変化の激しいスタートアップだからこそ、 低コストかつ柔軟性に富んだオフィス選びを

コーポレート専任としてバックオフィス業務を一手に担っています。肩書にはこだわりがなく、名刺にはコーポレートマネージャーと記載していますが、管理部門担当者と呼ばれることがあるなど、いろいろです。会計から財務、総務、労務、従業員の雇用保険関係や今回の移転など、何でもやっているという感じです。

いえ、オフィスの移転は今回が初めてでした。

会社の規模拡大に向けて、オフィス環境を整えたかったというのが移転理由です。私は株式会社shizaiに入った10人目の従業員で、現在従業員数は20人。ここから数年の内に30人、50人と採用を進めていきます。

これまでもWeWorkというシェアオフィスを利用していましたが、組織の拡大に伴い手狭になってきたことから、契約期間満了を機にリーズナブルなオフィスに移ろうということになりました。オフィス環境は整えつつ、そこに必要以上に過度なコストをかけなくてもよいという方針です。

プロダクトチームにはリモートワークが中心の方もいます。一方、オペレーションを行う部門は顔を合わせることが業務効率の向上につながることもあり、快適なオフラインコミュニケーションを取れる環境を整えたいと思っていました。

リモートよりもオフラインコミュニケーションのほうが、やはりカジュアルなやり取りができます。移転後はプロダクトチームの方にも出社していただく機会があり、オペレーションとプロダクトのメンバーがより気軽にコミュニケーションを取れる環境づくりを進めています。

私は今回からオフィス移転を担当することになったのですが、経験がないためにどんな業者に何を頼めばよいのかということもわかりませんでした。前回の移転を担当した代表から紹介してもらったのがそもそものきっかけです。

前回のご移転のときから、次の移転時期の目途はお聞きしていました。引き続きご縁をいただけて嬉しかったです。

最初にご提示いただいた物件の数が多かったのが印象的でした。最初に「この物件にするなら期日はここで、内見のタイミングはここ」とすべて出してくれるところに信頼感を抱きました。後出しで情報が増えると話が進んでいかないですからね。

とはいえ、実際は内見を進めるまでは他の会社と並行していました。内見スケジュールを決める面でも1社に絞るほうがメリットがあるというご説明もいただき、それまでの対応も含め今回も御社にお願いすることにしました。

1番はコストです。おそらく、入居から2年後にはまたキャパシティが厳しくなってくるだろうと想定し、2年間にかかる費用の総額で低く抑えられるところにしたいと思っていました。

月々の家賃だけではなく、頭金や退去費用も合わせてということでしたね。

そうです。その要望に対し、田町や神保町、御茶ノ水エリアであれば比較的安い物件がありそうだとお話いただきました。

「頭金を抑えたい」など、最初にコスト面でのご要望をお聞きしていたため、そこからエリアを絞ってご提案いたしました。

エリアは絞っていただきつつ、物件の種類にはバリエーションがありましたよね。シェアオフィスやセットアップオフィス、居抜きなどいろいろな物件を出していただきました。

そこから入居費や原状回復費用などを含めたコスト面を考慮しつつ、シェアオフィスであれば人員の増加にも柔軟に対応できるとのご提案もいただき、シェアオフィスを選びました。

相当行きましたよね。

弊社がご紹介した物件だけでも11、2は見られていらっしゃるので、おそらく15以上は内見されているのではないでしょうか。

1日に何件も内見されたこともありましたね。

「見てみないことにはわからない部分がありますから」と言っていただけたので、とにかくご紹介いただいた物件で気になったものは全部見てみようと思ったんです。内見後にエントリーする必要がある物件もあるため、まずは早めに内見に行ってみたほうがいいとも教えていただきましたね。

ただ、一般的なオフィスはコスト面・柔軟性の観点で候補からほぼ外していました。内見に行ったのは主に居抜き・シェアオフィス・セットアップオフィスの3パターンです。そこからセットアップオフィスや居抜きは2年間の総額で比較し、1年契約が可能なシェアオフィスは1年の総額で比較しました。

やはり1番は価格です。最終的に飯田橋のセットアップオフィスと悩んだのですが、セットアップオフィスは初期費用がかかること、内装を動かせない部分があること等を踏まえて、今のシェアオフィスに決めました。

我々のようなスタートアップは、事業の中身も含め軌道修正することが多いです。このシェアオフィスは、必要最低限のもの以外何もない状態で入れるという融通面の良さが良かったなと思います。あとは契約期間の柔軟さ。13ヵ月から24ヵ月の間なら今の契約金額のままで継続できると聞き、それもいいなと。

対抗馬だった飯田橋のセットアップオフィスは2年で出なくてはいけないという縛りがなかったため、上手く採用が進まずその後の移転が不要となれば入居を続けられるというメリットもありました。

ただそれは同時にデメリットでもあり、いざ入ってしまうと腰を据えなければならないような感覚も気になっていました。

シェアオフィスであれば、自社のスペースに入りきらなくなれば共有のシェアスペースを利用するという融通も利かせられますし、別のクロスオフィスも使えるのが利点だなと。

4、5件に絞るまでは代表とやり取りをし、最終的には代表と取締役、オペレーション部門の責任者と共に最終候補3件の内見に行って決定しました。

要件定義が難しかったです。社内メンバー全員のニーズに全て応えることはできないので（笑）、shizaiとして最適なオフィスはどこか？という視点を常に意識していました。

内見を始めた当初は代表と行っていたのですが、社内への情報共有をしやすくするために撮影していた内見動画を共有したところ、「これみれば分かるからあとは任せた。」ということになり、以降一人で内見に伺っていました。最初は無言で撮影していたのですが、それでは見返したときに「これはどこだ？」と自分でもわからなくなることがあったので、話しながら撮るようにしたんです。

「トイレの清掃は〇曜日」「ゴミ捨てルールはこう」「ここは〇〇スペース」とカメラを回しながら話すことで、見た人が行ったつもりになれる情報共有ができました。見る人の物件への解像度が上がり、認識の相違が生じにくかったように思います。そこからスムーズに候補が絞られていったように思います。

内見を動画で撮って共有するというやり方も興味深かったのですが、とてもイメージの付きやすい動画だなと思いました。要所要所を撮影するのではなく、カメラを回し続けるので、部屋と部屋の位置関係もわかるのも良かったですね。

会議室として使っているこの部屋に商品サンプルを飾る、サンプルをオフィスに保管しておいてオペレーションを回していくなど、ここから具体的にいろいろなことを試していけると思っています。実践を踏まえてオフィスの使い方を考えていきたいですね。

ここから果たしてどれだけ従業員が増えていくのかという点も、この1、2年でより具体化されると思いますので、その状況を見て次のことを考えたいと思っています。

ですから、今はまだ白紙の部分があっても良いのかなと。今のオフィスの隣が空いたら追加で借りるという選択肢もありますし、拡張移転の可能性もあるでしょうし。

今回、お二方とはとてもフランクにやり取りをさせていただきました。これは個人の引っ越しでも感じることですが、明細を見たら素人には何かよくわからない費用が加算されていることがあるんですよね。そうした知識の不足からくる疑問に対しても丁寧に説明してくださったので、かなり信頼を置いています。

今後も期待したいのは、ニーズにマッチした厳選された提案ですね。

新井さんや島袋さんには我々のニーズをよく把握していただいていますから、ただ条件に合う100件をご提案いただくのではなく、寄り添った選りすぐりの5件を出していただけるのではないかと期待しています。

ニーズにマッチした物件があれば決め打ちでご提案したいです。ただ、タイミングによって該当する物件がないこともありますので、そのときに「希望条件にはあってなかったけど、結果的にこっちのほうが良かった」と思っていただけるような、良い提案ができればと思います。

僕も想像を超えるような提案ができればいいなと思っています。ご要望に沿う物件をご提案するのはもちろん、「そんな物件もあるんですね」と選択の幅を広げていただくことも我々の役目ですから。新しい選択肢や価値観を提供できるよう、今後も尽力いたします。

株主から預かっている資金は事業を成長させるためにあります。オフィス環境を整えることによる事業成長もあるとは思いますが、やはり適切な環境を整えつつコストを一定抑えることが、成長過程のスタートアップにとっては重要なことです。

今後2年間、2つの部屋を上手く使ってオペレーション向上に繋げる工夫をしていきたいです。あとは、これまでできなかったオフラインでの従業員交流会。2023年3月末には、私が入社して初のオフラインでの締め会をこのオフィスで開催します。 今後もいろいろなオフィス活用事例が生まれてくればいいなと思いますね。