の駄菓子屋を彷彿とさせる会議室「ゲンブツシキュウ」。
古びたような見た目は、エイジング加工によるものです。
こちらはバックオフィスチームの仕事場の一角です。ノベルティを集約しており、社員に無料で配っています。棚の後ろには倉庫があり、裏側から直接補充できる仕組みです。
そのすぐ脇には配送スペースがあります。
質疑応答
ツアー前後に行った質疑応答の様子をお伝えします。
Ｑ ユニークな会議室が多いですが、物品の補充や片付けなど、運用はどうされているのでしょうか。
Ａ キッチン会議室「シャショク」は、業者による清掃はコスト面で厳しかったため、自分たちでやれる方法を模索しました。現在は、ファシリティチームメンバーを中心に、2週間に1度見回りをして、メンテナンスをしている様子を発信することで、使用する社員にきれいに使う意識付けを行っています。
また、その他の会議室についても、AV機器を管理しているチームが見回りを行い、忘れ物の発信や啓蒙活動を行っています。
Q オフィスメンテナンスについて、総務の担当箇所はどこかなど、詳しく説明していただけますか。
Ａ 社内の清掃においては清掃業者に依頼しています。会議室の美観を保つ部分に関しては、会議室についてはAV機器責任を持つチームが、執務室の見回りについてはファシリティチームが定期的に見回りをしています。
増えていく荷物は、3ヶ月に1度設けているクリーンデーの日に処分するサイクルを作っています。
なお、弊社にはいわゆる「総務」がなく、ファシリティを管轄するチームとITインフラを管轄するチーム、AV機器や配信を管轄するチーム、カルチャーや社内イベントを管轄するチームの4チームで総務の仕事を担っています。
Q 防災備蓄品はどこにあるのでしょうか。
A 各フロアに3ヵ所ほどパントリーを設け、分散して設置しています。
Ｑ カルチャー浸透の施策についてご紹介ください。
Ａ エレベーター前に弊社の行動指針となる価値基準についてわかりやすく理解してもらえるポスターを掲示したり、価値基準のポータルサイトを作成していつでも見れる状態にしています。オフィスづくりの観点では、freeeがプロダクトづくりでも大事にしている遊び心を機能性とのバランスを取りながら取り入れています。例えば、オフィス内の柱とマップに四則演算のマークを入れ、直感的にどこにいるのかわかるようにするといった工夫も、freeeらしさを感じられるものの1つです。
座談会
質疑応答後は、2グループで座談会を行いました。ファシリティを当社（HATARABA）の従業員が務め、自社がオフィス作りに抱えている課題や解決できた課題などを自由に話し合いました。
片方のグループでは、ここ半年で移転を経験した参加企業の「オフィス運用の悩み」に対して、各社が自社での取り組みについて紹介。より良いオフィスにするために社員アンケートを採っている会社、採ってしまうと要望を無視することができないため二の足を踏んでいる会社など、参加企業ごとの事情や課題、解決策について活発に話し合われました。「総務の仕事を知ってもらうにはどうしたらいいのか」「出社率を上げられる工夫は」など、時間ギリギリまで盛り上がった座談会でした。
FM salonでは、引き続きコンセプトに共感頂ける方や、高難易度のファシリティナレッジをお持ちの方をお招きしております。
