働くメンバーもパーソナリティも来たくなるオフィスを目指して。 「居抜きオフィス」を選択したVoicyのオフィスへの想いとは？

普段は総務周りと営業事務、コーポレートの事務サポート周りを担当し、オフィス移転からは総務に注力することになりました。今回の移転に当たっては、家具の引き取り手続きや電話回線の引継ぎ、引っ越し業者の選定を担当しました。

私は労務を主に担当しながら、組織開発やファシリティマネジメントにも携わっています。2022年6月に入社したときには、移転関係の話がほぼ決まっている段階だったため、当日の引っ越し業者コントロールや家具選定を担当しました。

メインで携わったのは初めてです。

実は従業員数の増加のため、数年前からオフィス移転について検討していたんです。そこにコロナ禍で出社人数を減らすことになり、しばらくは移転せずともやっていける状態になりました。

ただ、その間にも従業員数が増え、前のオフィスでは全員が出社できない状態に。Voicyでは基本的に出社を推奨しているため、スペースの確保、インターネット回線の整備をする必要に駆られ、今回の移転となりました。

Voicyには音声コンテンツを配信するパーソナリティさんとの距離を縮めていきたい、もっと気軽にオフィスに来てもらいたいという思いがあるのですが、前のオフィスではスペースの都合上、現実には難しいところがありました。パーソナリティさんがオフィスに来て配信できるブースも作りたいというのも、今回の移転目的の1つです。

Voicyさんとは、お二人が入社される前、2019年頃からお付き合いさせていただいています。当時から居抜きでの移転をご希望されていらっしゃいましたね。

居抜きでの退去ができれば、原状回復費用を抑えられる分、新しいオフィスに予算を掛けられます。また、居抜きで入居できれば内装をゼロから作らなくて良いため、予算的にも時間的にもコストを抑えられるというメリットがありました。

今回は縁あってVoicyと創業時期が近しく、社長同士が同世代という株式会社助太刀様の前オフィスに居抜きで入られることになったため、結果的に物件探しの部分でのお手伝いはできませんでした。ただ、良いご縁があり今回の物件に巡り合えて良かったと思っています。

結果として西川さんからの紹介ではない物件への移転が決まりましたが、前任者である中川からは「自社だけでは得られないタイムリーな物件情報を提供してもらっていた」と聞いています。

また、前オフィスを居抜きで退去する際にアドバイスをいただいたり、引っ越し業者探しのお手伝いをいただいたりと、何かとご協力をいただきました。西川さんを介しての物件契約ではなかったため、Voicyに協力する大きなメリットは特になかったかと思うのですが、ご尽力いただいて助かりました。

どうすれば退去時の契約条件が少しでも良くなるのかなど、第三者目線からのアドバイスをいたしました。今の立場でできるご支援ができたらと思い、お手伝いさせていただいた次第です。Voicyさんとはお付き合いが長い分、1パートナーとして尽力したい気持ちが大きかったですね。

教えていただいた引っ越し業者の見積価格が圧倒的に安く、費用を抑えられました。感謝しています。

今回のオフィスは、そのままの雰囲気がVoicyにも合っていました。Voicyらしさを前面に押し出したオフィスにしたかったわけではなかったのも、居抜きで入居しやすかった理由の1つだと思います。「和室を作りたい」という代表のこだわりから、畳敷きの収録室だけは代表の希望で作りましたが、それ以外はほぼそのまま内装も家具も活用しています。

内装の雰囲気に合った家具をイチから探すのは難しかっただろうと思うので、置いていっていただいた家具をそのまま使えたのはありがたかったですね。前に使っていた家具のうち、不要なものは引き取りサービスを介して引き渡せたため、処分費用を抑えられました。そういった部分でもコストを削減できましたね。

オープンスペースの家具はほぼ前から使われていたものです。執務室のデスクや椅子はこちらで用意しています。なお、執務室はフリーアドレスです。

Voicyはエンジニアが多く、作業効率を上げられると感じるデスク環境が個々で異なるため、好みに応じて使い分けられるよう工夫しました。前のオフィスで使っていたものに買い足しているのですが、現在ある椅子は半分がひじ掛けあり、半分がなしです。好みの環境で仕事ができることで、「20％パフォーマンスが上がる」と言ってくれているエンジニアもいますね。

特に大きなデメリットは感じていないのですが、強いて挙げるのであればメンバーにオフィスを活用してもらう難しさですね。

FM salonというファシリティ担当者向けの会員制イベントに参加し、どう人を動かすのか、どうオフィスを使ってもらうのかという施策に挑戦し始めているのですが、現オフィスはあくまでも前に入居されていた企業のファシリティマネジメント施策に合わせて作られたオフィスなので、Voicyの職務特性にそのまま合うわけではないんです。居抜きでの移転には、今あるものに対し、Voicyに合った使い方をあとから付与しなければならない難しさがあると感じています。

今は慣れましたが、移転当初は2フロアに分かれている点に戸惑いました。執務スペースと会議室が違うフロアになるので移動の必要があり、慣れるまでは時間管理が少し難しかったですね。

移転前から月に1回採っているアンケートで、「チームのパフォーマンスが上がると思う出社日数は何日か」という項目の数値が2.1から2.5日に上昇しました。定性的ではありますが、メンバーと話していて「オフィスが快適だから、今週は決められた出社日を超えてたくさん出社しちゃったよ」という言葉を聞くこともあるので、出社したくなる人は増えているのかなと感じますね。

綺麗なオフィスに入れたことで、今の良い環境を維持していこうという意識が見られるようになったと感じています。フリーアドレス制なので、私物は所定の場所に片付けて帰るルールにしているのですが、前は「置いておいてもいいや」という状況が見られたんですよね。今はこちらが何も言わなくても、個々人が綺麗に使おうとしてくれているなと思います。

Voicyには、組織課題を部署横断型のプロジェクトにして解決していく施策があり、会社の課題を自分事として考えられる人が多いという特徴があります。ただ、移転前まではオフィスへの課題は「仕方がないな」と諦められていた節があったんです。それが移転後はオフィスに関してもアイディアを出す動きが見られ始めました。

オフィスに対してもメンバーが自分事化して真剣に考えるようになりましたよね。オープンスペースができたことで、コミュニケーションを取れるイベントやプロジェクトを考えていこうという動きがあるなど、メンバーが自ら考えて行動を起こすようになりました。

昨年は外部会場を借りて行った公のイベントも、今回初めて３階のスペースを利用して開催しました。外部会場での開催は事前準備がしにくかったそうなのですが、今回は事前に少しずつ飾り付けや手配ができ、準備が進めやすかったです。他にも、採用イベントやパーソナリティの交流会などをすでに複数回開いています。

中川から引き継ぐ形で参加し、FMsalonには２回参加しました。バックオフィス部門はなかなか外部の担当者との交流機会がないため、気軽にSlackで情報交換や相談ができるのが大きいです。「自社のロゴを入れた水を作りたい」と投稿したときには「うちはここで作りましたよ」と情報をいただけました。オフィスツアーで他社のオフィスに足を運べるのも貴重な機会だなと思っています。

Voicyに入社してから、オフィスに来る意味を考え続けています。イベントには１回参加しているのですが、他社ではどのようにオフィスを捉えて施策を行っているのかについてカジュアルに聞けるのがいいですね。

代表がコミュニケーションの重要性を意識していることもあり、メンバーにもできるだけ出社してほしいというのがVoicyの考えであり、広いオフィスに移転した理由です。ファシリティマネジメントに携わる一人として、できるだけ出社したくなる環境づくりに取り組んでいきたいと思っています。

メンバー同士の交流だけではなく、集中もできるし聞きたいことをすぐに聞けるから仕事の効率性が向上するとなると、出社メリットが増します。在宅と出社という選択肢があるなかで、「出社したほうがいいよね」と思ってもらえるオフィスにできたら、事業成長や売上にも直結するのかなと思っています。