社員の働きやすさを考慮し、複数拠点を統合移転。コミュニケーションが活性化するオフィス環境を実現

ミツイワは、1964年に渋谷で創業した歴史あるIT企業です。ICTシステムとデバイスソリューションの2つの領域を軸として、長年にわたって技術とノウハウを蓄積してきました。

近年は、IoT・AI・ロボティクスといった先進技術にも積極的に取り組んでいて、そうしたデジタルソリューションと、お客様にしっかり寄り添う高品質なサポートサービスの両面から価値を提供しています。

企画やコンサルティングから、システムの構築、運用・保守までトータルで対応できる体制が整っているので、お客様のビジネスの変革や成長を、技術と知見の両面からしっかり支えていける。そんな会社です。

私は主に物件探しから契約までに携わりました。

私はその後の工程となる、オフィスレイアウトを主に担当しています。

冒頭でも触れたように、今回のオフィス移転には大きく2つの背景がありました。まずひとつめは、会社として中期3か年経営計画の中で「人を活かす経営」を掲げていて、みんなが安心して働ける環境をもっと良くしたい、という強い思いがあったからです。

加えて、今抱えている課題―具体的には、働く環境や働く人たちの多様性への対応も急務でした。分散していた拠点をひとつにまとめて、増床によってスペースを有効に使うことも目指しました。

そして、中期計画の初年度という節目のタイミングでもあったので、どうせやるなら「働き方改革」の一環として進めたいということで、社員のみなさんと一緒に新しい働き方を見据えながら、大崎へのオフィス移転を進めてきたんです。

当初、高尾さんとお話させていただいたときには、「BCP対策をしたい」「フロアをまとめてコミュニケーションを活性化したい」という話も出ていた記憶があります。

そうですね。最新の災害対策設備があること、新耐震物件であること、共有設備が充実していることといった条件に加え、社員の通勤の利便性の担保も物件選定時の条件でした。

当初は、渋谷にある複数の拠点を統合させようということで、渋谷エリアで物件を探していたんです。しかし、賃料との兼ね合いからエリアを広げて探すことになりました。それでもエリア、広さ、予算といった希望を満たす物件がなかなか見つからず、苦戦しましたね。HATARABAさんには、豊富な物件情報のなかから粘り強く弊社の希望条件に合致する物件をお探しいただきました。

渋谷の相場ですと、こちらと同程度の物件で坪単価が1万円上乗せでもあるかどうかだったため、エリアを広げてお探しいただけたからこそ、条件に合致する物件をご提案できたと思っています。

幾度となく物件をご提案、ご案内いただき、それぞれの特性を丁寧にお教えいただけたため、納得のいく物件選定につながったと感じています。

選定頂いた物件は落ち着きがあり、１階ロビーも広々としており理想的な環境と感じました。

当初はいくつの部署をこちらに集約するのかが正式決定されていらっしゃらなかったため、物件が決まってから契約するフロア数をお決めいただきました。1.5フロアか2フロアかというお話が出ていましたね。

さまざまなセクションの社員が同じフロアで働ける構成とし、部門間の垣根を越えて自然なコミュニケーションが生まれる環境づくりを意識し「2フロア」にまとまりました。

今回は5つの拠点の集約移転となったのですが、この規模の移転にしては非常にタイトだったうえ、これだけの規模の移転の経験がほぼ初めてという状態でした。物件選定だけではなく、内装工事の調整なども一貫してお願いできたことで、多くの関係業者との調整業務の負担を軽減でき、時間と労力を節約できたと感じています。

本来はこれだけのオフィス構築であれば最低1年半ほどはほしいところなのですが、今回はその約半分程度の期間しかなかったため、ご苦労されたことと思います。高尾さんがおっしゃられたように、同程度の移転が相当久々であったことから、物件選定後に誰がどう役割を担って進めるのかを決めるところからのスタートだったのかなと感じていました。大矢さんがご担当となられてから、スピードが上がりましたね。

内装デザインを決める際には、この物件の特性を熟知したうえでご案内いただきましたね。適切なサポートならではの配慮があり、目標期限までに移転を終えられました。

このビルに先にご入居されているテナントさんのオフィスを見に行かせていただいたりもしましたが、参考にはなりましたか？

弊社の幹部社員からも「こういうオフィスがいいね」と言われ、参考とさせて頂いた部分もあります。

いかに多くの社員の意見を、オフィスレイアウトのデザインにまとめられるかが課題でしたので、そこで移転の目的を明確にし、誰もがイメージを持てるコンセプトを考え発信しました。

そのコンセプトが「繋がる未来、自由な発想と喜びの空間：コミュニケーションHUB大崎」です。

社員が仕事をしたい環境を選んで働けるオフィスを目指し、Web会議に使える個室ブースや会議室、サウンドソファ、カフェブースなど、いろいろな場所を用意しています。これらの数を決める際には、一般職と管理職、中堅社員と新人とを区分けし、それぞれの働き方を調べて、人数比と合わせて検討しています。部門長にお願いし、出社率も調べてもらいました。

いわゆるABWが導入されたオフィスになっていますが、反応はいかがですか？

ABWという言葉を知ったのはつい最近なんですよ。社員の働きやすさを重点に置いて考えたら、それがABWと言われるものに近かったという感じです。通常渋谷の営業オフィスで働いている人などが、駅から少し距離のある大崎オフィスに来ることが多く感じました。聞いてみると、「本当に仕事がしやすくなった」という意見でした。

この1年見ていて感じるところですね。パーソナルスペースを広めに取れたことが関係しているのかもしれません。

確かに、今回のオフィスは1800ベースで考えられていらっしゃったので、1500とは体感がかなり違うかもしれません。

幸い、噂レベルでもオフィスへの不満を社員から聞いたことがないため、おおむね成功できたのだろうと思っています。個人的には「もっとこうしたかった」という点が出てきているので、できる範囲で改善策を講じたいとは思っているのですが。いろいろなセクションが顔を合わせ、会話できる範囲にいられるよう配置したため、他部署の仕事内容に関心を持つなど、今後より良い効果が出てくればいいなと思いますね。

稼働させてみて気付いた不満点を改善させていきたいです。また、当初から予定してはいなかったお客様を招いてのオフィスツアーが好評で、見学いただいた結果、商談につながるという例も出てきているため、これからもオフィスツアーでのやり取りを材料に、お客様への価値提供につなげていけたらと思っています。また、大阪や横浜など、新たな移転プロジェクトも動いているため、私が関わるプロジェクトに関しては、今後ともお客様や採用候補者に見せられるオフィス作りを進めていきたいですね。

今回の大崎の移転をきっかけに、ミツイワのオフィスの在り方が見つかったように思います。

今後も各拠点の移転やレイアウト変更が予定されていますので、この経験を活かして大崎モデルとして全国の拠点に反映して行きたいと思います。

働きやすく、「コミュニケーション活性化」をコンセプトとしたオフィス環境を整備することで、優秀な人材の獲得と定着を図り、組織全体の成長を加速させていきたいと思っています。

こちらが手の回っていないところを、裏方となってしっかりカバーしていただけたことに感謝しています。

物件選定の段階から、私たちの要望を丁寧にヒアリングしていただき、数多くの候補物件の中から最適なオフィスを見つけることができました。 移転プロジェクト全体を通して、スケジュール管理や各種手続きなど、細部にわたりサポートしていただいたことで、スムーズな移転を実現することができたと思っています。

単なる物件紹介だけでなく、私たちの会社の将来の展望や働き方を理解した上で、最適なオフィス環境の提案をしていただけたことに感謝しています。オフィス移転、構築のプロだからこそ、こちらが想定できていない押さえるべきポイントをご存知なため、不動産業者との交渉がスムーズに進めることができたのでしょう。三上さんのサポートが成功のファクターだったと思っています。ありがとうございました。