共用部の活用で予算とグレードを両立。コミュニケーション重視のオフィス戦略

私は主に社内調整を担当しました。大阪支店には本社のような総務部門がありません。そのため、移転に関する合意形成の構築や稟議、社内の意思決定プロセスを整える役割を私が担いました。移転は会社全体に影響するため、上層部のビジョンと現場のリアルな声を丁寧にすり合わせ、全社が納得できる着地点を見出すまでに、多くの時間を費やし議論を重ねてまいりました。

私は四谷に「ちょっと手伝ってよ」と声をかけられたことがきっかけで参加しました。同期ということもあり、相談しやすかったのでしょう。ですから、正式に任命されたわけではなく、有志メンバーのような立場で現場目線の意見出しなどを行いました。

私と大久保が入社した28年前から、事業の大きな軸は変わっていません。建材やプラスチック関連の事業を着実に広げながら成長してきました。前のオフィスには2010年から約15年入居していました。

移転の一番の理由は、業績向上に伴う人員の増加です。特定の部門ではなく全体的に人数が増えて、移転直前には来阪者が座るところもないという状態に陥っていました。

ここ数年は増席やレイアウト変更でしのいでいましたが、そろそろ限界でした。会議室を間仕切りで増やしたりもしましたが、結果的に圧迫感が出てしまって。Web会議も増えたので会議室不足も深刻でした。

まずは将来の人員増も見据え、執務スペースが十分に確保できることが第一でした。その上で、価格とビルのグレードのバランスを重視しました。坪数や坪単価の目安はありましたが、実際に物件を見ていく中で「何を優先すべきか」が少しずつ明確になっていった感じです。

エリアは本町から淀屋橋、梅田あたりとし、通勤の利便性を大きく変えないことも意識していました。社員の生活リズムに影響が出ると、せっかくの移転が逆効果になってしまいますからね。

働きやすい環境を重視し、社員のモチベーションアップにつなげたいという思いがありました。特に今回のビルは西日本初の「WELL Core認証」ゴールドランクを取得したビルということでしたから、健康促進や、業務効率を高めるマイクロブレイクを積極的に取り入れたいと考えていました。執務スペースでは緊張感を持ち、リフレッシュスペースではリラックスする、そんなメリハリのある環境を理想としていました。

最初から「絶対にこの時期までに移転する」という明確な期限があったわけではなく、良い物件があれば…というスタートでした。他社さんはスポットで物件を紹介して終わりというケースが多かったのですが、HATARABAさんは定期的に情報を持ってきて、粘り強く伴走してくれたんです。

明確に決定したというよりも、いつの間にか物件探しのパートナーになっていた感じですね。月に一度は必ず来てくれて、資料を見ながら情報共有していましたから。

物件資料をいろいろとお見せして、「この物件はここがいいですね」「これはちょっとここが」といった感想をいただきながら、お二人が迷われているポイントや言語化されていない希望を少しずつ整理して条件を固めていった形でしたね。

鬼束さんが今、お話になった通り、密な情報交換と熱心な接触が、結果的に私たち自身も気づいていない潜在的な要望を引き出すことにつながったと思います。

内装業者コンペを主導していただけたことも非常に魅力的なサービスでした。一般の会社の担当者が移転ノウハウを持っていることはほぼないですし、コストやデザインの比較も、私たちだけでは難しかったように思います。

約1年にわたって物件を探していただいたのですが、面積、グレード、予算という3つの条件を満たすビルがなかなか見つからず、内覧がマンネリ化していた時期もありました。そんなとき、鬼束さんから紹介されたのが今回のビルです。最初は「条件に合わないし…」と乗り気ではなかったのですが、「会議室やリフレッシュスペースをビルの共用部に委ねることで、予算内で高グレードなビルに移る」という提案をいただいて、興味が湧いたんです。

実際に見に来たら、景観も良くて御堂筋の南側が開けて見えるんです。若い社員も喜ぶだろうなと感じました。内覧したことで一気に視界が開けたというか、新たな可能性を感じて前向きになれました。

鬼束さんの柔軟な提案がなければ、硬直した物件探しが今も続いていたかもしれませんね。

一度見てみましょうと背中を押しただけですが、結果的に良い方向に進んで本当に良かったです。

印象的だったエピソードといえば、内装コンペのとき、前の仕事の都合で到着がギリギリになった佐藤さん（HATARABAの別の担当者）が御堂筋を全力疾走していたのも忘れられませんね（笑）。たまたま窓から見えたのですが、あの熱意とスピードには感動しました。

ありがとうございます（笑）。遅れるわけにはいかないと必死だったのだと思います。

物件が決まった段階から、内装業者コンペの段取りをHATARABAさん主導で進めていただきました。HATARABAさんの内装コンペサービスも私たちが期待していたサービスの１つでした。

コンペは4社にお声がけしました。スケジュール的な都合もあって、最終的に2社から提案をいただき、デザインと機能性、コストのバランスを見て決定していただきました。

結果的に良い内装業者さんを選ぶことができ、コスト面、デザイン面ともに満足しています。スケジュールがかなりタイトだったんですが、その調整もサポートしていただいて本当に助かりました。

限られたスペースを最大限に生かすため、開放感を重視しました。収納をしっかり確保して、業務に必要な物品が散らからないようにしています。スッキリした空間は気持ちの切り替えにもつながりますから。

充実したビルの共用部を活用する前提でオフィスを設計したのですが、以前のビルにはこういった共用スペースがなかったので最初は戸惑いもありました。今では上手く機能していると思います。

以前はデスクで黙々と食事をしている人が多かったけれど、今はリフレッシュスペースに集まって、何やら楽しそうに笑いながら食事をしています。広すぎるかなと躊躇した時もありましたが、結果的に作って良かったなと思いますね。

社長のおごり自販機も盛り上がっていますね。初日から皆、楽しそうに使っていて、こういう仕掛けが部署を超えたコミュニケーションのきっかけになるんだと実感しています。

オフィスは単なる作業場所ではなく、コミュニケーションやコラボレーションが自然と生まれる場であってほしい。物理的な環境が変わることで、社員それぞれの意識も変わるだろうし、実際、オフィスに来ることを楽しみにしている社員も増えたように思います。

MAXHUBというWeb会議用のツールを導入しました。発言者をズームアップしたり、会議室にいる人の声を等しく拾えたりと、Web会議のストレスを大幅に緩和してくれるものです。会議室A・Bには大規模な会議でもみんなが座りやすいよう収納を兼ねたベンチソファーを壁面に造作し、BCP対策も兼ねてモバイルバッテリー貸出などのアイデアも取り入れました。

実は15年前、前のオフィスで一度フリーアドレスを試したんですが、すぐに挫折した経験があるんです。当時はまだ斬新すぎたのと、私たちの業務は図面など紙の資料が多かったこともあり、定着しませんでした。

図面などの紙資料はまだ残っていますし、部署内で連携して進めていく業務も多いので、部署単位のまとまりは必要だと判断し、固定席にしました。

今はまだ移転したばかりで皆、新鮮な気持ちでいると思いますが、この気持ちを一過性のものでなく、長期的なモチベーションにどうつなげていくかが重要です。今回の移転を機に若手中心の支店活性化チームも立ち上がりましたし、若い社員のアイデアを取り入れながら、社員同士が互いに刺激し合い、成長を実感できるようなイベントや仕組みも取り入れていけたらと思っています。

今は無事移転が終了してホッとしているというのが正直なところですが、運用はここから。働き方はこれからも変わっていきますから、その時々の状況に応じてレイアウトや設備も見直し、誰もが快適に過ごせる環境づくりに継続して取り組んでいきたいと思っています。事業の成長と社員のモチベーション維持の両立が目標ですね。

ビル共用部の活用やデジタル設備を融合させた今回のオフィスが、今後の御社の成長にどう影響していくのか、私自身も非常に楽しみです。働き方の変化が組織の活性化や採用面にうまくつながっていくことを祈っています。本日はありがとうございました。